淺談人事檔案管理存在的問題及對策

趙小嵐

（滄州市黃驊港務(wù)局，河北 滄州061113）

人事檔案主要是由人事、組織等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作中形成的，記錄個人不同時期，不用階段發(fā)展歷程的寶貴歷史材料。一直以來執(zhí)行的是檔隨人走制度，他真實、客觀的記錄和反映了個人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系及個人德、能、勤、績等方面的材料。 隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的人事檔案管理也存在著諸多問題，有待加以改善，從而提高人事檔案的利用水平。

1 人事檔案管理中存在的問題

1.1 檔案材料內(nèi)容不準(zhǔn)確

由于部分員工對于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視，認為人事檔案不影響自己的發(fā)展，出現(xiàn)材料代填或不填現(xiàn)象。 收集上來的同類材料出現(xiàn)許多內(nèi)容前后不符及內(nèi)容失真。如：“三齡”多樣記載，公歷、農(nóng)歷隨意填寫，履歷表內(nèi)容與檔案其它材料記載時間不符。

1.2 檔案材料缺失、內(nèi)容填寫不全

一些年度考核表短缺造成斷檔，內(nèi)容填寫多樣，筆體不一，考核時間不填寫。還有些如學(xué)歷、職稱等材料仍在個人手中，認為由自己保管更安全，用起來也更方便，不愿將材料交給管檔人員。

1.3 檔案整理不規(guī)范

整理人事檔案是一項細致的技術(shù)性較強的工作，這對于管檔人員的責(zé)任心要求相對較高。 沒有認真及時的將各類歸檔材料收集入檔，導(dǎo)致收集檔案材料不全；有時只是將檔案材料僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時進行鑒別歸檔；對材料內(nèi)容未認真審核，造成殘缺不全；裝訂整理檔案不整齊，材料混雜、散亂；有些檔案雖已立卷成冊，但沒按要求分類處理，給檔案利用帶來諸多不便。

1.4 信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低

人事檔案管理絕不僅僅是單純保管， 而是有一系列服務(wù)內(nèi)容，包括檔案信息的開發(fā)利用等。 人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往只限于干部考察、發(fā)展黨員等方面，未能真正起到應(yīng)有的作用。

1.5 存檔單位檔案意識不強

存檔單位及人員不能認真對照制度，及時將需要歸檔的人事檔案材料報送，借（調(diào)）閱人事檔案時也不能認真履行相關(guān)手續(xù)。這樣，不利于檔案資料的不斷更新，從而影響人事檔案材料的利用效果。

1.6 人事檔案管理的信息化程度不高

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計算機得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。 然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會發(fā)現(xiàn)有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

2 人事檔案管理對策

2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認識，定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決

2.2 應(yīng)加大對硬件設(shè)施的投入

按照人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)配置檔案室、閱檔室、辦公室、檔案柜、電腦、空調(diào)、滅火器等硬件設(shè)施，搞好通風(fēng)、防潮等保護措施。

2.3 重視人事檔案材料收集

嚴格按照人事檔案管理制度對產(chǎn)生的檔案資料進行收集、 歸檔，認真整理、細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料及時進行處理，不完善的材料要退回形成材料部門進行補辦，確保材料完整齊全、手續(xù)完備，保證人事檔案的準(zhǔn)確性和真實性。

2.4 提高管檔人員素質(zhì)及管理水平

管檔人員要有愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實的精神，要不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)， 把人事檔案工作看做是一項政治工作，在日常管理工作中體現(xiàn)它的嚴肅性，堅持原則、遵守制度、保守秘密，還要保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤。責(zé)任心提高了才能認真收集鑒別材料真?zhèn)危拍馨匆蠹皶r歸檔、組卷。

2.5 完善、落實人事檔案管理制度

在現(xiàn)有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎(chǔ)上，根據(jù)單位人事檔案工作實際情況，繼續(xù)制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規(guī)章制度體系。在制定制度的基礎(chǔ)上，更要關(guān)注制度的貫徹落實情況。要按照規(guī)章制度要求， 定期檢查監(jiān)督存檔單位對檔案制度的落實執(zhí)行情況，督促存檔單位按照制度要求，及時將歸檔文件報送，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。

2.6 人事檔案管理機構(gòu)實行許可證并年檢制度

制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強執(zhí)法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓(xùn)并實行資格證制度，并定期考試更新知識。 統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費標(biāo)準(zhǔn)。

2.7 充分利用現(xiàn)代信息化管理

人事檔案管理必須把先進的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于管理當(dāng)中，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。 利用人事檔案管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，確保在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的應(yīng)用。 利用計算機建立不同類型的數(shù)據(jù)庫進行分類查找，通過掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備將文字、圖片等資料轉(zhuǎn)成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)據(jù)檔案并存，根據(jù)需要通過電子信息查閱相關(guān)內(nèi)容，這樣既方便利用者又提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

只有與時俱進，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價值，牽一發(fā)而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供強有力的保障。

［1］中共滄州市委組織部.干部人事檔案核查手冊[Z].2010.

［2］中共河北省委組織部.河北省干部人事檔案專項核查政治工作政策選編[Z].2010.