淺談傳統人事檔案管理向現代人事檔案管理的轉變

宗靜娟

（南陽市中心醫院，河南 南陽473000）

人事檔案是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動中形成的, 記錄和反映人員社會經歷及其德才能績等方面數據和信息的, 以個人為單位集中起來的, 具有一定保存價值和有機聯系的原始歷史記錄。 而現在隨著計劃經濟向市場經濟的轉變，我國的人事檔案管理改革已經走到了一個十字路口, 必須對一些根本性的問題進行深入研究。

1 傳統人事檔案的突出弊端

1.1 人事檔案是員工身份的證明，由員工所在單位保管，被迫依附于單位

在計劃經濟體制下, 人事檔案無論是在企事業單位, 還是政府部門都是員工的身份證明，它根據人事管理的需要建立起來的。 個人在國家社會、組織單位的地位和權利都由這一身份證明所決定。 但是它都是暫時由單位保管，常常會造成員工被迫依附于單位

1.2 人事檔案的所有權普遍認為歸屬于個人， 管理要向其相對人收取管理費

我國傳統的社會流動人員檔案管理往往要向相對人收取管理費用, 而且2005 年出版的《中國人才報告》中也明確提出了這一問題的嚴重性∶由于傳統體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門,檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業介紹機構常常帶來巨大收益。實質上，按照我國法律明確規定，人事檔案應該歸國家所有，是不應該收取保管費的。

1.3 人事檔案相對人的權利不能合理的保障

在計劃經濟時代,幾乎所有的人事檔案管理制度都清一色地規定∶不允許本人查閱自己的人事檔案及其直系親屬的檔案。這種規定已經使許多人深受其害。

1.4 人事檔案的管理權的比較混亂，且不適應市場經濟發展的需要

傳統體制下人事檔案的管理方式主要分為多頭管理和都不管，常常是為了方便流轉, 僅僅履行檔案的收發手續, 缺乏實質性的動態管理機制,內容陳舊, 不能反映相對人的實際情況。

2 現代人事檔案改革的解決措施

2.1 建立人事檔案之外其他合適的人才評價標準和員工考核依據

傳統的人事檔案管理模式制約了員工的合理流動和科學考核。現代人事管理部門應該建立人事檔案之外的科學、合理、公正的人才評價標準和員工考核依據，不單純依賴于人事檔案，這樣才可以提高那些有真才實學的員工的工作積極性。

2.2 政府應正確界定人事檔案的所有權，實行無償性的管理服務

我國法規規定, 以往形成的人事檔案(包括干部檔案、學生檔案、企業員工檔案、士兵檔案等) 都應屬于國家所有。 這樣來說，人事檔案的管理就沒有什么理由向其相對人收取管理費,政府以及所設立的人才流動中心應該提供無償性的管理。

2.3 突破傳統觀念的限制, 提高人事檔案管理的透明度

修改有關的人事檔案管理規范, 刪除以往的不合理規定， 明確規定人事檔案的相對人可以通過授權方式, 查看和合理修改本人或其直系親屬的人事檔案信息內容， 確保公民的信息知情權得到應有的體現。

2.4 改革現行的人事檔案制度,建立公共部門與非公單位相互分離的管理制度

現代人事管理制度應明確規定所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任。 對于公共部門的人事檔案管理, 實行統一領導、分級集中的管理體制；對于非公單位, 實行統一指導, 各司其職的管理體制；政府系統的檔案館應當成立專門負責管理人事檔案的文件信息服務中心。通過讓更多的組織和單位都享有管理人事檔案的權利, 提高人事檔案管理的社會化程度, 改善人事檔案內容結構狀況, 增強人事檔案的社會功能, 使之真正成為組織識別人才、 任用人才,了解有關人員工作業績、能力和水平及其誠信情況的有效依據。

［1］王英瑋.周艷.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].檔案學通訊,2007(1).

［2］王英瑋,張秋燕.關于改革我國人事檔案管理機制的幾點建議[J].檔案學通訊,2009(4).

［3］劉琴.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].檔案學通訊,2005（5）.

［4］劉琴.人事檔案管理研究述評與趨勢展望[J].檔案學研究,2011(5).