勘察設計型企業的知識管理研究與實踐——以中鐵二院專業知識庫管理系統為例

張潔茹

中鐵二院工程集團有限責任公司信息技術中心，四川省成都市 610031

引言

中鐵二院工程集團有限責任公司是我國大型勘察設計企業中的龍頭單位，屬于知識密集型的企業，隨著國內高速鐵路、地鐵建設的快速發展和信息化建設的不斷推進，企業每天都在不斷接觸、掌握和創造越來越多的知識，知識已經成為中鐵二院獲得持續競爭優勢的核心動力。

1 知識管理的必要性

一個企業擁有和能夠利用的知識種類、數量和質量，將直接決定它的產出、績效和競爭地位。如何能夠更好地實現知識的積累、傳承、共享、利用和創新？企業迫切地需要管理階層采取一系列科學的管理手段和方法加以應對，提高企業駕馭知識的能力，這就是所謂的知識管理。

知識管理的目標就是力圖能夠將最恰當的知識在最恰當的時間傳遞給最恰當的人，以便使他們能夠做出最準確的決策。只有加強企業內部知識資源的充分開發和利用，增強企業創新的深度和廣度，才能獲得更大的經濟效益，推動企業的可持續發展。

中鐵二院充分認識到了知識管理的必要性，在國內設計院中，是少數真正有意識的進行知識管理實踐的企業，較早便開始了知識管理的步伐，并且肯花費成本，投入技術和資金不斷地摸索和嘗試實踐的方式，開展全方位的知識管理。

2 知識管理面臨的困難

由于中鐵二院存在人員眾多（目前已達6000多）、涉足技術面廣（鐵路、公路、地鐵以及市政建設等）、專業多（43個技術專業）、分支機構多（全國各地分支機構21處）、臨時性項目部多等特點，實施知識管理所面臨的難度很大：

(1)知識分散，難以獲取

中鐵二院多年來積累下來的項目成果和專業技術資料，由于企業自身的各生產單位、子公司或項目部在地理上分散，企業涉及的專業眾多，涉及的技術面廣，往往以項目化的形式由專人負責整理和匯總，缺乏有效的收集管理，仍然有很多資料（特別是中間過程資料）散落在各個單位、各個設計人員手中。

(2)知識管理模式較混亂

各個單位對于項目成果資料的管理模式不同，沒有形成統一的標準。很多資料管理人員缺乏專業知識，對于收集到的技術資料只是單純的進行存儲，并沒有在此基礎上進行歸納整理和提煉、沉淀，更不要說梳理出企業的知識體系。

(3)知識的共享和傳遞

企業缺乏一個知識共享的平臺，應該以何種模式開發和搭建共享平臺，既要確保知識共享平臺本身的優良性，又要保障共享平臺的使用能夠達到預期的效果。在短時間內做到知識的共享不是件容易的事，企業內部也存在競爭，人人都愿意從別人那里獲得知識，卻不愿意將自己所擁有的知識拿出來進行共享，認為共享可能會降低自己的競爭力。

(4)知識產權的保護

知識的共享和保密是一個沖突。如何讓知識被正確的人獲取，同時減少管理的復雜性，是企業知識管理的一個難題，在提倡知識共享的同時也要想辦法做好對知識產權的保護。

(5)知識的利用

近幾年設計院承接了大量的高速鐵路、地鐵建設項目，繁重的生產任務需要大批的具有一定設計經驗的專業人才來完成，但是目前培養人才所花費的成本較高、周期較長。傳統的效率低下的紙介質的資料管理模式，嚴重制約了設計人員獲取知識資源的效率，減緩了將知識轉化為生產力的過程。

3 中鐵二院知識管理的實踐

企業的知識庫是知識管理的基礎，知識管理又需要借助于信息化技術來實現。中鐵二院信息技術中心采取開展座談會、問卷調查等方式先后對十多家下屬生產單位和子公司的知識資源、管理現狀、規章制度等進行了深入的調研，決定通過建設和推廣“專業知識庫管理系統”來打造一個企業信息共享和知識創新的平臺，借助信息化手段提升知識管理的水平。

3.1 系統建設的總體規劃

考慮到“專業知識庫管理系統”建設的復雜程度，應用人員的范圍廣、層次多，涉及的管理業務非常關鍵，我們采取“統一規劃、分步實施、逐漸深入、改進提高”的原則，計劃分三期開展實施建設工作：

第一期主要實現對中鐵二院集團本部以及各生產單位和子公司的圖文資料的收集、存儲、整合，實現這些知識資源的“可查、可用、可管”；第二期主要是進一步深化知識應用方面的需求，實現知識更方便的推送到工作人員桌面，促進知識的交流；第三期是在未來根據知識的積累，逐步建設人工智能型知識管理平臺，輔助企業知識的創新。

3.2 系統建設的目標

“專業知識庫管理系統”的建設目標是采用C/S與B/S相結合的網絡技術架構，實現中鐵二院所有單位的專業技術資料和項目資料的電子化、網絡化、標準化的歸檔管理，實現資料目錄結構的分級、分專業靈活定制。同時根據用戶角色、專業不同對資料借閱進行嚴格的權限管理，提供靈活的借閱審批定制流程，提供高效的搜索引擎、全圖全文檢索和輔助決策的統計分析功能。

3.3 系統的部署模式

由于中鐵二院分支機構眾多，各二級生產單位、子公司和項目部遍布全國各地，難以實現數據的集中管理和最終匯總，我們采用多服務器、多數據庫的異地分層式的分布式部署方式，更加符合大型勘察設計企業“跨子公司”、“跨單位”的管理模式和使用習慣。

圖1 系統部署示意圖

各地的分服務器由下屬各單位自行管理，通過位于中鐵二院總部的中央服務器可以實現對各地所有分服務器的集中管理和數據同步，不受地域與時間上的限制，數據在傳輸過程加密，支持多應用服務器并行，實現負載均衡，滿足大用戶并發操作。通過中央服務器集中管理的功能，最終可以實現整個中鐵二院各部門知識資源的互通互聯，實現全院的知識共享，為整個中鐵二院的知識管理打造一個良好的信息共享平臺。

4 系統的管理和應用模式

（1）規范知識庫的目錄架構

各單位根據工作性質的不同，可以在系統內創建獨立的目錄架構，比如一級基礎資料庫可以設置為“標準圖、通用圖、參考圖”，“標準規范”，“項目庫”，“實物庫”，“技術規定辦法”等，二級目錄、三級子目錄又分別按照項目名稱、職能部門、年份時間等多種劃分方式相結合的方法進行靈活定制，形成各單位各具特色的目錄架構，最終形成中鐵二院總體的知識體系。這種劃分方式直接面對知識的使用者，以各單位廣大員工的意愿和使用習慣，作為知識的傳遞和應用的引導，提高了知識利用的有效性。

圖2 系統C/S端界面

圖3 系統B/S端界面

（2）知識資源的收集管理

各單位設置專職的系統管理人員，負責資料整理、權限設置和運行維護工作。此外我們還采取了分級、分專業的多點資料整理及收集的模式。由于中鐵二院項目眾多，涉及的專業眾多，目錄架構復雜，再加上部分單位的管理員對有些專業不太熟悉，管理員通過設置臨時管理員的形式，將基礎資料庫中的部分權限暫時地下放給項目總體或各專業的項目負責人，由這些專業設計人員在規定期限內自行整理上傳資料。

（3）統一和標準化過程

知識的標準化是知識管理的應用基礎，通過將企業的核心知識全面梳理、形成標準才能更好地傳播與復制。我們鼓勵各單位規劃“設計標準化模塊”，整理出設計標準化圖紙和文檔資料，在系統中按照一定權限開放共享，使公司內部員工，特別是一些新進員工受益匪淺，加快了他們理解與消化專業技術知識的過程，輔助企業加快了人才培養的進程。

（4）知識的共享和利用

設計人員通過使用“專業知識庫管理系統”，在網上即可完成對技術資料和項目成果資料（包含電子資料和實物資料）的高效查詢、借閱、審批、統計等一系列的操作。出于對知識產權的保護和資料安全性的考慮，我們在系統應用的初期將資料的安全級別設置的較高，并且對系統權限進行嚴格控制，跨單位、跨專業的資料借閱都需要多級審批。此外，系統對業務數據和操作記錄可以進行實時或者定時的信息提取、匯總、分類和統計，自動生成各種統計報表，提供給領導層和相關人員查看決策支持，以實現科學的管理。

（5）知識的梳理和創新

清晰的知識體系能夠促進知識共享與創新，各單位負責對本單位知識資源進行及時的整理分類，在此基礎上不斷整合，梳理出中鐵二院的企業知識體系。知識體系是動態發展不斷演化的，只有及時梳理才能使企業快速應對外部環境的變化。此外，我們還注重引進企業的外部知識和先進技術，邀請專家開展技術講座和培訓，鼓勵企業員工通過對現有知識的挖掘，對新知識的了解和再建，實現知識的創新。

5 系統的推廣應用

“專業知識庫系統”采用先示范、后推廣的實施方法，由信息技術中心牽頭以重慶院做為試點單位首先推廣應用，并就前期實施推廣階段遇到的問題，對知識管理模式進行合理的整合和改進。后期以重慶公司推廣應用的成功案例開展宣傳活動，同時組織各單位核心業務成員參與制定推廣應用方案，發布系統的管理辦法和規章制度，為系統在各單位的逐步滲透和應用起到了良好的推動作用。

截止到2012年12月，系統已經在中鐵二院下屬重慶院、電化院、通號院、地鐵院、建筑院、交通院等十家單位部署運行,系統目前正在按總體規劃推廣應用，將知識管理逐漸滲入到中鐵二院的所有生產單位、子公司和所有設計專業。該系統符合中鐵二院的知識管理習慣和使用模式，減輕了資料管理人員的工作負擔，使設計人員的工作效率得到了很大的提升，產生了顯著的經濟效益與社會效益，同時中鐵二院的企業知識體系也已經初具規模。

6 結語

“專業知識庫管理系統”不僅僅是一套信息管理系統，還是一種管理的思維、方法和體系，中鐵二院更致力于解決知識管理在我國勘察設計型企業中應用遇到的一些實際問題。現階段中鐵二院的知識管理還處于總體規劃的第一期階段，未來的發展必需進一步深化知識應用的需求：結合中鐵二院企業門戶系統，將知識推送到工作人員的桌面，實現知識找人；通過構建企業完整的知識地圖，實現人工智能型的知識管理平臺。知識管理的道路仍然需要我們不斷探索、不懈努力。

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