高等院校檔案標準化管理系統的設計與開發

管媛輝

(長春工業大學 信息傳播工程學院，長春 130012)

高等院校檔案標準化管理系統的設計與開發

管媛輝

(長春工業大學 信息傳播工程學院，長春 130012)

根據開發需求，高等院校檔案標準化管理系統主要應用于檔案基本信息管理，檔案統計查詢管理、檔案借閱管理。開發檔案標準化管理系統可使高等院校檔案管理人員更加高效地對職責范圍內各項工作的文件、檔案進行歸檔和管理，促進高等院校檔案管理人員提高水平、增強實力，并加快高等院校關于信息化建設的步伐，使各項管理更加規范化，效率化，安全化。本文詳細的介紹了高等院校檔案標準化管理系統的開發過程。

檔案;管理系統;標準化

為了更好的對高等院校的檔案進行管理，為了更好的保證檔案的完整性，規范高等院校對檔案管理的規范性，我公司決定開發高等院校檔案標準化管理系統。因此，檔案管理系統從單位檔案管理實際出發，在遵循國家標準和有關行業標準的同時，本著“以人為本”的原則，開發適合中小學實際特點的檔案管理軟件。

1 開發檔案管理系統的必要性

檔案管理系統將系統信息整體管理、檔案基本信息詳細設置、基本檔案的管理、檔案詳細查詢管理、檔案借閱信息管理、個人基本信息維護等管理有機結合在一起，有效地提高了檔案管理水平和效率。利用了先在流行的技術，在檔案管理過程中安全得到了保障，最大限度地保證了高等院校的正常工作。高等院校檔案管理系統可以極大地提高管理效率，在開發時充分考慮了的方便與靈活這兩個特性，既能實現對高等院校檔案的高效管理和控制。

2 檔案管理系統的功能需求分析

該模塊的功能就是實現系統初始化數據，從系統中，把初始數據以excel的形式批量導入(excel必須跟模版形式相同)。系統信息管理就是對系統的基本信息就行管理，日志管理、數據庫備份、數據庫還原。檔案基本信息設置就是對檔案的基本的信息進行設置，全宗設置、檔案類別。

檔案管理就是對檔案的現狀進行管理，收入檔案、移交檔案文檔的申請、刪除檔案基本信息、銷毀檔案文件的申請、檔案申請信息的審核、回收站管理等。檔案信息的統計查詢工作是對整個高等院校的檔案進行查詢，這樣可以大大提高檔案基本信息管理的效率，館藏檔案信息的查詢工作、檔案收入信息的查詢工作、檔案信息刪除查詢工作、檔案資料移交查詢工作、檔案資料借閱查詢工作、檔案資料借閱日記的查詢工作燈。檔案資料的借閱管理就是對檔案的借閱情況進行管理，檔案外借、檔案歸還、欲超期查詢、已超期查詢。

3 IBATIS的引入簡介

IBATIS入門很簡單，能夠好快的掌握，而且它查詢數據庫很方便，它能夠很快的與程序匹配，而且延續很好的SQL使用，對于沒有很高模型要求的作品來說，IBATIS是相當完美。IBATIS的缺點就是它是一個新的框架，它有自己很多的缺點，功能尚有很多缺失，雖然它們能夠匹配代碼，但是sql是一定要自己去書寫的的，工作量很大，而且在項目開發的過程中，想要快速的修改數據庫是一件非常困難的問題。當系統是屬于二次開發，沒有能力對數據庫進行修改和開發，那IBATIS的靈活性就充分的體現出來了，這就是它的優勢。

4 系統初始化

模塊的功能就是實現系統初始化數據，從系統中，把初始數據以excel的形式批量導入(excel必須跟模版形式相同)。

(1)系統信息管理。系統信息管理就是對系統的基本信息就行管理，日志管理、數據庫備份、數據庫還原。

日志管理:此功能可以按時間段統計出檔案電子稿的查閱情況，用以分析檔案利用率或追查重要檔案泄密原因。系統詳細記錄了檔案電子稿查閱日期、時間、查閱人等信息。數據庫備份:該功能是通過代碼實現數據庫的備份，方便用戶的管理，避免用戶因不熟悉數據庫而不能對數據庫進行備。數據庫還原:該功能是通過代碼在程序中實現對數據庫進行還原，增強了用戶對數據庫的可操作性。

(2)檔案基本信息設置。檔案基本信息設置就是對檔案的基本的信息進行設置，全宗設置、檔案類別。全宗設置:“宗”是根據國家檔案標準制定的，他是對檔案的基本進行管理，是一個統一的過程。檔案類別:這里把檔案進行了分類管理，通過樹形目錄結構，我們能夠很好的看清檔案的分類以及檔案類別的增刪改。

(3)檔案管理。檔案管理就是對檔案的現狀進行管理，收入檔案、移交檔案申請、刪除檔案、銷毀檔案申請、檔案申請審核、回收站。收入檔案:增加新的檔案。移交檔案申請:一個檔案從一個部門移交到另一個部門，為了規范對檔案的管理，這里對檔案的移交申請進行管理。刪除檔案:對作廢的檔案放如回收站。銷毀檔案申請:把過期的檔案進行同意銷毀，防止有意外，所有有銷毀申請。檔案申請審核:這里是增強檔案管理系統的安全性，對檔案移交申請，檔案銷毀申請進行審核?；厥照?對刪除的檔案進行管理，包括徹底刪除以及還原檔案的操作。

(4)檔案統計查詢。檔案統計查詢是對整個高等院校的檔案進行查詢，這樣可以大大增強檔案標準化管理的效率，提高館藏檔案查詢工作的基本速度、檔案收入信息查詢工作的效率、檔案信息刪除查詢工作、檔案資料移交查詢工作、檔案資料借閱查詢工作、檔案資料借閱日記查詢工作的效率均得以大幅度提高。

館藏檔案信息的查詢工作:是對學習內所有的檔案進行查詢，查詢出某一檔案的使用現狀以及所在部門等基本信息。檔案收入查詢:查詢出某一時間段檔案的收入情況。檔案刪除查詢:查詢出檔案刪除的時間以及刪除人，刪除理由等基本信息。檔案移交查詢:檔案從一個部門移交到另一個部門的情況進行查詢。檔案借閱查詢:了解檔案的現狀，增強對檔案的管理。檔案借閱日記查詢:這里是對檔案的借閱時間，借閱人，審批人，借閱理由等信息進行管理。

(5)檔案資料的借閱管理。我們將檔案資料的借閱情況進行系統化統一標準的管理，檔案資料外借情況數據、檔案資料的歸還、欲超期查詢的資料和已超期查詢的資料統一進行科學的管理。

檔案外借:對檔案的外借情況進行管理，對檔案進行外借等功能。檔案歸還:對外借的檔案歸還情況進行統計。欲超期查詢:對外借檔案沒有超過借閱時間的進行查詢。已超期查詢:對外借檔案查過借閱期限的檔案進行管理。

(6)個人信息維護。在個人信息維護功能模塊中，本人可以對自己的密碼進行修改，增強系統的安全性，還可以修改自己的個人信息。

5 系統數據庫設計

5.1 概念結構設計

由于本網站涉及的實體比較多所以在這里只列舉了以下幾個實體以及之間的關系。

檔案實體圖(見圖1)，管理員實體圖(見圖2)。

圖1 教師實體及其屬性

圖2 部門實體及其屬性

由各個實體及其之間的聯系形成的E-R模型圖，如圖3所示:

圖3 檔案、管理員和部門的E-R圖

5.2 數據表設計

在對數據庫對象進行介紹之后，下面將進行數據庫設計。本系統主要用到以下數據表:

(1)管理員信息表(manager)

表1 管理員信息表

(2)界面風格信息表(jmxxb)

表2 界面信息表

(3)借閱信息表(jyxxb)

表3 借閱信息表

(4)日志信息表(rzxxb)

表4 日志信息表

(5)全宗信息表(qzxxb)

表5 全宗信息表

(6)移交信息表(yjxxb)

表6 移交信息表

檔案管理系統的日常運行管理是為了保證系統能長期有效地運轉而進行的活動，具體包括系統運行情況的記錄、系統運行的日常維護。由于本項目是高等院校的管理系統，所以本系統部署在了高等院校信息服務中心的服務器上運行。

6 總結

經過精心設計，系統基本達到了前期提出的需求，實現了管理員對高等院校檔案的管理。但這個系統還有一些不足的地方。以后將在以下幾方面進行深入研究并進行智能化改進:

(1)從用戶角度理解需求:在需求分析階段中，僅僅“傾聽”用戶的需求是遠遠不夠的。因為用戶并非軟件專業人員，通常都無法完整描述需求。因此，作為需求分析人員，不能只作為需求的“了解”者，而應該作為系統需求“提出”者。在深入了解用戶業務流程的基礎階段上，應該站在用戶一面，將自己假設成用戶，關注用戶工作的細節，從用戶的角度，整理需求，將需求系統化、條理化、完善化，才能最大程度減少后期需求增加和更動。

(2)使用快速原型幫助用戶確定需求:在需求分析中后期，需求分析人員通常會拿需求分析報告與用戶進行討論，最終敲定需求。實際上，需求分析報告通常并不是很好溝通的工具。所以，必須找到一個簡單、直觀的方式，模擬系統最終實現的效果，讓用戶有直觀的感覺。

(3)設計要具有靈活性:無論需求階段做了多少工作，都無法完全避免需求變更的發生。如果在高校檔案標準化管理系統設計的初期，沒有對平臺有良好的架構和整體系統的思想做基礎，而只是在系統功能上勉強達到了暫時的需求應付了事，這樣如果系統整體需求一旦發生了變化，原來的整體框架就變得非常的不穩定，這樣的框架也是非常脆弱的，我們應該盡量避開這一點。

［1］辛運帷，饒一梅，張鈞.JAVA程序設計［M］.北京:清華大學出版社，2001.

［2］謝小樂(Henry Xie).J2EE經典實例詳解［M］.朱福喜，余振坤，譯.北京:人民郵電出版社，2003.

［3］石玉華，宋綺.科社網絡信息資源整合構想［J］.河南圖書館學刊，2005(5):7-10.

Design and Development of Standardized File Management System in Universities

GUAN Yuan-jun
(College of Information Communication Engineering，Changchun University of Technology，Changchun 130012，China)

According to development requirements，the standardized management system is mainly used in basic information management，statistics and query management，as well as lending management of files in universities.The development of the standardized management system can make managerial personnel archive and manage files and archives more efficiently，which promotes management staff to improve level，increase strength and speed up the pace of information construction，making the management more standardized，efficient and safe.This paper introduces the process of the development of the standardized file management system in universities.

file;management system;standardization

G271

A

1009-3907(2013)12-1617-05

2013-06-21

吉林省教育廳“十二五”科學技術研究項目(［2012］第120號)

管媛輝(1981)，女，吉林長春人，講師，碩士研究生，主要從事教育技術學及媒體與學習方向研究。

責任編輯:

張曉輝