南水北調(diào)中線配套工程檔案管理探討

張 紅

（河北水務(wù)集團，石家莊050011）

1 檔案管理概況

南水北調(diào)中線配套工程檔案是工程建設(shè)和管理的重要組成部分，是工程建設(shè)過程的真實記錄，是衡量和檢驗工程質(zhì)量的重要依據(jù)。南水北調(diào)中線配套工程完工后，工程檔案在運行管理、維修養(yǎng)護、改建擴建等收集和整理工作中擔(dān)負(fù)著重要作用。

2 配套工程檔案管理

廊涿干渠、石津干渠市區(qū)段工程建設(shè)已接近完工，保滄干渠、邢清干渠陸續(xù)開工建設(shè)，工程建設(shè)任務(wù)繁重，工程資料內(nèi)容復(fù)雜多樣，涉及面廣，隨著工程建設(shè)進(jìn)展，工程檔案數(shù)量日益增多。

2.1 檔案管理制度化

檔案管理納入工程建設(shè)計劃，管理程序和合同管理，建立健全檔案管理規(guī)章制度，明確相關(guān)部門和人員崗位職責(zé)，保障工程檔案管理有序進(jìn)行。

2.2 項目法人化

項目法人負(fù)責(zé)檔案管理工作范圍，負(fù)責(zé)工程檔案的審核、接收、保管和利用。工程檔案資料執(zhí)行安全、保密管理制度。

2.3 檔案與工程建設(shè)同步化

在工程質(zhì)量評定和驗收時,檔案達(dá)不到規(guī)定要求的工程項目，不得進(jìn)行鑒定、驗收；未按檔案管理要求完成工程項目歸檔任務(wù)或檔案質(zhì)量不合格的項目，不予返回工程質(zhì)量保證金。

2.4 檔案驗收嚴(yán)格化

凡是檔案內(nèi)容、質(zhì)量和歸檔達(dá)不到要求的工程項目，不能通過工程檔案專項驗收，未通過檔案專項驗收的工程不能進(jìn)行完工驗收。

3 按照工程資料的形成規(guī)律和特點立卷

根據(jù)南水北調(diào)中線配套工程項目可研、規(guī)劃、設(shè)計、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷、施工、監(jiān)理、竣工、驗收等各個階段分類組卷。

組卷時根據(jù)工程建設(shè)特點，結(jié)合工程項目單元的劃分，遵循文件材料的形成規(guī)律，保持案卷的成套性、系統(tǒng)性。

卷內(nèi)文件材料排列按照文件的重要程度或時間排列；批復(fù)、正件、復(fù)印件在前，請示、附件、原件在后；杜絕鉛筆、圓珠筆等字跡文件。文件材料統(tǒng)一為A4紙大小。

卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁碼，頁碼位置一致；不裝訂的圖紙，必須逐件編號。

案卷內(nèi)備考表必須附本卷情況說明，說明本案卷具體數(shù)量、修該、補充狀況，對紙張重量和尺寸有具體規(guī)定。

卷內(nèi)目錄題名照實招錄；案卷目錄題名要求簡明、準(zhǔn)確解釋卷內(nèi)文件內(nèi)容，包括工程項目名稱、階段、部位、結(jié)構(gòu)名稱及文件類型。案卷目錄和卷內(nèi)目錄分別是電子文件和紙質(zhì)文件兩種形式，電子文檔作為檔案軟件的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)。

案卷皮采用220g單層無酸牛皮紙板雙裱壓制，文件裝訂順序依次為卷皮—卷內(nèi)目錄—文件材料—備考表—卷皮，采用三點一線的裝訂方法。案卷皮、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表格式按照統(tǒng)一規(guī)定的模板形式。

圖紙按照A4幅面大小折疊，裝訂的圖冊執(zhí)行GB/T10609.3—1989《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》。聲像資料刻制光盤，照片印制成標(biāo)準(zhǔn)20cm，并附說明，裝訂于國家檔案局指定的標(biāo)準(zhǔn)照片冊內(nèi)。紙質(zhì)文檔的電子文檔同時一并收集整理。

4 檔案類別和保管期限

工程檔案類別主要包括工程建設(shè)前期與建設(shè)管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、機電設(shè)備材料文件、安全監(jiān)測文件、財務(wù)與資產(chǎn)管理文件、科研項目文件,運行、試運行及完工驗收文件。保管期限分為永久和長期。

5 工程檔案軟件管理

科技檔案管理軟件，檔案資料錄入微機，實行計算機管理，是管理和應(yīng)運南水北調(diào)中線配套工程檔案的必要手段。

將配套工程的各個干渠進(jìn)行科學(xué)、合理分類，編制檔號；根據(jù)現(xiàn)有工程項目，檔號分為四級，以【項目號】-【二級項目號】-【三級項目號】-【案卷號】形式體現(xiàn)。

6 檔案人員培訓(xùn)

項目開工前，聘請專家對各標(biāo)段施工單位、監(jiān)理單位，建設(shè)管理委托單位的技術(shù)人員、資料管理人員進(jìn)行專題培訓(xùn)。

工程建設(shè)過程中以抽查帶培訓(xùn)的方式，重復(fù)對各個項目，各標(biāo)段施工單位的檔案收集整理進(jìn)行檢查、督導(dǎo)，責(zé)令按期進(jìn)行整改。

7 檔案設(shè)備

項目法人設(shè)有專人負(fù)責(zé)工程檔案管理，建立了工程檔案庫房，配置了檔案裝具、微機、打印機、消防器具。

8 檔案工作的科技化現(xiàn)代化管理手段

8.1 建立健全管理制度

建立健全檔案管理工作制度和領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督責(zé)任制，配足檔案管理人員，更好地為工程建設(shè)服務(wù)。

8.2 完善檔案管理辦法

石津干渠分段多，實施分段施工，穿越鐵路、公路的工程眾多，建設(shè)進(jìn)程、建設(shè)工期、建設(shè)管理體制不同。針對此情況，進(jìn)一步修正、補充原有檔案管理辦法。

8.3 加強檔案管理培訓(xùn)

工程建設(shè)初期，項目法人單位應(yīng)及時對工程項目委托單位的檔案管理專職人員，施工和監(jiān)理單位技術(shù)人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，重點培訓(xùn)監(jiān)理單位檔案專職人員。監(jiān)理單位應(yīng)對項目法人負(fù)責(zé)，對施工期各施工單位進(jìn)行有效檢查和督促，有利于提高各個施工單位工程檔案管理水平，提高工作效率。

8.4 建立檔案管理示范點

針對南水北調(diào)中線配套工程跨越不同設(shè)區(qū)市、施工標(biāo)段多的特點，依托工程項目的劃分情況，采取對每個工程項目委托單位建立1～2個檔案管理示范點。挑選1～2個檔案資料收集、整理齊全，組卷規(guī)范的單位，作為樣板，以便各施工單位相互學(xué)習(xí)，提高檔案管理水平和管理質(zhì)量。

8.5 檢查和整改有側(cè)重面

工程項目劃分申報和審批文件，建筑原材料出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗單及試驗報告，質(zhì)量檢驗材料、各階段工程質(zhì)量評定材料，隱蔽工程驗收記錄，質(zhì)量缺陷報告，設(shè)計變更材料，施工圖、竣工圖編制說明，反映工程建設(shè)原貌及建設(shè)過程中重要階段或事件的聲像材料等，進(jìn)行重點檢查，通報責(zé)令限期整改。

8.6 穿越鐵路、公路、油田工程的檔案管理

對于穿越鐵路、公路、油田等工程檔案，需要區(qū)別對待。穿越工程雖涉及各個配套干渠，但有可能先于干渠工程建設(shè)完成。例如，南水北調(diào)中線配套工程穿京石、石武客運專線保護涵工程，穿越了廊涿干渠、邢清干渠、石津干渠、保滄干渠，并先于保滄干渠、邢清干渠整體工程建設(shè)和驗收，在工程檔案管理上，檔號單獨編號，形成一個獨立分支，便于今后類似工程檔案管理。

8.7 工程檔案科技化、現(xiàn)代化管理

根據(jù)南水北調(diào)中線配套工程建成后省級運行管理處與各市運行管理所的地理分布特點，實行工程檔案計算機聯(lián)網(wǎng)管理十分必要。注重電子文檔與紙質(zhì)檔案同時收集、整理歸檔。紙質(zhì)文檔經(jīng)過掃描、拍照等形式形成電子文檔，配備遠(yuǎn)程共享檔案管理軟件，對電子文檔進(jìn)行應(yīng)用與管理，有利于工程建成后的運行維護管理。

［1］GB/T11822—2008，科學(xué)技術(shù)檔案卷構(gòu)成的一般要求［S］.

［2］GB/T10609.3—1989，技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法［S］.

［3］南水北調(diào)中線干線工程建設(shè)管理局.南水北調(diào)中線干線工程檔案工作手冊［K］.北京：中國水利水電出版社，2012.

［4］河北省南水北調(diào)工程建設(shè)委員會辦公室、河北省南水北調(diào)配套工程規(guī)劃［R］.2008.