淺議區域性人事檔案管理中心的建立

杜佳濱

（省人事考試中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著人事制度的不斷完善，人事檔案管理可在實體管理機構的設立上進行一些新探索。筆者認為，可嘗試的方法是建立區域性的人事檔案管理中心。建立區域性的人事檔案管理中心，是建立保管包括黨政機關、企事業單位在內的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運用先進的現代化手段對人事檔案進行系統、科學的管理和開發利用，使其更好地為現代化建設服務。從整體上看，全國性的人事檔案管理中心是一個人事檔案的管理系統，由眾多的子系統組成．這些子系統就是人事部門統一領導下的各省、市、縣的人事檔案管理中心。在操作上，形成檔案的員工或單位可委托人事檔案管理中心保管個人或其員工的人事檔案，由單位及時補充新材料，按期交納一定的保管費用，用工單位利用人事檔案管理中心的檔案成功招聘人才，且向其交納一定傭金。人事檔案管理中心通過保管、提供利用乃至信息服務等眾多職能，實現服務人才、促進整個社會人才資源合理配置的目的。

一、建立區域性人事檔案管理中心的可行性

（一）實踐上的可行性

目前，無論是在國內還是在國外，各種專門檔案都出現了各自集中保存的趨勢，如城建檔案集中于城建檔案館。實踐證明，此法非常有效地解決了城建檔案的管理問題。同為專門檔案，人事檔案是否也適合于集中到專門人事檔案管理中心進行管理呢?這個問題可從深圳市企業人事檔案管理的方法中得到啟發。深圳市的做法是實行分層次和相對集中管理。其具體的管理模式有三種：一是實行分層次管理體制。全市局級干部和一、二類企業領導的檔案由市委組織部統一管理；流動干部(辭職、辭退、出國留學、受聘到三資企業、外商駐深代表機構、民營企業、私營企業、“三來一補”企業，工作的專業技術人員和管理人員的檔案由市人事局人才服務中心統一管理；上述企業流動工人檔案由市勞動局就業服務中心統一管理。二是實行集團、總公司集中統一管理，如國有免稅商品公司等單位檔案由集團公司集中管理。三是實行相對集中與分級管理體制，如建設集團本部的干部、工人、二級公司的經理、副經理、黨委（支部）書記、人事部長、辦公室主任、財務部長由集團集中管理，其他人員的檔案由二級公司自己管理。如果深圳市建立一個人事檔案管理中心，那么對于第一個管理模式來講，就是將一個全宗中的三個子系統即企業人事檔案全宗中的三個管理單位集中到一起進行管理。對于第二個模式來講，只是按照來源原則對領導干部檔案、流動干部檔案和企業流動工人檔案進行分類管理，即將一個集團、一個總公司作為一個管理單位進行管理。第三個模式與第二個模式基本是相同的，只是在一個管理單位中再分一、二級管理單位而已。區域性的人事檔案管理中心，其具體的運行機制可從非國有企業的人事檔案管理中得到體現。在具體的運作過程中，人事檔案管理中心可以按現代化管理的要求，實現非國有企業員工檔案信息資源共享，方便利用。由員工所在單位按《企業職工檔案管理工作規定》的要求，將員工的聘用、晉升、新訂立勞動合同材料，獎懲材料，專業技術職務評審材料，參加黨、團等材料報送人事檔案管理中心裝入個人檔案。企業需要聘用這類人員時，可按照規定到人事檔案管理中心查閱其檔案。

（二）理論上的可行性

建立區域性的人事檔案管理中心可對人事檔案進行集中統一的管理。一方面體現了人事檔案現實性、真實性、動態性、集中性的要求：另一方面，符合《檔案法》關于檔案工作實行統一集中領導、分級管理的原則，檔案管理要便于社會各方面對檔案的利用的規定。這一原則同樣也適用于人事檔案的管理工作。區域性人事檔案管理中心的建立，體現了“統一領導、分級管理”的原則，既有利于維護人事檔案信息的完整性與安全性，也符合新時代人事檔案作為一種信息資源的管理要求，即信息資源要進行有效的整合與配置，進而實施系統化管理，實現資源共享，方便社會的利用。

二、建立區域性人事檔案管理中心的必要性

實踐證明，建立區域性的人事檔案管理中心是市場經濟條件下人事檔案管理工作的必然趨勢。“檔隨人走”的管理方法是我國既有的人事檔案管理方法，在計劃經濟時代，這一方法的使用有其科學性，但市場經濟條件下的今天這一方法是否依然占據著人事檔案管理方法的主導地位，卻值得我們商榷。隨著市場、經濟、科學技術的發展，社會方方面面的聯系變得愈加密切，人才流動的頻繁性、人力資源管理對人事檔案的依賴性，使人事檔案日益成為社會公共信息的一個組成部分，它要求各行各業產生的人事檔案必須統一于一個管理系統，進行集中統一的管理、開發利用。這是市場經濟條件下市場對人才的需求和人才對市場的要求進一步發展的反映。在計劃經濟體制下，人們的就業往往是被動的，且流動性不大，一個人在一個單位往往一呆就是十幾年、幾十年甚至一生，在這種情形下，其人事檔案對于別的單位、組織來說，就無太多的參考利用價值了。同時，人事檔案長期相對穩定地保存在用人單位，長期的占有權使人事檔案事實上歸屬于用人單位。而隨著市場經濟的建立和發展，人才被作為一種資源投置于市場進行流通，使得人員流動變得經常和頻繁，也使得人事檔案的流動性加大了。隨著市場對人才要求的提高，人事檔案的內容也就變得更加豐富，已由過去的“政治型”轉變為“業績型”，其中蘊含著巨大的人力資源信息，對其進行開發和提供利用已成為必然要求。隨著人員流動的加大，各行各業也因人事上的關系而被緊密地聯系在一起。這就要求他們彼此之間必須加強合作以促進人事工作、人事檔案工作的順利開展。現行的人事檔案管理體制已不能適應市場對人才的需求，也不能適應人才對市場的需求，這就要求建立一個中樞機構，對人事檔案進行系統管理與控制，進行有效的開發利用。這一中樞機構就是區域性的人事檔案管理中心。建立區域性的人事檔案管理中心，是市場經濟發展的要求，是人事檔案管理工作系統化的要求，是人事檔案作為一種社會信息資源進行科學管理的要求，也是對人事檔案進行有效控制的途徑。它的建立，將促進人事檔案工作的飛躍發展，促進人事檔案工作的規范化、標準化和現代化管理。