淺談社保檔案管理現(xiàn)狀和工作分析

郎淑琴

（阜新市企業(yè)退休人員檔案管理中心，遼寧 阜新 123000）

1 檔案管理的重要性

1.1 隨著保險業(yè)務(wù)的逐步發(fā)展壯大，保險檔案管理對維護社會的穩(wěn)定與參保人員的權(quán)益越來越密切相關(guān)。檔案涉及到參保人員的方方面面，而且與參保人員終身相關(guān)，在辦理社保業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的大量社會保險檔案涉及每個參保人員的切身利益，關(guān)系到千家萬戶，是維護廣大參保人員根本權(quán)益不可替代的重要依據(jù)。如果忽視社會保險檔案管理工作，保險業(yè)務(wù)檔案缺失，必然給參保人員及參保單位造成不便，甚至影響到企業(yè)退休人的正常退休，進而社會保險基金安全就不會得到有效保障，廣大參保人員的合法權(quán)益就有可能遭受侵害，社會保險也就無法得到科學(xué)發(fā)展。因此，社保檔案管理工作就顯得猶為重要。

1.2 保險業(yè)務(wù)檔案也是國家檔案系統(tǒng)資源的重要組成部分，國家的有關(guān)保險政策修訂、制定等也要參考保險業(yè)務(wù)檔案中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，做詳細的調(diào)查研究后，逐步出臺合理的政策，最大限度的保障參保單位及參保個人的利益。保險職工的工作調(diào)轉(zhuǎn)、患病報銷醫(yī)藥費、繳納保險費、個人賬戶資料維護等業(yè)務(wù)都需要完整、真實、準(zhǔn)確的保險業(yè)務(wù)檔案。保險業(yè)務(wù)檔案管理的好壞，直接影響到參保人的切身利益。

2 社保檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1 由于社會保險檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費不到位的情況，普遍存在。保險業(yè)務(wù)檔案管理人員積極主動性意識差，保險業(yè)務(wù)檔案管理的場所小，不能完全滿足辦理保險業(yè)務(wù)需要。著社會保險業(yè)務(wù)量的逐步加大，有的社會保險機構(gòu)實施了檔案的微機化管理，但由于軟、硬、人三者沒有實現(xiàn)有機結(jié)合，有的缺乏相應(yīng)軟件，有的缺乏專業(yè)人才，因而未能發(fā)揮出應(yīng)有的效能。

2.2 社會保險檔案管理工作作為加強社保經(jīng)辦能力建設(shè)，提升社保經(jīng)辦管理工作水平的重要內(nèi)容，積極推進本地區(qū)社保檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化建設(shè)，在為廣大參保人員提供優(yōu)質(zhì)檔案利用服務(wù)的同時，不斷提升社保檔案管理水平，使檔案管理服務(wù)與各項經(jīng)辦管理服務(wù)整體推進、協(xié)調(diào)發(fā)展，保證了業(yè)務(wù)檔案管理工作的正常開展。

3 社保檔案管理的問題分析

3.1 社保經(jīng)辦人員科班出身的少，學(xué)歷比較低，他們對社會保險業(yè)務(wù)檔案管理知識和有關(guān)國家政策、方針、文件知之甚少。該歸檔的保險業(yè)務(wù)檔案沒有及時歸檔，業(yè)務(wù)檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重，不能認真執(zhí)行保險業(yè)務(wù)檔案管理、使用的具體操作規(guī)范，容易發(fā)生檔案丟失、或者泄密現(xiàn)象，給國家或者個人造成不必要的損失。另外人的精力是有限的，這樣的管理只能是泛泛的做些表面工作，將管理的紙質(zhì)材料放入檔案盒，電子文檔直接拷貝入電腦，不能做詳細的分類歸檔。

3.2 檔案管理所需工作場地面積不足，社會保險檔案管理部門必須建有專門的、相互獨立的檔案庫區(qū)、辦公區(qū)、查閱區(qū)，并對各個區(qū)域的面積有明確規(guī)定。部分地區(qū)在檔案管理工作場地建設(shè)方面都沒能達到標(biāo)準(zhǔn)要求，也沒有做到檔案庫房、辦公、閱覽三分開的要求。

3.3 社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國不一樣的類別社會保險檔案分別歸屬不同的部門管理，形成了多頭管理問題，且各部門之間資訊溝通困難。不少社保經(jīng)辦機構(gòu)不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，一個人的保險資料分別保存在不同的機構(gòu)，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務(wù)材料都存放在業(yè)務(wù)科室，且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案資訊。保險業(yè)務(wù)檔案沒有按照具體的業(yè)務(wù)需要進行分類匯總，存檔建立的目錄非常簡單，內(nèi)容不具體，日常管理起來非常混亂，查詢、更新非常困難，容易造成事倍功半的現(xiàn)象。

3.4 社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作自啟動以來，大部分地區(qū)先后制定了部分社保檔案管理工作制度，部分工作制度已上墻，但與檔案收集、整理、移交、保管、利用、統(tǒng)計、銷毀等社保檔案全過程管理的要求相比，檔案管理各項制度還需進一步完善。各地啟動社保檔案管理工作的時間不一，起點不同，由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案裝具不一致，裝具標(biāo)識不規(guī)范。

4 規(guī)范社保檔案管理意見和建議

4.1 在全社會加大社保檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社保檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社保檔案工作的重視程度，加大資金及人力投入，切實解決社保檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等實際問題，為建設(shè)和完善社保檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

4.2 人力資源社會保障部和國家檔案局制定保險業(yè)務(wù)檔案管理具體要求，對檔案的日常管理的規(guī)章制度、經(jīng)辦人員的操作章程、業(yè)務(wù)管理的具體執(zhí)行部門做詳盡的規(guī)定，將保險檔案工作納入規(guī)范化管理、形成制度，并把此項做為考核該部門領(lǐng)導(dǎo)的一項指標(biāo)。根據(jù)社保檔案的特點和社保工作的發(fā)展，改進和完善我國的社保檔案工作。

4.3 通過走出去、請進來的辦法，加強現(xiàn)有檔案管理人員的教育培訓(xùn)。盡可能的創(chuàng)造機會，提供便利條件，鼓勵檔案管理人員參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。組織管理人員學(xué)習(xí)兄弟單位的先進的管理經(jīng)驗，培養(yǎng)一批高水平、業(yè)務(wù)能力突出的復(fù)合型人才。提高職工熱愛保險業(yè)務(wù)檔案管理工作崗位、鉆研業(yè)務(wù)的積極性，提高自身素質(zhì)和能力，適應(yīng)社會的不斷發(fā)展，滿足社保檔案管理工作的需要。通過典型示范引領(lǐng)，加強檔案管理人員的思想教育工作打造階梯形管理人才隊伍，保證檔案管理工作有穩(wěn)定的工作團隊，造就業(yè)務(wù)水平高、管理能力強、有親和力的保險業(yè)務(wù)檔案管理隊伍。

4.4 大力加強社保檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)，實行社保檔案的管理科學(xué)規(guī)范。加強對社保檔案的形成、整理、保管、利用各工作環(huán)節(jié)的研究，制定操作性強、科學(xué)統(tǒng)一的社保檔案管理規(guī)范，努力促進社保檔案信息資源的整合與共享，提高社保檔案的管理效率，使其成為開展社會保障工作的有力工具。

4.5 工作中形成的文字材料、業(yè)務(wù)報表等及時歸檔，按照集中統(tǒng)一管理的工作要求登記造冊。加強保險業(yè)務(wù)部門的溝通、交流、合作，避免各個職能部門間重復(fù)勞動，實現(xiàn)保險檔案的統(tǒng)一集中管理。檔案管理部門購買實用性強的辦公設(shè)備，安排專門人員錄入保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，建立保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)保險業(yè)務(wù)檔案信息資源的科學(xué)整合和有效利用。

4.6 推進社保業(yè)務(wù)檔案管理信息化，實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案管理信息化與社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)處理信息化實時對接，做到業(yè)務(wù)檔案歸檔實時化，管理電子化。通過采取自動化手段，在不斷提高業(yè)務(wù)檔案服務(wù)效能的同時，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案主動防范風(fēng)險、保證社保經(jīng)辦整體安全的職能，以實現(xiàn)建設(shè)統(tǒng)一的社會保險檔案信息化管理體系模式，不斷提高社保業(yè)務(wù)檔案管理水平。

5 結(jié)語

和諧穩(wěn)定的社會需要健康向上社會保障體系，這就需要廣大檔案管理人員付出辛苦，加強保險業(yè)務(wù)檔案的管理，有效地遏制了社會保險基金的流失，提高保險工作效率。加強保險業(yè)務(wù)檔案管理也為領(lǐng)導(dǎo)工作方針制定、工作考查、企業(yè)改制等方面決策起到指導(dǎo)作用，推進了社會保險事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。認真作好退休人員的檔案管理工作，切實維護好退休人員的相關(guān)利益，對檔案管理工作做到從國家到地方，再到個人，都能認真負責(zé)，以提升對社保檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更好的促進社會保障事業(yè)的發(fā)展與進步。