新形勢下職業院校學生檔案管理的再認識

程 珺

(鹽城生物工程高等職業技術學校，江蘇 鹽城224051)

職業院校學生在校學習期間形成的檔案， 是學生在學校的學習，生活和社會實踐活動上直接形成的，對于社會及個人有證明、保存和提供利用價值的歷史記錄的功能，它往往是作為一個個體按照檔案歸檔制度進行整理、歸檔和保管。學生檔案可以更全面地反映學生在德、智、體、美、勞動等素質方面的狀況，以及學生的社會關系，經濟狀況，家庭結構及其他方面的情況，符合檔案要件構成的全部情況。 職業學校的學生檔案是學校考察、培訓和教育學生的第一手資料，是國家機關或者企業用人單位選擇錄用畢業學生的重要依據，顯然，職業院校學生檔案的管理是十分重要的。 近年來，盡管中國的職業教育已快速發展，許多職業學校學校不斷擴大，運行質量和效益繼續改善，但職業學校的重要工作——學生檔案管理， 并沒有收到規范和足夠的重視，不能滿足職業教育的快速發展的需求。因此，如何深化改革，加強和規范管理好學生檔案，以更好地適應職業培訓需求和人才的發展，具有非常重要的意義。 本文提出了在職業院校學生檔案管理的一些問題，就如何加強和規范管理學生檔案，提出了一些建議，以期收到拋磚引玉的效果。

1 職業院校檔案管理目前存在的問題

1.1 學生檔案管理缺乏制度保證

學校對學生檔案管理是很重要的，學校通過學生檔案管理能夠反映學校管理的成就。 由于相關制度不夠完善，學生檔案管理缺乏規則和標準。學校各級管理人員的檔案管理意識，相對薄弱，學生檔案歸檔和歸檔工作未給予足夠的重視，職責分工不明確，不嚴格，管理混亂，往往造成檔案丟失，不完整，為將來追溯留下很大的隱患。

1.2 學生檔案內容簡單，材料不全導致利用率嚴重降低

從職業院校目前情況來看，學生檔案在形成過程中，無論是個人鑒定，班主任評語，還是基于評說的黨團組織或部門的結論往往是任意的材料居多，而反映個人的道德，智力，體育，美術，勞動和整體素質的客觀的其他材料較少，它是單一的，內容和格式都是一個模子照脫，幾乎每個人都是一樣的，使檔案材料單薄，粗糙，利用價值不高。 顯然這些檔案材料不能滿足用人單位選拔人才的需要， 也難怪用人單位，特別是民營企業的選拔人才一般都不是調取檔案，而是只注重學生的能力。 在社會普遍對職業院校認同率下降的情況下，一些職業院校出于學生就業，畢業和其他方面的考慮，人為地提高學生的成績，甚至將不及格的科目美化為高分，將學生的處分材料在學生畢業前給予照顧從檔案里抽掉，使檔案材料的真實性，完整性大大降低，從而使檔案的利用率顯著降低。

1.3 畢業生棄檔現象嚴重，客觀上造成檔案流失

整體社會轉型影響了職業院校學生的擇業觀、就業觀。 務實的趨勢是他們新的就業觀，擇業觀。許多職業院校畢業生認為，他們就業更多的是“關系”和“機會”，除了文憑的實際作用，能吸引他們的注意力，他們根本沒有想到也不會想到在畢業時申請檔案轉移或者托管，沒想到他們所扮演的角色在未來和檔案有哪些關系， 從而使自動放棄檔案。 一些雇主只看能力，而不要檔案現象也是造成畢業生“棄檔”的重要原因之一，這是客觀上造成了畢業生檔案的損失，形成學生檔案可有可無的概念。

1.4 電子檔案網絡化管理的存在問題

檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，使檔案實行網絡管理成為一種有效的工具。 這一手段通過計劃，組織，控制，協調和功能整合，實現資源管理和優化配置，降低成本，提高效率，為利用檔案提供了科學依據。 現代電子檔案在這種情況下應運而生。 計算機和網絡管理軟件開發及相關發展，為電子檔案的出現提供了物質條件的保證。

然而，電子檔案管理也不健全。 一般的系統軟件會出現一些技術問題。此外，學生的電子檔案的真實性，安全性，缺乏完善的管理制度，（如系統用戶權限的定義，更改信息的必要條件，查詢信息需要辦理那些必要的手續），以及網絡不安全，電腦故障，長期保存電子檔案的軟件技術的提高等等。 這些將要隨著電子檔案的發展而亟待解決。

2 職業院校學生檔案管理問題的對策措施

2.1 完善學生檔案管理制度

各級領導應增強對職業院校學生檔案管理工作的認識，建立和完善學生檔案管理機構，配置有足夠的合適人才，并參考《高等學校檔案工作規范》，制定有效的檔案管理規章制度，對學生檔案，歸檔范圍和標準要明確，并按不同的類別，標準化存儲實行專人專管。學校各部門之間的協調與溝通應該得到加強，建立定期收集制度，評價學生的各種材料，學生參加各種技能競賽中獲獎的材料，優秀的論文和其他需要歸檔資料要定期收集。學校二級機構領導人應責成檔案機構做好檔案管理和信息收集，整理，定期移交學校檔案管理部門。

2.2 學生檔案的收集工作要規范有效

學生檔案收集應包括：高中學生檔案，報名表，體檢表，名冊，學生成績卡，獎懲記錄，畢業生登記表，思想品德考核表，畢業實習評估表等。 收集工作主要集中在以下三個重要時間節點：新生。 新生入學時，要收集第一手資料，收集高中學生檔案和報名表，體檢表等。所收集的材料應該規范書寫，書寫干凈，檢查是否齊全完整，對收集的檔案材料及時進行整理，分類，歸檔保存。 定期收集檔案歸檔材料。 學生學習和實踐活動中所獲得的知識，技能，能力的各種獎項材料應及時收集歸檔。 完成畢業時候檔案整理工作。 學生從學校畢業根據要求整理好學生在校期刊搜集的檔案材料，學生畢業后根據派遣單位的需要辦理所有檔案材料的轉移。

2.3 運用現代科學技術檔案管理技術， 使得電子檔案和紙質檔案共同發展

在不少職業院校，電子檔案由于其管理方便，快捷，高效已經成為學生檔案管理的重要手段，已經對傳統的檔案管理模式和手段提出了挑戰和威脅，這和時代的發展趨勢相一致。 但是，電子檔案是不完美的，電子簽名技術、密封技術、印章技術在當前還沒有被認可，被人們接受，加上新的網絡犯罪猖獗，使得信息安全和電子檔案的保密性在信任方面帶來了嚴峻的挑戰。

學生建立電子檔案，是一個動態的過程。從學生入學，建立學生基本的數據開始，隨后由學校檔案管理人員對學生在學校的各種動態信息，及時維護。在系統運行時，學生，教師及相關部門是該系統的用戶，雖然我們每個用戶的權限定義不同， 但任何疏忽會造成數據安全風險。此外，許多學生的信息以資源數據庫的形式出現，對于某些紙質文檔只能實現數字化共享進行記錄，并不能反映文件本身的全貌。 為了確保真實，完整的記錄，應使用傳統的檔案管理方法，學生在校期間收集到的成為法律憑證的文件，及時整理歸檔，而重要的系統上的數據（例如，每學期的成績），除了做電子文件備份，還需要定期打印出一份備份文檔。 需要永久保存的狀態文件，除了對學生的數據歸檔到光盤的信息，也要同時將紙質文件輸出，通過簽名等程序，按照傳統的檔案管理模式，歸檔存儲。這表明，傳統的文件管理和網絡管理現代化的電子檔案應該是共存和互動的關系。 電子檔案在網絡管理的同時，也要有傳統的檔案管理模式存在的必要，但考察電子檔案的影響力，傳統的檔案管理應繼續改善。

［1］曹曉春.加強高職院校學生檔案管理管見[J].四川職業技術學院學報，2012，l2.

［2］薛春瑞.高等職業院校學生檔案管理的問題與對策[J].安徽農業大學學報：社會科學版，2008，5.