網絡環境下高校檔案信息資源開發利用

李 群 崔立影

（吉林農業大學檔案館 吉林 130118）

一、網絡環境下高校檔案信息資源開發利用特點

（一）檔案信息資源的數字化將成為潮流

隨著電子政務與電子商務的推進，電子文件的數量迅速增長，但是，我們不可否認的一個事實是，目前在檔案館檔案信息資源結構中，紙質檔案資源仍然占著絕對統治地位。傳統環境下的檔案信息資源開發產品雖然具有一定規模，大量的歷史文獻和珍貴檔案信息通過檔案工作者的辛勤勞動而得到面世，也在一定程度上產生了經濟效益和社會效益，在社會、經濟、政治和文化等方面發揮了重大作用。但是，面對當前的網絡環境，人們的利用方式發生了改變，已習慣于計算機輔助閱覽甚至是網上在線閱覽，這對傳統的檔案館資源開發工作提出了挑戰，我們必須在保持優良傳統的基礎上有所創新，開發出適應網絡時代人們所需求的檔案信息資源產品，這些新產品的問世也正是網絡環境下檔案信息資源開發特色之一，相對于傳統環境下的檔案信息資源開發產品，如：文獻匯編、文摘匯編、組織沿革、專題概要等書籍以及報刊雜志等出版物來說，網絡環境下的檔案信息資源開發產品中會根據社會需要繼續保留這些傳統精品，同時適應社會需求開發出具有時代特色的產品，其中多媒體形式以及專題數據庫形式的檔案信息資源開發產品為典型代表。

（二）檔案信息資源開發利用手段

網絡環境下的檔案信息資源開發在開發手段方面采用了一些新的方法，這些新方法集中體現了當前以計算機網絡技術通信為標志的信息技術特征，這正成為其特色所在，即充分利用新技術，使技術引導開發過程更加便捷安全有效。

（三）檔案信息資源的傳播途徑將發生根本改變

網絡將成為重要媒介，在線化將成為重要紐帶。與傳統環境中一樣，我們還是可以通過報刊、雜志、電視、廣播等傳統媒介去宣傳我們的開發產品，令人欣喜的是，處于網絡環境中的檔案信息資源開發產品，除了可以繼續采用這些傳統傳播途徑外，我們又多了一個新型且非常快速便捷高效的傳播途徑，即通過因特網實現傳播途徑網絡化。實際上，這是未來社會進一步發展的大勢所趨，網絡社會的最終形成的直接結果是人們生活工作方式的重大改變，最大特征即是充分依賴計算機和網絡，離開了這兩點，很難想象人們怎樣生活和工作。為此，傳播途徑網絡化這一開發理念具有超前意識，這是網絡環境下檔案信息資源開發的又一重要理念，它在一定程度上決定了網絡環境下檔案利用工作的興衰。為此，筆者認為在網絡環境中因特網將成為檔案信息資源開發產品傳播的重要媒介，同時也是網絡環境中檔案信息資源開發的重要特色之一。

二、高校檔案信息資源管理的現狀分析

從現階段的發展看，檔案資源的社會共享尚處于起步階段，發展還很不平衡，既便是信息化程度較高的高校，檔案信息化建設雖然在本單位本系統有一定的組織性、計劃性和前瞻性，然而在整個信息化建設的大環境下明顯地表現出缺乏規劃，從表面數據上看，檔案信息數字化網站數量呈增長趨勢，然而整體質量卻沒有質的提高。只有整體高校發展平衡了，高校館藏檔案資源才能充足，才能有效發揮檔案自身優勢，可見注重高校整體優勢的發揮才能真正發揮其優勢。而有些高校將紙質檔案變成電子檔案還需要一段過程，僅僅是剛剛起步，有的僅有個單機版管理軟件，這種發展的不平衡，抑制館藏資源的豐富共享及優化。從我國行政體制看，各高校的管理體制是縱向的，服從于上級主管部門，而目前各職能部門沒有指令性的要求，又沒有出臺硬性管理規定。因此，整個高校檔案部門要加大資金投入，配備必要的硬件設施，改變現有整體硬件狀況，由于各高校檔案管理各自為政，有些院校很少關注其他橫向校際間的需要和管理模式，只注重收集本校生成的反映學校政治經濟教學科研和管理中形成的檔案，而對于上級來文出現重復采集的狀況。因此，加強與相關校際間的溝通交流和學習是非常重要的。從發展趨勢看，實現檔案工作與社會接軌與國際接軌和與未來接軌，更需要加強相關行業的溝通與交流，需要檔案人員更新理念提高素質，規范標準才能逐步實現檔案資源的優化與共享，而檔案資源的共享不是一朝一夕就能完成的，它需要全體檔案人員的共同努力和協同作戰才能完成。

三、網絡環境下整合高校檔案信息資源的措施

建立學校檔案信息中心。1.建立檔案信息管理系統。要實現網絡環境下檔案信息資源的整合，關鍵要開發具有共享功能的檔案信息管理軟件，對電子文件進行采集、鑒定、著錄、檢索，為高校檔案管理自動化打下堅實的基礎。2.建立高校檔案網站。建立高校檔案網站，將館藏檔案中已經公開的內容以及新開發的檔案信息、編研成果、專題檔案等上傳到網上，為用戶提供檔案管理系統的信息查詢服務。3.檔案管理系統與辦公自動化系統銜接。利用網絡實現檔案管理系統與辦公自動化系統的無縫銜接，接收直接在辦公自動化過程中形成的較為規范的電子文件信息。

推進高校檔案館藏數字化、服務網絡化。1.對本館信息資源實現集成化組織與整合。高校檔案館加快檔案資源建設，必須把好檔案收集關，做到內容全面、完整，對新產生的檔案、舊館藏檔案通過校園網存貯到檔案管理系統中。檔案館為各部門兼職檔案員授權，兼職檔案員根據權限范圍，嚴格按照《各類檔案工作規范》的相關規定收集和整理各種檔案材料，收集時盡可能做到齊全、完整、系統，及時通過檔案管理軟件上傳到檔案管理系統。2.完成數據庫的建立及轉換工作。按照國家統一標準，利用館藏電子文件建立文件目錄、全文信息數據庫；根據學校各項工作的發展方向，建設特色數據庫。借助校園網和檔案管理系統完成數據的轉換。

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