淺談項目管理體系在水庫小規模維護工程中的應用

何長江

(諸暨市安華水庫管理處，浙江 諸暨311821)

0 前言

項目管理體系是美國PMI 收集整理的一套專業的項目管理標準。其詳細闡述了能夠顯著提高項目成功所適用的知識、過程、技能、工具和技術。 目前在全球的大型項目中已經得到廣泛應用，并已被普遍公認為是良好的做法，其價值和有效性也已獲得一致認可。

項目管理由啟動、規劃、執行、監控和收尾五大過程組。 涉及了項目整合、范圍、時間、成本、質量、人力資源、溝通、風險、采購等九大知識領域。 在整個過程中，范圍、時間和成本被視為項目管理的三大制約。其管理的最終目的是使項目能夠實現或超過項目關鍵干系人的需要和期望。

在管理過程中，管理團隊不僅要努力實現項目的范圍、時間、成本和質量等目標，還必須協調整個項目過程，以滿足項目參與者及其他厲害關系者的需要和期望。

項目管理在運作方式上和管理思維模式上最大限度地利用了內外部資源，從根本上改變了管理人員的工作程序，降低了管理成本，提高了管理效率。在本文中筆者試圖結合目前水庫小規模維護工程的實際管理情況，探索項目管理體系在其中的應用。

1 背景

目前，中小型水庫主要承擔著防洪、發電、灌溉、供水、旅游、養魚等公益性和經營性功能，一般都設有管理單位，水庫的運行和維護管理作為該部門的主要日常工作，具有工程量小、資金投入量不大、質量要求高、及時性強、涉及干系人范圍廣等特點。特別是一些小規模的維護工程，比如電站設備的維修工程、庫面周邊山體的塌方維修工程、灌溉渠道的維修工程、河道淤泥堆積物的清理工程、漁業資源的保護工程、壩體維修工程、泄洪設備的維修工程等，這些特點尤為突出。 在目前的運行管理中，這些小工程要進行外包或者聘請專業的工程公司進駐顯得不切實際。 許多工程目前還是需要水庫管理部門自身監管，通過外聘一些當地的小工程隊或者有經驗的農民工進行實施。而由于監管體制的缺陷，許多工程的質量比較低下、資源浪費、返工或延期現象也會頻繁發生。 因此，建立一套合理的工程項目管理制度對于有限資源的有效利用、工程質量的提高具有非常重要的意義。

2 構建工程項目管理辦公室

水庫的各類小規模維護工程，絕大部分都是彼此之間不存在依賴關系或有直接關系， 每個工程都可以看成是獨立的項目來進行運作。如果每個項目都配備相應的團隊人員，勢必會造成資源的浪費，而且在資源利用上也會產生沖突， 為了更有效的管理這些分散的工程項目，可以對這些項目進行集中管理，包括識別、排序、授權、管理和控制項目、項目集和其他有關工作。 這個過程在項目管理體系中稱為項目組合管理，其重點關注的是資源分配的優先順序。 對項目組合履行管理功能的組織部門稱為項目管理辦公室，也叫PMO。 由于考慮到目前水庫的組織一般是職能型架構，每個部門都有自己的分工，因此，PMO不需要集中辦公，可以采用虛擬團隊的形式組建，即由不同部門的人員兼任PMO 中的相應職務。 PMO 的職能主要是通過各種方式支持各項目負責人，包括：公共資源共享，識別和開發項目管理方法，指導、輔導、培訓和監督項目團隊，審計項目管理標準、政策等的落實情況，協調項目之間的溝通等。

3 任命合適的項目經理

目前，各類水庫管理部門都采用職能型組織結構。因此，在工程項目管理過程中都采用一把手或者分管領導直接負責制，所有的項目都是由一人管理。 這樣勢必造成管理漏洞和人力資源浪費。 在項目管理體系中推薦為每個項目配備相應的項目經理， 實行項目經理負責制，管理部門領導只以項目發起人身份呈現， 所有的項目管理、 實施、監控、協調等工作均由項目經理負責，各項目經理向發起人報告項目績效。項目經理的選取要符合以下三個原則：其一，項目經理必須具備一定的知識，即對項目管理，項目經理知道什么；其二，項目經理必須有一定的實踐能力，即能夠應用管理知識來做什么或實現什么；其三，項目經理必須有較高的個人素質。

4 合理利用項目管理知識管理小型項目

在項目管理知識體系中有五大過程組，涉及九大知識領域。 在實際應用中，并不是所有的知識領域都必須涉及，需要根據項目的實際情況而定。 結合水庫中各類小型項目的特點，筆者認為范圍、時間、成本、質量、溝通、風險這幾點是需要重點關注的領域。

4.1 項目的范圍管理

所謂項目的范圍管理就是對工程完工所需要執行的一系列工作或活動進行羅列和管理。一般要進行項目需求收集、項目范圍定義、工作分解結構創建、范圍核實和范圍控制這樣五個步驟。 項目需求收集主要是由領導層面根據發現的問題現象，通過集體討論、專家判斷、頭腦風暴等方法找出所有需要解決的問題，然后進行立項，并成立項目組； 項目范圍定義是指項目組根據需求把要做的事情一項項羅列出來，形成項目范圍說明書；工作分解結構創建是指根據范圍說明書，通過自上而下或者滾動式規則將工程中各項要做的事情進行進一步詳細的說明，最后形成項目的范圍基準；在范圍核實和范圍控制中主要是對之前所規定的項目范圍基準和實際所產生的工作成果進行對比，把不需要的工作去掉，把遺漏的工作補上。 通過項目范圍的管理可以防止問題在解決過程中不完善，減少工人工作量的蔓延。

4.2 項目的時間管理

所謂項目時間管理就是對工程的完工時間節點進行控制，保證項目按照預定的期限完成。 在時間管理中，首先要將范圍說明說中的各項工作定義成明確的活動，然后根據活動先后進行排序，估算每項活動所需的資源（主要是人力資源），然后根據資源的數量對每項活動所需要的時間進行估算， 最后以進度網絡圖形式呈現出項目的進度計劃。 通過時間管理可以保證項目實施人員在工作中有明確的時間目標。 這點在汛期的工程建設中尤為重要。

4.3 項目的成本管理

由于水庫日常維護的工程項目投入量較小，因此成本的控制是比較重要的環節。 在成本控制中主是要制定一份科學的成本管理計劃、制定項目預算、實施項目成本控制。 在預算制定過程中要充分考慮項目的范圍、人力資源情況，并要根據實際情況預留管理儲備金和應急儲備金。 整個過程可以通過三點估算、類比估算、自下而上估算、參數估算、儲備分析等手段進行。

4.4 項目的質量管理

項目質量管理是保證工程不返工的重要環節。在小型工程項目中由于施工人員都是根據自身經驗進行，因此項目質量的管理與控制尤為重要。 質量管理一般包括質量規劃、實施質量保證和質量控制三個過程。在質量規劃過程中，項目組要確定質量管理計劃，即確定項目的質量如何來管理；制定質量測量指標，明確質量測量什么、什么時候測量以及怎么測量；制定質量核對表，核實所要求的步驟是否已經得到正確執行。在實施質量保證過程中，要注重過程的有效性，確保采用合理的質量標準和操作定義， 可以通過質量審計和實施過程分析來完成。 質量監控主要是監測和記錄質量活動的結果，評估績效并建議必要變更，可以通過采用石川七大質量工具來完成。通過質量管理，可以減少返工。

4.5 項目的溝通管理

水庫的管理不僅是經營的需要、更重要的是一項公益事業。 水庫涉及到周邊的每一個村落和個人。因此溝通管理是非常重要的一個環節。 在溝通管理中首先要識別干系人，要明確工程項目實施所影響到的所有的利害關系者，并列出干系人登記冊。 根據識別的干系人要制定合理的溝通計劃，定義溝通的方法（誰、何時、何種信息、何種方式）。然后根據制定的計劃和溝通方法實施溝通，在溝通過程中要注意溝通的原則是引導干系人一起解決碰到的問題，而不是遷就干系人。 只有通過合理的溝通，才能為項目的順利實施奠定基礎。

4.6 項目的風險管理

在水庫的維護工程中存在許多風險。因此風險管理環節需要重點進行。 風險管理的目標是提高積極事件的概率和影響，降低消極事件的概率和影響。在項目管理體系中風險管理包括規劃風險、識別風險、風險定性分析、風險定量分析、規劃風險應對和監控風險等六個步驟。規劃風險是指定義如何實施項目風險管理活動的過程，主要是通過項目團隊規劃會議來制定，最終形成風險管理計劃。 風險識別是通過信息收集技術比如頭腦風暴法、德爾菲技術等對項目所有涉及的風險進行羅列，并形成風險登記冊。 風險定性是對風險的發生概率和影響進行評估分析，并進行優先排序。 風險定量分析是就已經識別的風險對項目整體目標的影響進行定量分析。 規劃風險應對是針對項目目標，制定提高機會、降低威脅的方案和措施。 監控風險主要是實施風險應對計劃、跟蹤已經識別的風險、監控殘余風險、識別新風險和評估風險過程有效性的過程。 風險的管理應該貫穿在整個項目過程中。

綜上為水庫小規模維護工程項目中如何植入項目管理體系的簡單闡述。 文中所涉及的管理知識并不是孤立進行，都貫穿于項目的五大過程組，相輔相成。在實際中需要合理的利用這些知識，結合實際情況將這些知識領域進行拓展、創新和發揮，水庫的眾多小規模項目才可以得到有條不紊的管理。 隨著改革的不斷深入，管理體系也在不斷的創新，文中難免出現不當之處，請讀者斧正。

［1］[美]項目管理協會.項目管理知識體系指南[M].王勇，張斌，譯.4 版.北京：電子工業出版社.