公路內業資料的整理和歸檔

何家菊

(貴州路橋集團第三工程有限公司)

隨著我國公路建設的加快，公路施工企業越來越多，公路內業資料就顯得相當復雜，因而公路內業資料的整理與歸檔就成為社會各界關注的一項重要工作。公路內業資料關系到工程質量的檢驗，但是在其整理與歸檔中依然存在一些問題，如格式不夠規范，某些文件丟失等，這就造成工程竣工后質量檢驗的困難，也就不利于公路建設的發展，因而必須做好工程內業資料的整理與歸檔。

1 公路內業資料的涵義和作用

1.1 公路內業資料的涵義

公路內業資料是指在公路施工建設過程中產生的各種形式的信息記錄，主要以文字、表格、設計圖等形式呈現，包括施工方案、圖紙會審記錄、技術交底記錄、施工材料質量合格檢驗報告、施工過程中遇到的非正常情況記錄、施工過程中遇到的質量補救問題證明文件等。公路內業資料形成于施工準備階段、施工階段和交工驗收階段，對每一條信息記錄都有嚴格的要求。

1.2 公路內業資料的分類

(1)施工準備階段。施工準備階段內業資料主要有施工方案、圖紙會審和技術交底記錄、原材料質量證明、施工設計圖紙和批準文件等。施工方案是公路工程開工前申請報告的主要附屬材料，必須經過上一級技術負責人的審批才能產生效力，要填寫審批表，對工程造價、施工部署、質量要求、工期要求都要有嚴格的材料進行說明，施工技術方案和施工節約方案要進行詳細的計劃安排;圖紙會審和技術交底記錄要有文字記錄，雙方要有簽字的手續，在歸類時圖紙會審要按照工程歸類，技術交底要按照報告附件歸類;原材料質量要有質量說明書和檢驗報告，凡使用新材料要有生產許可證、鑒定證明等，材料使用前要進行自檢，在歸類時可按照批準的使用日期或者單位工程進行分類;施工設計圖和批準文件要齊全和規范，一般按照分項目工程進行歸類。

(2)施工階段。施工階段內業材料包括施工試驗報告、隱蔽工程檢驗報告、工程質量檢驗報告等。施工試驗報告和隱蔽工程檢驗報告可由工地實驗室集中管理，要進行收集、整理并建立臺賬，施工記錄要以分部工程進行收集;工程質量事故報告和處理的資料要統一向上級部門進行報告，要嚴格填寫質量事故記錄，將質量事故的內容、處理方法、損失情況整理清楚，要符合分數和格式要求。

(3)交工驗收階段。建工驗收階段內業資料包括竣工圖和竣工驗收單、竣工質量核檢書。要在竣工圖上注明圖紙設計變更情況，按照單位工程進行收集和整理分類，要有批準更改設計的編號，方便以后進行查閱;竣工驗收單和竣工質量核檢書要按照列目歸類。

1.3 公路內業資料的作用

公路內業資料是公路工程施工過程中的完整和真實記錄，對工程竣工后的質量檢測起著重要的的作用，是工程交工驗收和質量評價的重要依據，對公路內業資料的整理與歸檔影響著公路施工的質量和公路工程的施工管理水平，對我國公路建設起著不可替代的作用，因而必須加強公路內業資料的整理與歸檔。

2 公路內業資料整理與歸檔中存在的問題

2.1 公路內業資料整理與歸檔中存在的主要問題

公路工程施工過程中要求公路內業資料的完整、規范、真實的記錄施工的全過程，包括原始資料與實際施工內容相符、數據真實可靠、手續齊全、填寫規范，但是在公路內業資料的資料整理與歸檔中卻存在如下問題:施工資料在施工過程中丟失;施工材料書寫不規范;施工材料驗收手續不齊全;施工圖紙編制不規范;施工資料數據與原始資料數據不符等。

2.2 產生公路內業資料整理與歸檔問題的原因

(1)公路施工單位對內業資料重視度不夠。公路施工單位大都重外業輕內業，對資料管理的重視度不夠，甚至在交工前臨時整理施工材料，從而導致內業資料不系統、邏輯性差、錯誤百出。

(2)公路施工單位管理制度不健全。有的公路施工單位管理水平比較低，也沒有健全的整套管理制度和規范的整理標準，這就造成沒有專門的人員對施工準備階段、施工階段和交工驗收階段的資料進行及時和系統的整理，從而耽誤了內業資料整理的最佳時間，以至于在后來的整理中造成資料的缺失、不完整。

(3)公路內業資料管理人員素質低下。公路內業資料整理和歸檔人員自身的素質較低，對國家檔案法和檔案管理規定不熟悉，檔案意識和責任心缺乏，也不具備資料整理與歸檔的專業知識，不能對公路內業資料進行系統有效的管理，而且施工人員參差不齊，不能對資料整理形成統一的格式。

(4)公路施工單位的頻繁調動。在公路工程施工過程中，專業的施工隊調動會比較頻繁，每個施工隊可能專門負責一個項目或子項目，在項目結束后他們會撤離施工現場，從而使內業資料不完整、邏輯性差，甚至某些資料缺失。

3 加強公路內業資料整理與歸檔的措施

3.1 公路內業資料的整理

(1)對公路內業資料的整理要符合一定的要求

綜上所述，在水利工程建設過程中一定要加強對水利工程建設質量與安全的監督管理，并且根據存在的質量與安全問題采取相應的改進措施，構建有效的水利工程建設質量與安全監督管理體系，促進我國經濟的發展，提高我國人民的生活水平。

對公路內業資料的整理要“完整”、“準確”、“真實”，“完整”是指內業資料要齊全，不缺少各個項目和各個施工階段應有的文件資料;“準確”是指要保證內業材料內容和數據的格式上準確無誤;“真實”是指內業資料數據的真實可靠，能夠把原始資料和實際施工資料數據一致。

(2)對公路內業資料的整理要貫穿整個施工過程

項目負責人在工程施工準備階段就應該做好內業資料的整理準備工作，一直到工程竣工。項目負責人要安排專門的資料整理人員對施工過程中的材料進行整理，從收集、整理、歸檔，每個過程都要規范細致，防止因為施工混亂造成的資料丟失;項目負責人要負起責任，保證收集資料的真實可靠，要對資料嚴格審查，保證資料收集和資料整理同步進行。

(3)建立一套完善的公路內業資料管理制度

①要根據實際情況制定適合本公路工程項目的管理規定，明確施工單位、監督單位對公路內頁材料的職責，分工明確;②要制定一套適合本工程項目資料的表格和樣本，以便在工程施工的整個過程中都要有規范的依據和格式要求;③要制定一套科學完善的管理制度，制定一定的工作細則和借閱制度，從制度上對資料管理進行規定，只有加強業內資料的有序管理才能保證內業材料的期權和規范。

(4)注重對工程實體材料和試驗材料的整理

①施工過程中要根據施工和報檢資料的順序，從分項目到分部，再到單位項目都要進行積累和羅列，一直到工程結束后;②要整理好原材料試驗數據資料，如水泥、砂石、鋼筋等要根據品種、規格加以排列，要對各類混合料的構成進行試驗，并以施工時間順序加以排列;③要對竣工圖表、工程管理文件、質量控制報告和施工記錄等進行整理，包括會議記錄、施工照片、影像資料等都要進行整理。

①簽字的人員要按照統一的格式，設計的圖紙要按照統一的標準和規范;②數據資料要經得起推敲，公路混凝土的混合比例、鉆孔和鉆孔深度在數據上要有一定的邏輯關系;③資料中不得有數據錯誤、涂改的痕跡，不能漏填，并且要對填寫使用的紙張大小、格式進行嚴格規定，方便進行管理和整理歸檔。

3.2 公路內業資料的歸檔

(1)公路內業資料歸檔的基本要求

公路內業資料歸檔有很多具體的要求:①對于公路工程，要對每一個自然段落進行分別建檔，試驗資料要進行單獨建檔，實驗室除了給各個部門用作報驗的材料之外，都要完整無缺的保存內業資料的原件;②公路工程竣工之后要對內業材料進行編碼，并加上目錄索和封面引進行歸檔，要防止紙張上的金屬物(別針、訂書釘等)對檔案的破壞，要防止紙張霉變。

(2)重視檔案知識的宣傳教育，提高歸檔人員的素質

①要加強對公路內業資料基本知識的宣傳和教育，對資料歸檔人員進行系統的培訓，尤其注重原始資料簽證操作方法、施工材料的整理編制、工程項目的驗收等的培訓，確保資料歸檔時的真實、規范;②公路內業資料歸檔人員要加強自身的學習，平時學習專業的歸檔知識，掌握內業資料管理的基本方法和原則，掌握科學的管理技能，不斷提高自身的文化水平和專業知識;③熟悉歸檔的基本程序，做到管理工作的科學化、標準化和規范化，防止在歸檔過程中出現不必要的失誤。

(3)注重公路內業資料中電子檔案的管理

隨著科技的進步和計算機技術的發展，辦公逐漸出現自動化和無紙化，在公路施工過程中起草的文件、設計的圖紙等很多已經是電子格式，這就要求加強內業資料中電子文件的管理，包括反映工程面貌的照片、錄像等，如果這些資料不及時進行管理和歸檔很容易進行丟失，從而造成公路施工工作難以開展，在竣工后無法對公路工程進行質量檢測，因此必須加強對電子檔案的管理，管理人員要加強計算機和先進技術的學習。

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