淺述檔案信息資源開發利用的手段

孫冬梅

（慶安縣地方志辦公室 黑龍江 慶安 152400）

檔案信息的種類可以包括科研動態、新材料信息、新品種信息、金融信息、人才信息、企業管理信息、經濟綜合信息等等,同時,又可以展示實物樣品、編輯信息專集、信息快報、圖片信息、音像信息等。檔案信息具有豐富而可靠的特點。過去由于檔案部門過分強調檔案的保密性,使人們認為檔案館是保密重地,是對外封鎖的禁區,也使檔案工作被蒙上一種神秘的色彩。所以,人們對新形勢下檔案工作不了解,對檔案本身的真實性、知識性、信息性、權威性認識淡薄,不會、不敢、不善于利用檔案。一些人甚至不知道檔案還有信息利用價值。但這并不意味著人們無利用檔案之實際需要。鑒于檔案及檔案工作實際,作為檔案工作者,我們有責任加強檔案信息轉化工作,并以能為一般公眾接受的形式將檔案信息輸入社會,服務社會。目前,這方面除了進一步做好傳統的檔案基礎工作外,有必要研究、探索新的傳播檔案信息途徑,以豐富檔案信息的輸出。

1.編制科學的檢索體系,方便檔案信息資源的開發與利用。社會對檔案信息利用和需求日益增多,只有先進的傳遞手段,才能把檔案信息及時、準確、系統、多渠道地傳遞出去,方便利用。目前,檔案檢索工具比較單一,檢索手段比較陳舊落后,特別是檔案信息檢索深度差,檔案信息無論從數量上、還是從積累速度上看都與市場經濟不相適應。因而,做好檔案信息資源的開發工作,必須編制科學的檢索體系,為利用者提供更多的檢索渠道,增強檔案信息資源開發利用能力。對綜合性檔案館而言,它的檢索工具應具備案卷目錄、全引目錄、文件分類卡片(目錄)、人名卡片(目錄)、全宗介紹、檔案館指南等。有了這些規范化、標準化、科學化的檔案檢索工具,檔案利用者可根據自己熟悉的渠道隨時查找所需要的檔案信息。這樣,就能方便用戶,較大限度地發揮檔案的資源性作用,較好地為經濟建設服務。

2.搞好檔案編研工作,提高檔案信息資源開發利用效益。編研工作的目的就是為利用者提供更加系統、完善、精煉的檔案資料。過去對這項工作只停留在一般的編目工作上,沒有將檔案信息作為信息資源去開發、去深化。為了適應社會主義市場經濟的需要,使檔案利用渠道得到拓展,使檔案工作得到深化,必須對檔案信息進行編研加工,將有價值的檔案信息資源充分地開發出來,及時地、有針對性地提供給廣大用戶,使之產生巨大的經濟效益和社會效益。檔案工作者應根據市場經濟的需求,結合具體情況編研出有關檔案的匯編、摘編、簡介、指導性文選、年鑒、圖冊等,便于檔案利用者更好地利用。

3.加強檔案人員的培訓,保證檔案信息資源開發質量。檔案具有高知識含量,因而要想開發利用好檔案信息資源,就必須擁有一批文化素質高,具有一定專業知識的人。所以,應當加強人才培育系統的建設,迅速造就一批具有廣泛的知識基礎、能夠操作和掌握最先進的管理技術和手段,能夠分析研究、開發利用檔案信息的專門人才,這樣才能保證檔案信息開發的準確、快速和高質量。同時,檔案人員應參與社會實踐、學用結合,注重自身素質的培養和提高,以適應檔案工作和檔案信息現代化和國際化的要求。

4.強化信息的輸出與反饋工作,快速準確提供檔案信息資源。為了使開發出來的檔案信息資源實現它的價值,就要將開發出來的信息及時輸送出去,得到及時利用。只有被利用,才能產生一定的效益。不能像過去那樣,等著用戶走上門來才提供利用檔案。在發出的信息及時傳遞到急需部門的同時,定向跟蹤了解利用效果,并及時反饋利用過程中存在的問題,總結經驗,找出差距,使檔案信息資源開發工作逐步深化,向健康方向發展。

5.建立檔案信息網絡,形成檔案信息傳遞的良性循環。運用電子計算機技術傳遞檔案信息,是建立檔案信息傳遞網絡、增強檔案信息資源開發能力的重要手段。通過計算機聯網,形成地區性和全國性的檔案信息網絡系統,進行科學管理,使檔案利用從單獨的服務方式向網絡化的服務方式轉變,把檔案信息及時、準確地傳遞出去,提高檔案信息的利用率,更有效地為社會主義市場經濟服務,從而形成檔案信息傳遞的良性循環。

6.做好檔案信息資源開發預測工作,超前服務于市場經濟建設。檔案部門要提高檔案信息的利用效益,首先要提高自身對社會發展、經濟建設的廣度和深度的認識,掌握本地區、本單位工作重心和發展趨向,摸清利用者意圖,在準確地預測其發展動向的同時做好檔案信息資源的開發工作,把具有價值的檔案信息提前提供給利用者,使檔案信息資源開發工作與市場經濟的發展緊密相扣。檔案信息是信息資源的重要組成部分,檔案中儲存的各種信息,有巨大的經濟效益可挖掘。

7.充分利用現代化手段。一是應用計算機技術分析、處理和整合檔案信息資源。應用計算機實現檔案信息編目、檢索、統計、借閱等工作的自動化操作和管理，充分提高管理效益。檔案信息編目、檢索、統計、打印、修改、傳遞等，可以做到一次輸入，多樣化輸出，擴大檔案信息的檢索和利用的途徑，及時、準確、全面、系統地提供檔案信息。二是應用檔案縮微技術翻拍、留存、傳遞檔案信息。縮微復制品不僅能如實反映檔案信息內容及載體的原貌，而且還具有保存壽命長、規格統一、適用性強、提供利用多樣化等特點，既方便了檔案信息利用者，又減少了檔案因大量翻閱而造成的破損。三是實現檔案信息數字化、網絡化。檔案信息資源建設，核心是檔案信息的數字化建設。它是利用現代化信息技術，將傳統載體檔案進行數字化處理，實現多媒體存儲和大量存儲，使不同時空下的檔案信息資源得到充分共享，從而克服傳統的檔案信息服務方式的局限性。