淺談財務(wù)報銷發(fā)票的審核

建行江蘇省分行會計部 蔣旻

發(fā)票是單位或個人在購銷商品，提供或接受勞務(wù)、服務(wù)以及從事其他運營活動中開具的，收取的收付款憑證，是記載運營活動的原始證明，是財務(wù)核算的法定依據(jù)和原始依據(jù)，也是審計機(jī)關(guān)，稅務(wù)機(jī)關(guān)執(zhí)法檢查的重要依據(jù)。

財務(wù)報銷是財務(wù)會計核算的初始環(huán)節(jié)，財務(wù)報銷憑證是財務(wù)核算的原始憑證。發(fā)票作為一種重要的財務(wù)報銷原始憑證，它記錄經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)容，是財務(wù)管理的重要工具；是稅務(wù)機(jī)關(guān)控制稅源，征收稅款的重要依據(jù)。因此加強(qiáng)對發(fā)票合法、合規(guī)的審查，是保證會計信息質(zhì)量和財務(wù)收支真實合法的重要前提，是財務(wù)審核中必不可少的環(huán)節(jié)。

一、在財務(wù)核算工作中不符合要求的票據(jù)

在日常的具體財務(wù)核算工作中，不符合核算要求的票據(jù)主要有以下幾種：

(一)虛假發(fā)票

虛假發(fā)票，是指經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是真的但發(fā)票卻是假的。這類發(fā)票不是從稅務(wù)機(jī)關(guān)這唯一、合法渠道取得的，它是由單位或個人私自印制，偽造的發(fā)票，實質(zhì)上是假發(fā)票。在日常財務(wù)核算中，筆者發(fā)現(xiàn)定額發(fā)票中出現(xiàn)假發(fā)票的頻率較高，究其原因，定額發(fā)票的防偽程度不高，面額較小，印制成本較低。這些假發(fā)票的制造和使用擾亂了正常的財物秩序，為心術(shù)不正的人編造各類名目的報銷款項提供了便利，為開票單位的偷漏稅提供了便利。如果在審核中沒有及時發(fā)現(xiàn)這些假票，就會造成使用資金的單位有意識或無意識中成了這些不法經(jīng)營戶的同伙，不但使企業(yè)蒙受了經(jīng)濟(jì)損失，同時也使國家財政與稅收遭受了嚴(yán)重?fù)p失。

(二)過期、作廢發(fā)票

近年稅務(wù)部門為加強(qiáng)稅收管理，提高發(fā)票的自身防偽能力，不斷更新防偽技術(shù)和發(fā)票版本，對一些老版發(fā)票逐步停止使用，對于發(fā)票的使用規(guī)定和范圍也做出了很多改進(jìn)。比如稅務(wù)部門在2012年逐步取消了100元面額定額發(fā)票的使用，只保留20元以下面額的定額發(fā)票；并要求統(tǒng)一使用橢圓形的發(fā)票專用章。部分經(jīng)營單位由于老版發(fā)票還沒用完，存僥幸心理繼續(xù)使用過了使用期限的老版發(fā)票；而發(fā)票接受單位由于沒能及時接受這方面的稅務(wù)信息，容易忽視這些過期、作廢的發(fā)票使它們流入了財務(wù)核算流程中。

(三)陰陽發(fā)票

陰陽發(fā)票。是指發(fā)票是真的，但是反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是虛假的，是沒有真實經(jīng)濟(jì)事項支撐的虛開發(fā)票。這種發(fā)票是由單位或個人授意開具的，主要是為了套取、轉(zhuǎn)移和隱匿資金，形成“小金庫”，用于私下違規(guī)發(fā)放錢物，請客送禮甚至貪污腐敗。

(四)超范圍發(fā)票

有兩種情況：一是發(fā)票所開具的內(nèi)容超出了發(fā)票本身的使用范圍，如銷售貨物，企業(yè)沒有開具增值稅專用發(fā)票而是普通手工發(fā)票；二是發(fā)票所開內(nèi)容超出經(jīng)營者本身的經(jīng)營范圍，如煙酒食品店開出 “耗材”之類的發(fā)票。出現(xiàn)這種超范圍發(fā)票的原因一是有的開票單位利用不同發(fā)票類型的稅率不同達(dá)到使自己少繳稅的目的，二是有些單位或個人企圖利用這種方式蒙蔽審核人員視線，達(dá)到蒙混過關(guān)為自己謀取私利的目的。

二、不符合要求票據(jù)的辨別措施

針對上述各種類型的不合法、不合規(guī)票據(jù)，作為財務(wù)人員在審核中應(yīng)該從以下幾個方面著手加強(qiáng)對發(fā)票合法性、合規(guī)性的甄別。

對于假發(fā)票的識別，財務(wù)人員最直觀的做法就是“摸，看”。以原來廣泛使用的定額發(fā)票為例：假發(fā)票和真發(fā)票相比，紙張綿軟發(fā)脆，油墨色澤暗淡無光澤，字跡含糊不清，字間距不成比例，發(fā)票代碼和發(fā)票號碼直接印制，無層次感、平面感，發(fā)票印章較模糊等。使用這種方法要求財務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要求較高。如果通過“摸和看”還不能確定發(fā)票的真?zhèn)?，最直接、快捷的方法就是到?dāng)?shù)貒⒌囟惥W(wǎng)站上對有疑問的發(fā)票進(jìn)行在線查詢并獲得查詢結(jié)果。對于過期和作廢發(fā)票的識別，主要是通過加強(qiáng)對財務(wù)人員的稅務(wù)培訓(xùn)提高財務(wù)人員對發(fā)票的識別水平，對發(fā)票更新的信息及時加以了解。

對于陰陽發(fā)票的審核，主要依靠財務(wù)人員自身的實際工作經(jīng)驗，通過對報銷憑證附件的仔細(xì)審核，來確認(rèn)經(jīng)濟(jì)事項的真實性。如對于會議費，培訓(xùn)費的審核，要結(jié)合相關(guān)附件：如會議費審批單、會議人員簽到單，培訓(xùn)通知，培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員簽到等；對于辦公用品，耗材的審核，要注意發(fā)票是否與所附清單相符合，在一般情況下普通發(fā)票商品名欄不能填寫大類名，應(yīng)填寫具體的商品名稱，如商品數(shù)量較多，必須附有商品明細(xì)的清單，且加蓋與發(fā)票上相同銷售單位的發(fā)票專用章或財務(wù)專用章。

對于超范圍的發(fā)票，主要還是依靠財務(wù)人員日常工作積累的經(jīng)驗，結(jié)合發(fā)票內(nèi)容、開票單位名稱，發(fā)票類型進(jìn)行審核。如果遇到疑問的，需要通過對其營業(yè)執(zhí)照中經(jīng)營范圍的核實來保證經(jīng)濟(jì)事項的真實性。

導(dǎo)致財務(wù)報銷憑證不合規(guī)、不合法的原因是多種多樣的，主要有兩個方面：主觀上某些個人被經(jīng)濟(jì)利益所驅(qū)使，鉆財務(wù)管理漏洞，利用原始報銷憑證做文章，通過虛構(gòu)經(jīng)濟(jì)事項列支開銷，套取、轉(zhuǎn)移、隱匿資金，私設(shè)小金庫從中謀取私利和用于違法違紀(jì)開支；客觀上經(jīng)辦人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)欠佳，稅務(wù)知識缺乏、缺少一定的責(zé)任心，依靠自身未能對經(jīng)手的財務(wù)報銷憑證的真實性和合規(guī)性加以甄別。

為了加強(qiáng)財務(wù)管理，防范核算風(fēng)險，保證會計信息和經(jīng)濟(jì)事項的真實性，財務(wù)部門應(yīng)該建立相關(guān)制度、明確職責(zé)，制定入賬發(fā)票真?zhèn)螌徍酥贫龋蠼?jīng)辦人對經(jīng)手的每一張報銷發(fā)票進(jìn)行真?zhèn)螌彶?，在票?jù)上注明查驗意見，并承擔(dān)責(zé)任；同時加強(qiáng)稅務(wù)票據(jù)知識培訓(xùn)，提高發(fā)票經(jīng)手人和財務(wù)審核人員鑒別真假發(fā)票的業(yè)務(wù)水平，從源頭上對入賬發(fā)票嚴(yán)格把關(guān)；認(rèn)真總結(jié)、長效保持，積極探索從制度和機(jī)制上遏制違法票據(jù)使用與報銷的有效途徑，對財務(wù)報銷發(fā)票監(jiān)管工作中出現(xiàn)的新情況和新問題進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)，深入分析，建立財務(wù)發(fā)票監(jiān)管的長效機(jī)制，通過層層把關(guān)加強(qiáng)財務(wù)風(fēng)險防范。