對(duì)加強(qiáng)食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的思考

白爽（牡丹江市衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所 黑龍江 牡丹江 157011)

食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案，是指各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機(jī)構(gòu)在依法對(duì)食品生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行行政許可、監(jiān)督管理等過程中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、磁性載體、電子文件等歷史記錄。食品衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案是食品衛(wèi)生監(jiān)督管理工作的重要組成部分，為了管好用好食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用，筆者就食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)及其管理問題談點(diǎn)粗淺看法。

一、食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案的主要內(nèi)容

各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機(jī)構(gòu)在食品衛(wèi)生監(jiān)督管理工作中所形成的文件材料較多，數(shù)量較大。凡是反映與食品衛(wèi)生監(jiān)督管理有關(guān)的衛(wèi)生行政許可、變更、延續(xù)、復(fù)核、日常監(jiān)督管理、不良行為、注銷等活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種形式的文件材料和特殊載體材料都必須收集齊全進(jìn)行歸檔。

（一）食品衛(wèi)生許可。食品衛(wèi)生生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位預(yù)防性衛(wèi)生審核（選址、設(shè)計(jì)、竣工）材料、衛(wèi)生許可證申請(qǐng)書、申請(qǐng)登記表、受理申請(qǐng)通知書存根、現(xiàn)場(chǎng)審查記錄、申請(qǐng)人的資格證、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所使用證明文件、場(chǎng)地平面圖、生產(chǎn)工藝流程圖及衛(wèi)生防護(hù)設(shè)施圖、從業(yè)人員資格證明、采樣記錄、整改通知書、審結(jié)報(bào)批表、批準(zhǔn)通知書等。

（二）食品衛(wèi)生行政延續(xù)。行政許可通知書、受理申請(qǐng)通知書、衛(wèi)生許可證延續(xù)申請(qǐng)書、行政相對(duì)單位原核準(zhǔn)內(nèi)容一致承諾書、預(yù)防性衛(wèi)生審核（選址、設(shè)計(jì)、竣工）資料、現(xiàn)場(chǎng)審核記錄、申請(qǐng)人資格證明文件材料、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所使用證明文件材料、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所平面圖（其他圖紙）、生產(chǎn)工藝流程及衛(wèi)生防護(hù)設(shè)施圖、從業(yè)人員資格證明、采樣記錄、整改意見文件材料、其他文件材料。

（三）食品衛(wèi)生行政變更。行政許可通知書、受理申請(qǐng)通知書、衛(wèi)生許可證變更申請(qǐng)書、行政許可通知書行政相對(duì)單位名稱核準(zhǔn)通知書、現(xiàn)場(chǎng)審核記錄、申請(qǐng)單位資格證明文件材料、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所使用證明文件材料、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所平面圖（其他圖紙）、生產(chǎn)工藝流程及衛(wèi)生防護(hù)設(shè)施圖、從業(yè)人員資格證明、監(jiān)測(cè)記錄、整改意見文件材料、其他文件材料。

（四）食品衛(wèi)生行政年檢。年檢申請(qǐng)書、現(xiàn)場(chǎng)審核記錄、采樣記錄、檢驗(yàn)報(bào)告等。

（五）食品衛(wèi)生日常監(jiān)督管理。被監(jiān)督單位基本情況（產(chǎn)品情況、人員情況、主要衛(wèi)生設(shè)施和設(shè)備、質(zhì)量保證體系等）、監(jiān)督發(fā)現(xiàn)主要食品衛(wèi)生問題、監(jiān)督監(jiān)測(cè)效果評(píng)價(jià)、現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、監(jiān)測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告等。

（六）食品衛(wèi)生不良行為方面文件材料。行政處罰登記表等。

（七）食品衛(wèi)生行政注銷方面文件材料。申請(qǐng)報(bào)告、法定代表人全權(quán)委托書、注銷登記表、收回的食品衛(wèi)生許可證、注銷通知書、送達(dá)回執(zhí)存根等。

二、食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案的特點(diǎn)

食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案與一般文書檔案在形成和管理上都有很大不同，具有動(dòng)態(tài)性、雙套制的特點(diǎn)。

（一）食品衛(wèi)生監(jiān)督工作的管理方式?jīng)Q定了食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案的動(dòng)態(tài)性

主要表現(xiàn)在：食品衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)單位即食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位發(fā)生變化（如環(huán)境情況、產(chǎn)品情況、從業(yè)人員情況），為加強(qiáng)食品衛(wèi)生監(jiān)督，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)定期或不定期對(duì)食品衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)單位即食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位進(jìn)行監(jiān)督執(zhí)法檢查，按照國(guó)家衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)要求，食品衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)單位的衛(wèi)生許可證每年都要進(jìn)行年檢、變更、延續(xù)，日常監(jiān)管、不良行為處罰等環(huán)節(jié)的工作程序。以上幾種情況所帶來的變化都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的文件材料，使食品衛(wèi)生被監(jiān)管單位所形成的文件材料具有了動(dòng)態(tài)性。

（二）現(xiàn)階段食品衛(wèi)生監(jiān)督管理工作的特點(diǎn)決定了食品衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案的雙軌制

以前食品衛(wèi)生監(jiān)督管理工作是以手工操作為主，形成的各類報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)全部是紙質(zhì)文件材料。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)普遍采用了計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作人員通過計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫完成食品衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)單位的衛(wèi)生許可的申請(qǐng)、審批、延續(xù)、變更、年檢、注銷等管理工作，并隨時(shí)掌握食品衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)單位的情況，完成各級(jí)各類報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)的生成和管理。這樣食品衛(wèi)生監(jiān)督工作不僅產(chǎn)生了紙質(zhì)文件，同時(shí)也產(chǎn)生了相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)。食品衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)單位檔案最初形成時(shí)，就保證了紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套并存，這也決定了食品衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)單位檔案的雙套制管理。

三、食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理

基于食品衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)單位檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，在食品衛(wèi)生監(jiān)督工作中要采取有力措施，對(duì)食品衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)單位的檔案實(shí)施全過程管理，保證文件材料收集齊全，管理有序。

（一）動(dòng)態(tài)管理

食品衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案要以食品衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)單位的許可證為單元，形成一證一檔，即食品衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)單位的行政許可、變更、延續(xù)、注銷等文件材料處理完畢后，各具體承辦科室應(yīng)及時(shí)收集、整理和歸檔。按有關(guān)規(guī)定，食品衛(wèi)生監(jiān)督行政許可、變更、延續(xù)、注銷文件材料應(yīng)于衛(wèi)生行政許可出證之日起三個(gè)月內(nèi)歸檔；日常食品衛(wèi)生監(jiān)督管理活動(dòng)文件材料可按年度進(jìn)行整理，最遲應(yīng)在次年一月底前歸檔；不良行為文件材料（食品衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)單位行政處罰記錄）自結(jié)案之日起三個(gè)月內(nèi)歸檔；省級(jí)以上衛(wèi)生行政部門形成的許可審批材料應(yīng)在反饋后三個(gè)月內(nèi)歸檔。形成一證一檔，一檔多卷的動(dòng)態(tài)管理。

（二）雙套制管理

食品衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)單位形成的紙質(zhì)檔案、電子檔案同時(shí)歸檔。電子文件的整理歸檔按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求進(jìn)行整理，紙質(zhì)檔案以一個(gè)食品衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)單位為保管單位進(jìn)行組卷，即一個(gè)食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位，順序按行政許可（申報(bào)）、變更、延續(xù)、復(fù)核、日常監(jiān)督管理、不良行為、注銷等七類組成若干卷，每類每卷檔案由若干件文件材料組成。

（三）集中統(tǒng)一管理

從總體上來說，食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的衛(wèi)生行政許可、變更、延續(xù)、復(fù)核、日常監(jiān)督管理、不良行為、注銷等都?xì)w屬衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)管理，但以上幾類程序又分屬于不同科室，每個(gè)科室對(duì)其檔案的分散管理，不能充分發(fā)揮食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案應(yīng)有的作用。因此，食品衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理。具體體現(xiàn)是：一是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。每個(gè)承擔(dān)食品衛(wèi)生監(jiān)督的科室對(duì)食品衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)文件材料整理后進(jìn)行歸檔，交由專門的檔案員管理，并專門派人統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、組織協(xié)調(diào)此項(xiàng)工作。二是統(tǒng)一制度。按照國(guó)家有關(guān)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作、檔案工作的方針政策，結(jié)合本單位實(shí)際情況，建立健全食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理各項(xiàng)制度。三是統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范。對(duì)食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案的收集、分類、排列、編號(hào)、檢索工具的編制、保管期限的劃分等制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范，并在實(shí)際工作中嚴(yán)格執(zhí)行。四是統(tǒng)一保管。各衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)職能科室工作中形成的食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案材料，應(yīng)定期向綜合檔案室移交，由衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)綜合檔案室統(tǒng)一保管。