淺談如何做好水利工程建設項目檔案管理工作

石紹娟

（深圳市北部水源工程管理處，廣東 深圳 518110）

引言

社會的發展離不開水利工程，水利工程直接影響著農業、電力、水路運輸等行業的發展，水利工程建設項目受到的關注程度越來越高，因此從各方面提高水利工程的質量成為了當前的主要工作。本文從水利工程建設項目檔案管理的角度進行了分析，以通過做好水利工程建設項目檔案管理的工作，來進一步提高水利工程建設項目的質量，現將研究結果分析如下。

1 水利工程建設項目檔案管理的意義

水利工程建設項目所涉及的方面頗多，檔案管理是水利工程建設的基礎性工作，它貫穿于水利工程建設的整個流程中，主要包括記錄兩方面的內容。

1.1 水利工程建設中的資料

例如工程建設的流程、原材料的信息、質量分析、工程質量各階段驗收信息等。

1.2 在水利工程建設完成后試運行的資料

建立完善的檔案，可以在人們需要查詢相關信息時獲得詳細的資料，不僅在發生問題糾紛時有據可查，而且在水利工程的后續使用中遇到的維修和管理，原始檔案也起著非常重要的作用。

2 水利工程建設項目檔案管理存在的問題

做好水利工程建設項目檔案管理具有重要的意義，我國的水利工程建設項目取得了較快的發展，雖然檔案管理工作也取得了一定的成績，不過仍然存在著許多的問題，下面對這些問題進行詳細分析。

2.1 檔案管理制度不健全

水利工程建設單位往往重視工程的施工建設工作，對文字的記錄工作重視程度不夠，因此在檔案的管理過程中存在許多的問題，從而導致信息資料的內容不夠詳細，缺乏相應的重點項目，往往只是進行膚淺的描述，沒有進行深入的分析，而且資料的整理也不夠及時，最終使檔案的管理在日常工作中表現出一定的滯后性，這些問題的根本原因是由于管理制度不健全導致的。

2.2 缺乏檔案管理人才

在水利工程檔案管理的人員構成方面，大致可以分為兩類，一類是年齡較大的管理人員，通常是長期在水利工程建設中工作的人員，這部分人員專業知識水平更新較差，不擅長進行專業的檔案管理，另一類是剛進入工作崗位的管理人員，這部分人員缺乏相關的經驗，無法保證檔案的管理質量。因此，由于水利工程建設單位缺乏相關的檔案管理人才，使檔案的管理工作沒有很好地落實[1]。

2.3 檔案信息收集存在問題

水利工程建設項目涉及的方面很多，檔案管理人員往往是利用工程負責人員送交的資料進行檔案整理，沒有親自進行檔案的收集，因此無法對檔案信息的完整性和真實性進行辨別。另外，檔案信息收集的工作大多放在了工程的后期，在工程的施工前期和施工過程中對檔案信息的收集不夠重視，這種信息收集方式很容易使收集到的信息不夠全面，漏掉相關重要的問題信息。

2.4 檔案管理的方式落后

當前計算機與網絡技術發展迅速，計算機在各領域得到了應用，不過在水利工程的檔案管理工作中，計算機的應用水平仍然不高，許多水利工程建設單位仍然采取傳統的文字資料存檔的方式，而且在一些應用了計算機管理的水利工程建設單位中，也僅僅是將計算機作為一個記錄的工具，沒有形成利用計算機進行檔案管理的模式，這種落后的檔案管理方式無法適應當前快速發展的信息社會。

3 進一步完善水利工程建設項目檔案管理的對策

通過以上對水利工程建設項目檔案管理存在的問題進行分析，可以發現問題是多方面的，有制度方面的因素，也有管理人員方面的因素。為了通過加強檔案管理來提高檔案管理的成效，本文提出了以下幾方面對策，下面進行詳細分析。

3.1 健全管理制度

從水利工程建設單位的管理方面考慮，要進一步健全檔案的管理制度，以完善的制度來約束檔案管理部門的工作，建立一定的約束和激勵制度，將責任落實到各管理人員的崗位上，將檔案管理的工作細致化、科學化，在發現問題時可以對崗位人員進行量化考核，從而使檔案管理人員能夠認真遵守制度，做好檔案管理工作。

3.2 提高相關管理人員的素質

檔案管理人員的素質是檔案管理的核心，因此要進一步提高水利工程建設項目檔案管理人員的素質。要對長期在檔案管理部門的人員，要定期進行業務培訓工作，使其不斷適應新的業務和工作，掌握檔案的管理工作；要對剛進入檔案管理部門的人員，加強各方面的學習，不斷適應工作的需要。在水利工程建設單位從內部提升人員素質的同時；要加強與外部的聯系，定期組織人員學習其他單位的檔案管理方法和經驗，進一步完善本單位的檔案管理工作。

3.3 改進檔案信息的收集方式

由于水利工程建設是一個復雜的過程，傳統的檔案信息方式往往無法適應現代化管理的需要，因此要進一步改進檔案信息的收集方式，本文提出了以3種檔案信息的收集方式。

3.3.1 追蹤收集法

這種收集方式適用于水利工程建設期限較短的工程，檔案管理人員可以追蹤工程的建設進度，在現場對工程管理人員進行詢問，隨著工程進度的進行收集檔案信息，并且可以對相關技術部門的信息資料得以驗證，保證信息資料的正確性和完整性。這種檔案信息的收集方法使信息收集的質量較高，但是需要花費檔案管理人員較大的精力。

3.3.2 分段收集法

相對于追蹤收集法，分段收集法適用于水利工程建設期限較長的工程，一些大型的水利工程往往需要跨年來完成，因此檔案管理人員要與技術部門取得聯系，根據工程的進度將檔案信息收集的過程進行劃分，將復雜的問題簡單化，從而跟進每一段工程的檔案信息收集，確保工程整體信息的完整性。

3.3.3 強制收集法

由于水利工程建設項目十分復雜，有時需要臨時聘用大量的承包單位，在對這些單位的檔案信息收集時往往出現問題，因此要采取強制收集法來加強這部分單位的管理。具體做法為，在水利工程開始前，承包單位向檔案管理部門繳納一定的押金，在承包單位配合檔案管理人員完成信息收集后，在工程竣工后退回這部分押金[2]。

3.4 加強對檔案管理的資金投入

在檔案管理部門建立和完善健康檔案的管理過程中，水利工程建設單位要進一步加強資金投入，增加相應的硬件和軟件設施，使檔案管理工作得以順利開展，另外還可以設置專項資金用于獎勵表現突出的人員，從而提高檔案管理部門人員的工作積極性。

3.5 建立檔案的信息化管理模式

為了進要一步完善健康檔案的管理與監督制度，提高檔案的管理效率，通過加強資金投入增加了相應的硬件和軟件設施后，水利工程建設單位要建立統一的信息平臺，利用先進的信息化管理模式對相關檔案進行管理[3]。另外，通過建立檔案的信息化管理模式，也有利于相關政府部門對水利工程建設單位開展監督工作，使水利工程建設單位進一步向規范化方向發展。

4 結語

在水利工程不斷發展的過程中，檔案管理工作的地位將會不斷加強。檔案管理作為一項基礎性的工作，也是水利工程建設單位最重要的工作之一，通過本文的分析可以看出，在解決各項基礎性問題后，建立檔案的信息化管理模式是完善檔案管理的最有效途徑，希望本文的分析能夠對水利工程建設項目檔案管理的進一步完善提供一些參考和借鑒。

[1] 王軍保.淺談如何做好水利工程檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2012（28）：134.

[2] 宋延齡.淺談水利工程檔案的管理工作[J].中國西部科技，2011（6）：84.

[3] 梁毅.加強現代水利工程檔案管理工作的幾點建議[J].企業科技與發展，2012（12）：173.