電子文件在我局科技檔案管理中的應用

長江武漢航道局 陽元華

隨著電子信息技術的飛速發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，各級部門都逐漸使用辦公自動化管理系統代替以往手續繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作都可以直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到處理完畢幾乎可以不使用紙和筆。先進的技術和管理方式產生了大量的電子文件。如何將電子文件收集歸檔管理好是擺在我們檔案人員面前的一個重要課題。

一、電子文件應用于科技檔案管理的可行性

1.科技檔案的特點使其適于電子文件管理。科技檔案中涉及到大量的圖表、照片、錄音、錄像等資料，而圖紙、表格、圖片、多媒體音、視頻資料等均可以形成電子文件，且便于完成檢索、復制、傳輸等管理工作。

2.計算機多媒體技術及網絡技術的發展為電子文件應用于科技檔案管理提供了可能性。隨著計算機技術的發展及普及，計算機管理目前已廣泛應用于各行業生產管理活動的方方面面，這就為電子文件應用于科技檔案管理提供了可能性。首先，管理信息系統及計算機輔助設計(CAD)等計算機技術已經得到了廣泛的應用，辦公自動化、無紙化辦公日漸普及，這就使檔案的生成方式發生了很大的變化。各單位和部門在進行文件的起草、招投標文件的制作、數據的統計及處理時，都可借助計算機直接形成電子圖紙、電子文檔表格、多媒體聲像資料等電子文件，為電子文件應用于科技檔案管理提供了大量的原始資料和素材。其次，隨著檔案管理辦公條件的改善，辦公自動化、網絡化已經得到普及，這為檔案管理部門處理電子文件提供了保障。由此可見，電子文件應用于科技檔案管理已成為檔案管理工作發展的一個必然趨勢。

二、電子文件應用于檔案管理的優勢

與傳統的紙質文件相比，電子文件具有以下優點：

1.省錢。采用電子文件管理檔案，只在初次取得文件時需要投入一定的資金，文件取得后，要想得到復件，只需花少量費用進行復制即可，如采用傳統的紙質文件對檔案進行手工編研，需要很多的經費，從而給單位造成負擔。

2.省力。采用電子文件管理檔案，可充分利用和發揮計算機、網絡等各種現代化辦公設備的潛能，使文件的查詢、修改、保存、傳輸等工作更易完成，可大量節省人力、物力。

3.省時。采用電子文件管理檔案，可以縮短二次文獻信息的加工時間，從而提高檔案信息的時效性。

4.高效。采用電子文件管理檔案，信息成果可多份拷貝，從而擴大了檔案的應用領域，拓寬了服務范圍，取得良好的社會效益。

三、我局電子文件的收集、利用及保管

1.電子文件的收集

我局的主要工作職責是長江中游航道的維護管理，轄區內淺險航道較多，加之近年國家加大了對長江航道的治理、增加了對航道基本建設工程的投入力度，因此，在航道維護、航道基本建設和航道整治工程中產生大量的航道底圖、招、投標文件和基建工程資料等。在收集工作中，我們注重平時工作中資料的收集，從項目開始時就要求相關部門在工程中嚴格按檔案收集的要求進行資料收集，并經常深入項目工地，指導現場資料員將各個環節的資料分別保管、分布在各施工人員手中的資料集中保管，并要求文字和電子資料同步，在工程驗收合格后，向檔案部門提供完整的紙質和電子文件檔案，從而使檔案管理部門可直接獲得電子圖紙、電子文件、電子圖片、電子音、視頻文件等。對于原有的紙質文件，我們也在條件允許的情況下利用計算機、掃描儀、數碼照像機、數碼攝像機等設備，通過文字錄入、圖紙掃描、拍照、錄像等手段，逐步取得原有檔案文件的電子版。

2.電子文件的利用

(1)電子文件在工程投標中的應用。隨著國家對內河航道整治力度的加大，長江和漢江的整治工程日益增多，我局對外、對內的投標工作也日益頻繁。由于內河河流的地理概況、水文、氣象和河沙流量的變化都不大，在標書制作中，這些都是可以互相借鑒和引用的。在投標過程中，由于時間緊、任務重，每次都要投入大量的人力和物力，以保證標書的制作質量和投標工作的順利進行，并獲得投標工作的成功，因此，我們平時收集的電子檔案在這時就起到了相當大的作用，每次投標，我們都提供了多套電子檔案，以便工作人員在原有的投標文件上復制修改，將多個工程的地理環境、施工設備、人員配備等進行互相對比，找出各工程施工中的優勢與劣勢，去弊存利，加以補充完善，提高了標書的內涵和制作質量，既節省了人力和時間，也增加了中標的可靠性。

(2)電子文件在航道生產中的應用。我們單位主要是負責長江中游航道的管理和維護工作，隨著季節變化，長江水位每年都會經過枯水和洪水的變化，而我們的工作就是要將每次的細微變化測量出來，并繪制成圖，以便將來的科研和比對，因此每年都會產生大量的航道圖，圖紙載體由最早木版繪圖、紙質航道底圖到現在的聚脂薄膜圖紙，保存難度較大。由于查找頻繁，圖紙經常抽出再放回去，損害也很嚴重，特別是紙質圖紙，常有破損。現在有了電子圖，只要在電腦上點擊一下就可以出來了，打印和網絡傳遞也很方便，從而保證了原版圖的使用壽命。電子檔案為我局的網絡資源共享，為航道建設提供了快捷、高效、優質的服務，發揮出它獨特的作用。

(3)電子文件在航道基本建設中的應用。我局轄區總長有755公里，線長點多，有些水道在荒無人煙的地方，職工吃住都在小小的工作船上，工作環境非常惡劣。國家在加大航道治理力度的同時，也增加了對航道基本設施的投入。在站房的建設過程中，我們在資料收集時注重對隱蔽工程資料的收集，在施工各個重點環節，到工地或委托基建人員對施工點進行拍照或攝像，以確保工程施工質量，并將工程概況、施工過程、完工實景等以照片和錄像的形式制成專題片，在項目檔案驗收會議上進行播放，以邊播放邊講解的方式，讓驗收人員如身臨其境，還沒看資料，就已對整個工程項目有了大致的了解。通過電子文件的利用，我們已使多個基建項目一次通過檔案驗收，并獲工程竣工驗收交付使用。

3.電子文件的保管

電子文件有別于傳統的檔案文件，載體材料主要是光盤，對溫度、相對濕度和環境都有嚴格的要求。針對電子文件的保管要求，在電子文件形成和使用過程中，我們采取嚴密的防灰塵措施，不讓灰塵污染電子文件表面，形成物理損壞，造成記錄信息的損毀，使數據丟失；購買了專用的保管柜，嚴格按電子文件保管的溫、濕度要求，杜絕磁性、有害氣體和光線對電子文件的損害；我們經常對電子文件進行復制，以防止信息丟失。

四、電子文件應用于科技檔案管理的難點及對策

電子文件應用于科技檔案管理已成為一種趨勢，但就目前的實際情況看，還存在一些難點，主要有如下幾點：

1.規章制度不夠健全。由于目前科技檔案管理電子化還沒有得到普及，各部門領導及有關人員對此項工作缺乏認識，只圖自己一時的方便，不愿移交給檔案部門；有的認為只有紙質文件就夠了，不愿再制作電子文件。針對這種情況，我們加大宣傳推廣檔案管理電子化工作的力度，制定相應的管理辦法，定期上門收集，協助他們制作電子文件，并提供方便、快捷的借閱方法，促使各部門主動移交電子文件，以保證檔案內容的齊全和完整。

2.管理系統不夠完善。目前還沒有形成一套統一的、標準化的科技檔案管理系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應電子文件信息資源共享的要求，針對這個問題，我們目前已就辦公自動化系統和世紀科怡公司就檔案數據交換系統簽訂合同，使文件資料能更快速地轉化成電子檔案，也使各部門能更便捷查閱、使用，以提高電子文件的利用率。