關于檔案管理與企業信息網絡有效聯接之我見

梅艷娟

（伊春市公共資源交易中心 黑龍江 伊春 153000）

由于檔案管理與其他管理信息系統在企業信息網絡中各執其政，相互分離，不相銜接的影響，極大阻礙著企業信息網絡建設和檔案信息資源開發利用。因此，應該依據國家頒行的《檔案法》規定，按照檔案信息的獨特性征和檔案管理的特殊功能，構想和設計以計算機技術為主題，有利于檔案管理特殊功能和提高企業信息化程度的檔案管理系統與其他信息管理系統有效聯接的綜合管理體系。

一、檔案是企業信息管理中的獨特特征

檔案在企業一切生產經營管理活動的歷史性記錄。在企業信息管理中具備三種區別與其他管理信息的獨特性征。

一是本源性特征。企業在一切歷史時期所從事的包括生產經營、產品開發、管理方略、科技應用、市場銷售和經濟效益的一切經濟活動，從開始階段就以檔案的形式予以真實、準確和完整的記錄，并據其價值取向，據檔案集中管理原則，運用傳統方式或現代方式，既手工操作和計算機操作方式進行組卷歸檔、保存利用，成為不受時間與空間制約的跨時空的檔案信息資源，即可為現實的生產經營決策、技術創新，產品開發提供依據，又可為企業久遠發展中的經營方針方略，技術開發和科研活動提供歷史的本源性論證資料，也可做為企業內、外部提供法律性信證的依據。

二是備忘性特征。在企業所進行的分階段的科研項目、基建工程和產品換代的經營活動中，檔案以其備忘性特征記錄每個階段的始末及其運行過程，使檔案成為運行過程中的與該項活動同步產生的一種產品。從檔案中可以了解該項目如何起步、展開和結束以及過程中出現的成功與失敗的原由所在，為下階段的開始提供研討決策的依據。而且，利用檔案管理技術所制作的文字的、數字的、聲像的、光盤的檔案，成為階段的全過程結束的重要標準。在某種程度上，檔案的銜接與完整程度完全可以反映計劃項目實施的質量和效果。

三是優選性特征。檔案管理與信息網絡中其他信息管理系統具備著同樣的信息收集、處理、傳輸、存儲、開發和利用的基本功能，但檔案管理還具備一種區別與其他信息管理的篩選、優選功能，把信息網絡數據庫中具備長期保存價值的重要信息形成檔案，組成長期或永久保存案卷，實行集中，統一和規范保管，把企業信息資源的精華積聚一處，以備利用。

二、檔案管理在信息網絡中的特殊功能

在計算機技術和網絡技術逐步應用于檔案管理，逐步以應用計算機操作為主題的現代式檔案管理替代以手工操作為方法的傳統式檔案管理的條件下，檔案管理在企業信息網絡運行中具備三種區別于其他信息管理系統的特殊功能。

一是信息延伸功能。檔案管理除具備與其他信息管理系統同樣的網絡上的信息處理和交流功能外，還具備信息延伸功能，即對網絡上轉換過來的重要信息，在利用公文登錄技術搞好檔案立卷、編目、檢索業務的同時，還可以將轉換過來的全文信息轉換成檔案信息庫，使檔案檢索實現案卷級、文件級的二級提問，實現案卷、文件、全文的三級顯示，并可在保密控制下向利用者開放。同時，還可以產生檔案衍生品，諸如信息資源摘編、專題信息匯集、重要信息復制和史志參考資源等，以保證信息資源的有效開發利用。

二是業務規范功能。檔案管理部門是信息管理專業部門，其檔案信息的管理標準均是依據國家頒布的《檔案法》規定形成的，具有法定的權威性。因此，檔案管理進入企業信息網絡運行時，完全可以運用檔案管理的業務標準，對其他信息管理系統的管理行為，施加制約和規范性的影響，使其從運行起點上就與檔案管理標準相統一。諸如信息和數據庫、信息形成的標準格式和原始數據承取等，以保證檔案管理與信息網絡系統功能的銜接。

三是監督指導功能。檔案管理系統在參與企業信息網絡的信息流處理中，具備依法進行監督指導的職權。諸如對重要管理信息的收集和處理進行技術指導；監督下屬檔案管理機構、專業檔案形成部門在信息的真實性、準確性上實施監督；在安全保密上予以相應的管理控制等，以提高信息綜合管理水平。

三、檔案管理與信息網絡有效聯接構想

根據國家頒行的《檔案法》規定，應該從檔案管理在信息網絡中所具有的獨特性征和功能著眼，從強化企業信息網絡現代化建設著手，提出合理而適宜的有效聯接構想。

一是建立以檔案管理標準為要素的業務規范。檔案管理與信息管理業務標準的統一，是二者能否有效聯接的關鍵。因此，在企業信息網絡各個管理信息子系統形成電子文件的軟硬環境和條件適應的基礎上，運用檔案管理技術原理和全面質量管理技法，建立從信息資料收集整理到開發利用的具體通用的信息綜合管理業務規范。諸如信息獲取、加工、處理、傳閱、歸檔、復制、利用和安全保密的工作標準，以及信息形成部門工作制度；各子系統間信息交流、轉換、公布的實施辦法；統一各子系統信息庫、數據庫的設置、信息文件格式等，并納入企業標準進行統一管理考核，以規范化、制度化的信息管理標準的實施，保證二者的有效聯接和運行。

二是建立以檔案管理部門為龍頭的指導系統。依據國家頒行的《檔案法》所賦予檔案管理部門的監督指導職權，建立以企業主要領導負責，以檔案管理部門為主，以專業檔案管理人員為骨干的信息管理指導系統，對各個信息管理系統實行技術業務指導，落實信息管理規范，并制定相應的指導制度。諸如制定企業領導管理信息負責制、檔案管理部門業務指導職責范圍、專業管理人員崗位責任制，以及企業信息網絡系統接受指導制度；在信息網絡的子系統中建立《信息管理業務指導記錄》、《信息管理檢查考核反饋單》，以及信息管理分析、考核、評價、獎罰制度等，以有效而適時的業務指導，提高二者聯接的質量。

三是建立以信息開發利用為重點的監督機制。在企業信息網絡系統運行中，由檔案管理部門行使依法監督職權，并依據《檔案法》規定，編制對重大信息開發利用進行監督的范圍和辦法。制定監督工作責任制，以保證監督機制的正常運行。諸如對科技、工程、財務及其他專門檔案管理部門，實行操作規范上的監督，以保證電子文件的原始性、本源性和不可更改性；對重要信息、檔案的密級確定、公開公布時機和條件進行監控，落實安全保密制度；適時介入科研成果鑒定、工程施工階段驗收、設備開箱檢驗和聲像制作過程，監督資料收集和立卷歸檔的操作質量等，以監督職權的實施推進信息網絡現代化建設。

綜上所述，檔案信息是企業現實的，和今后任何時期的一項極具重要使用價值的信息資源，而將檔案管理技術引進企業信息網絡加以應用，是企業信息網絡現代化建設的基礎，只有把檔案管理置于企業信息管理的龍頭位置，不斷擴展檔案管理在企業信息網絡中的管理功能，并輔之以檔案管理現代化的推進，輔之以檔案管理技術與信息管理技術并舉的復合型人才開發，完全可以在檔案管理與信息網絡的有效聯接和運行中，建立起信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效、整體優化的企業信息網絡系統運行機制，保證企業信息化程度不斷提高，使企業在市場經濟競爭中立于不敗之地。