淺談高職院校學籍檔案的作用與管理

高 煒

（延安職業技術學院，陜西 延安 716000）

一、高職院校學籍檔案管理工作的現狀

（一）對學籍檔案重視的意識不夠

學籍檔案是高校檔案重要的組成部分，它直接影響到一個學校的教育質量和管理水平。國家歷來對檔案工作極為重視，早在1956年國務院就發文強調：“檔案工作是一項專門業務，又是一項機要工作……因此各級國家機關的領導人員必須予以足夠的重視。……使它能在國家的各項建設中發揮應有的作用。”［1］然而，現在不少高校的檔案管理部門或有關管理人員對學生的學籍檔案重視程度不夠，學生入校后沒有及時收集、歸檔和注冊學生檔案信息，致使學籍檔案管理工作嚴重滯后，造成了部分學生的學籍檔案的缺失；學生對自己的學籍檔案重視程度也不夠，不懂得檔案的重要性，進入新學校后，沒有及時將自己的中學檔案交學籍檔案管理部門，有的學生檔案信息錯誤沒能及時修正，造成了學生檔案的遺漏或錯誤。它只會嚴重地影響高職院校的教學質量和學籍管理，也會對后期社會使用人才帶來不良影響。

（二）學籍檔案材料不全

根據教育部有關規定和學校實際，學籍檔案包括學生的中學檔案（高考檔案）、入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留（降）級、轉專業與轉學、休學、復學與退學、應征入伍、在校思德表現及教師評價以及畢業資格與授予學位資格的審核及證書發放等。但目前個別高職院校的學籍檔案材料嚴重不全，檔案內除了裝有學生登記表、考試成績表等少數材料外，其他學籍材料一概沒有，這也給學校的教育質量和學生管理以及社會服務帶來了負面影響。

二、高職院校學籍檔案的特點

學籍檔案是學生在校期間思想政治、學習、生活、社會實踐等方面的原始記錄，其特點主要表現在以下幾個方面：

（一）內容復雜，涉及面廣

學籍檔案涉及面非常廣泛，包括學生信息、學習成績、思想表現、應征入伍、升留級狀況、社會實踐、畢肄業狀況等等內容，可以說學籍檔案種類繁多，復雜多樣。檔案管理人員應當從多方面收集整理，這樣才可以使學籍檔案得以完善。

（二）呈現連續性和周期性

學生在校就讀一般不會少于3年，只有對其連續收集、整理相關資料，最終才可形成完善的個人學籍檔案。檔案管理人在完善個人學籍檔案時切不可分割或丟失任何時期的資料內容，否則就會造成學籍檔案的不完整。

（三）分布廣泛

學籍檔案分布在學校的許多方面，如教學、學生管理、后勤服務、組織社團、實訓基地等很多部門都會有學生信息留存，這些信息都會成為學籍檔案材料。

三、學籍檔案在高職教育中的作用

（一）完善的學籍檔案是教育秩序得以保障的重要依據

教育關乎國家的興衰存亡，而檢驗教育的核心標準就是教育質量。完善的學籍檔案，為教育質量的提高提供了重要依據。教育教學離不開學籍檔案，學籍檔案又靠教育教學來拓展，二者相互促進，緊密相連。教師上課，需要掌握學生的大量信息，了解學生的基本情況，如此才能做到教育有的放矢。要有的放矢的教育，就離不開學籍檔案。具備了完善的學籍檔案，教育質量的提高就有了一定的保障。

（二）完善的學籍檔案是學生管理工作水平得以提高的重要參考

學籍檔案是學生就讀期間所有表現的全程記載，通過學籍檔案可以全方位反映學生的成長狀況，讓學生管理人員對學生有了全面了解，也是學生綜合素質的整體反映。通過學籍檔案，學生管理人員還可以從中發現學生管理制度是否恰當，工作任務是否完成，培養目標是否達到。

（三）完善的學籍檔案有利于教研水平的提高

教學研究是學校活動的重要內容。教研活動必須依賴大量的資料來進行，同時也會產生大量的信息，而檔案正是一個資料庫，它既可以為教研活動提供大量信息，又可以為教研活動儲存信息，為以后教研活動提供保障。通過檔案，教研人員可以從中發現教研活動開展的情況，總結出優勢和不足，為教育教學質量的提高提供參考依據。

（四）完善的學籍檔案可以為民生和社會提供服務

檔案的功能之一就是利用。“建立方便人民群眾的檔案利用體系”［2］55已為檔案的利用工作指明了發展方向。學籍檔案是學生在校期間綜合表現的全程記錄，是學生的思想素質、知識淵博程度、個性特征、身體素質、社交能力、實踐技能等方面的真實反映。這就為社會了解、選用、提拔人才提供了重要的參考依據。同時，檔案還可起到備份作用，有利于社會在需要查考時作為憑證進行驗證，也為學生本人在今后需要時作為證明的憑證。

四、加強高職院校學籍檔案管理的策略

檔案保管工作是檔案管理工作的一項重要的基礎工作。學籍檔案是學生在校期間最原始的真實憑證，學校要采取有效措施，防止與克服各種自然的、社會的不利因素對學籍檔案的損毀，切實做到學籍檔案的完整和安全歸檔，使學籍檔案的管理更加科學規范。

誠然，學籍檔案的管理有一定的難度。首先，收集面廣量大；其次，類別雜數量多，保管時占用空間大；再次，學生在校時間長，檔案收集周期跨度大。

提高學籍檔案的管理質量，要注意以下幾個方面：

（一）增強學籍檔案管理意識，建立統一信息管理平臺

隨著職業院校教育改革的不斷深入，學籍檔案管理的現代化建設已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應新形勢發展的需要，就要從上到下增強學籍檔案的管理意識。一方面，學校領導要充分認識到學籍檔案管理在學校教育中的價值、地位和作用，意識到學籍檔案管理在教育質量和學生管理以及社會服務中的重要性，另一方面，作為學籍檔案管理人員，必須要不斷更新檔案管理理念，充分認識到學生在校的每一種表現都是學籍檔案應該收錄的內容，要突出檔案管理的全面化、信息化、服務化功能，實現學籍檔案的綜合分析和深度利用，讓學籍檔案的價值得以更好地彰顯。

（二）建立學籍檔案電子文件歸檔制度

由于學籍檔案周期長、數量多，紙質檔案必然要占用很大的空間，這給保管和利用都帶來了困難；而電子檔案既可收藏大量信息，占用空間小，又便于查閱利用。因此，檔案管理部門應當建立紙質和電子并存的學籍檔案管理制度，充分保證學籍檔案管理的全面化和信息利用最大化。

學籍檔案是學生在校期間綜合表現的真實記錄，它對學生本人、學校和社會都有重要作用。因此，高職學校檔案管理要不斷探索新的管理方法，使學籍檔案為培養人才發揮更大作用。

（三）嚴格畢業生檔案轉遞制度

學籍檔案是學生在校期間的綜合表現的最原始記錄，也是社會利用人才時最早參考的憑證之一。學校檔案管理部門就要嚴格畢業生的檔案轉遞工作，建立嚴格的檔案轉遞制度，嚴格按照檔案轉出的程序進行檔案轉遞，以免造成學生檔案在轉遞過程中的丟失或泄密改動。重要的學籍檔案材料，檔案部門還應當做好備份，如畢業生登記表、學生成績總表、畢業生基本情況表、畢業證書登記表。這樣既有利于學校的學籍管理，又安全地服務了學生，也為今后用人部門考察人才提供了可靠的依據。

（四）加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質

只有不斷地提高檔案管理人員的素質，學籍檔案管理的科學化、現代化才能夠實現。高職院校必須采取有效措施，切實重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專業培訓，使他們的管理水平和業務水平及個人的思想政治素質適應新形勢下的檔案管理需要。

1.在思想政治方面，學籍檔案管理人員要努力學習黨的路線、方針、政策，樹立愛崗敬業精神，做到勤業從事學籍檔案管理工作。

2.在業務方面，學籍檔案管理人員首先要熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和法規，其次要努力學習檔案管理方面的專業知識和技能，能夠熟練地掌握計算機等現代化管理設備，做到精業從事學籍檔案管理工作。

3.建立穩定的學籍檔案管理隊伍

學籍檔案的歸檔管理是一個周期性的工作，它涉及的內容多，時間跨度長，收集歸類復雜，這就要求檔案管理人員相對要穩定，否則學籍檔案的管理必然會出現斷層。因此建立相對穩定的學籍檔案管理隊伍就顯得極為重要。

總之，高職院校學籍檔案管理是一項提高學校教育質量、嚴格學生管理、健全學生個人成長記錄、服務社會利用的綜合性工作，它涉及了學校、學生和社會等方方面面的利益，只要學校領導和檔案管理部門（管理員）能夠不斷提高檔案管理意識，檔案管理人員能夠不斷地提高自己的管理水平，學籍檔案管理的科學化和現代化就能夠上一個新的臺階。

［1］國務院.國務院關于加強國家檔案工作的決定［Z］.1956－04－16.

［2］李文以.敢問路在何方——對檔案編研的思考［J］.檔案管理，2000，02.