淺析高校辦公自動化系統的設計與建設

姜勁松

（南京中醫藥大學，210023）

1 何為辦公自動化

20世紀60年代，隨著經濟的發展，美國工作使用的人工費逐步提高，在這個時代背景下，通過實踐研究，美國人發現運用與信息技術相關的辦公自動化系統能達到節省人力、物力，提高辦公效率的效果。因此他們在全球最早提出辦公自動化的理念，與當時美國蓬勃發展的計算機技術相結合，逐漸興起了辦公事務處理的自動化。時間行至20世紀70年代中期，計算機網路技術在辦公信息的處理中占有越來越重要的地位，國外在辦公自動化上又進行了新的革新：在原來辦公的基礎上引入現代的信息處理技術，使該系統更加的完善。到了新世紀，在2000年召開的OA’2000 辦公自動化國際學術研討會上，專家們再經過深入探討之后提出了“辦公信息系統”（0ffice Information Systems，簡稱 OIS）的概念。

2 高校辦公模式的發展

2.1 傳統意義上的高校辦公模式

一般傳統意義上的高校行政辦公活動的流程是這樣的：學校的各個辦公部門將自己的工作信息進行匯總并支撐相關表格、圖表等上報，以便于上級掌握學校具體運營情況，并在分析、預測的基礎上對做出相應的決策，再反饋回校辦，由校辦將文件傳達給各個職能部門。執行文件的一般流程是首先由所在職能部門的領導對文件進行審核，合格之后同意簽字，隨后提交校辦文秘科對所辦文件進行登記再由綜合科對此給出相應的擬辦意見，交給學校領導，領導審核通過后再由文秘部將決議分發給相對應的職能口，最后由檔案室存檔。

在傳統的高校行政事務中，各個職能部門的分工不同，整個管理層間形成一個信息鏈。但是這個鏈上的一些環節也只是發揮著單獨的某個收集、選擇和轉達的功能，而這些活動一般都是由人來完成，針對著相應工作的工作量大、具體流程繁瑣、信息間交流比較緩慢等情況，這樣存在著辦公成本和人力的浪費。

2.2 現代意義上的信息辦公自動化

辦公自動化系統以現代信息網絡互連的分布式軟件為具體依托的。該系統將現代網絡與計算機技術并和與信息傳播技術之中，由傳統的以人為主要媒介的辦公方式向人機結合的方式過渡，由此達到實現信息交互傳遞的目的。這樣能迅速的提高辦公效率，降低辦公人員的勞動強度，減少工作中不必要的重復，實現充分利用信息資源的目的，實現各個工作部門的交流合作。與此同時，信息傳播技術的不斷日新月異的更新，瀏覽器/服務器已經成為分布式Internet主流，同時在辦公環境下進行的電子政務也在不斷的發展，在這種發展大潮下會有越來越多的行業從傳統的辦公環境向Web 引擎上發展信息辦公自動化系統為其提供了全面的資源共享平臺，因此，一個完善的高效內部專用信息共享平臺的建立，有利于工作人員實現電子郵件、工作信息等各種資源的交流。

3 實施高效辦公自動化系統建設與完善的必要性

在信息化大潮的影響之下，現代大學逐漸向綜合性和科技型轉變，學校的活動領域從傳統的學術研究型開始向多樣化形式發展，而作為高校各項具體事務的操辦著的各個行政職能部門，他們負責學校各項規章、章程以及各種政策的制定和推行，同時，有些部門還承擔著相應的服務職能，他們辦公效率的高低，也直接影響著學校各項工作的進行，同時也關系著學校的數字化進程的建設，所以，為了提高工作效率，推行高校辦公自動化建設是非常有必要的一件事情。

信息技術在高校辦公中的運用越來越多，這種對傳統辦公方式的變革，將現代計算機網絡技術與通訊技術與傳統的信息處理技術相結合，實現了對文字處理、信息傳遞、存儲與檢索的現代化管理，針對各個部門的具體實際配置辦公資源，為各個職能部門的工作人員建成了一個共享的桌面辦公環境。通過這個辦公平臺，實現信息的及時傳達，避免了之前信息傳達過程中會出現的漏傳、誤傳等結果，提升了辦公質量。同時還能夠實現工作中的監督和交流，各部門之間能及時交流，推進來的各部門之間的高效協作。所以，高效辦公自動化系統的建設不僅能提高辦公效率，同時也能適應未來現代辦公的需求。

4 高校辦公自動化系統的設計與建設的方法

4.1 目前高校辦公自動化建設存在的問題

第一是個只能部門的人員對辦公自動化缺乏正確完整的認知，對傳統的辦公模式還是有很強的依賴心理，因此有些不利于辦公自動化系統的推行。第二是相關的規章制度不夠完善，同時它還面臨著處理的電子文件存在著相應的法律效力等問題，而我國卻在目前缺失對這一塊的相關法律法規。第三是缺乏大量的資金支持，建設辦公自動化系統是需要大量的人力、財力和技術的投入的，從開發到完善再到最終成型需要一個長期的過程，而這個過程同樣也是需要人、財、技術的強大支撐的。鑒于現在高校餓財政狀況，要實現這種資金的長期大量投入，也是存在著一定的困難的。此外，還存在著對于這個辦公系統的運營商的選擇、對本系統的安全性的維護以及系統本身的推廣等方面諸多問題。這是有了這些問題存在，對高校辦公自動化系統的建設和完善才體現出其價值性。

4.2 高校辦公自動化系統的設計與建設的方法

4.2.1 設計原則

（1）實用性和安全性：要確保所完善的系統功能做到全面、使用，同時操作方法簡單易學，適用于各類人群。同時要做到有足夠的保密措施。

（2）網絡化：因為該系統最終要實現的是信息的傳遞、查詢與共享，提高辦公效率，所以在其中，一定要實現期間的網絡化辦公。

（3）擴展性：所完善的辦公系統要以現在通用的主流性的軟件系統為主要依托，以要構建的選代法為構建基礎來保證系統的高度可擴展性。同時還要考慮到此種技術所具備的的成熟性，要符合現代國際標準又能實現主流廠商和網絡技術的兼容性：可以支持多個用戶異地登陸、不同用戶間的信息交互、人機交互多個界面的形式。

4.2.2 實施過程

（1）、建立健全的組織領導機制，成立計算機辦公自動化建設工作領導小組和專家組，實現彼此間的明確分工。

首先，從學校層面上成立計算機辦公自動化建設工作領導小組，專門負責制定完善學校辦公自動化建設的思路。

其次，成立專門的專家組，成員是校內外專業的辦公自動化的專家，主要負責對本校辦公自動化建設項目進行理論和技術層面上的設計，同時在項目建設過程中進行必要的監督、對完成的項目進行相關的驗收。

（2）、學校要根據本校的具體情況來確定辦公自動化建設的規模。明確想要建設的系統的類型：是要建設覆蓋全校、功能設施完備的辦公自動化系統，還是功能比較單一，只用于文件交流的辦公自動化系統。

第一層級：實現不同種類文件、報表、通知等的起草、傳閱、簽發、歸檔等工作，達到無紙化辦公。第二層級：提升工作效率，完成文件、檔案、圖書等管理工作的自動化；第三層級：實現各類信息資源的統一化管理，一次性輸入數據，就能做到不同部門、不同級別之間的人員共享使用，同時，各種報表、報告會自動生成，以此來保證數據信息的準確、協調和一致性。

（3）制定辦公自動化建設進度安排

第一，基礎工作安排階段

首先得確定一個實力雄厚、信譽良好的研發單位，并與此單位在目前高校所具有的軟件和硬件資源上，來討論和規劃辦公自動化系統的建設，高校要與研發單位通力合作制定完成《辦公自動化系統建設技術方案》同時簽訂相關的建設協議。

第二，系統建設改造和完善階段

關于局域網的相關硬件設施的建設和完善，這方面要從高校的實際情況出發，根據個職能部門的具體需求，購置相關的隔離卡、掃描儀和硬盤，并在研發部門的配合下完成這些設備的安裝和調試工作，用來保證信息的安全，接下來由信息中心全面負責完成局域網與辦公自動化系統的相關對接工作。

第三，試運行階段

選擇各部門口熟練掌握計算機技能的同志進行重點先行的培養，讓他們先掌握辦公現代化的技術，以此幫助工作人員掌握系統操作程序，加強磨合，逐步適應網上辦公方式，實現信息化辦公技術的專業性。

第四，正式運行階段

此時是針對建設完成的自動化系統進行運行使用，各職能部門的日常相關工作都可以通過這個平臺來完成。

第五，系統的評價與驗收

由學校辦公自動化建設工作小組組織的專業組組成專門的驗收小組，對投入試運行的辦公自動化系統進行評價和驗收，并將結果向學校領導小組匯報。

第六，制定與此相關的比較完善的《辦公自動化管理制度》，以此來規范行政工作人員的辦公行為，保證辦公自動化系統的正常運行，保證提高行政辦事效率。

5 小結

綜上所述，現代的辦公自動化系統的建設和應用，對提高高校的行政管理工作的效率和工作質量有著十分重要的意義。所以該辦公系統在建設期間要做好充足的市場調研和產品研究，堅持一切從實際出發的原則，實現系統本身的不斷完善，從思想上重視這件事情，促進高校行政管理的高效化進程。

[1]劉春蘭；高校辦公自動化工作的研究與實踐[J]；職大學報；2009-04

[2]熊余、張紹榮、王濤；基于協同工作的平臺型高校辦公自動化系統設計[J]；數字通信；2011-05

[3]譚超；高校辦公自動化系統的設計與應用[J]；軟件導刊；2012-02