基于工作流的圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)研究

王 佳

(廣東外語藝術(shù)職業(yè)學(xué)院圖書館，廣東 廣州 510640)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，我國各類圖書館信息化和數(shù)字化建設(shè)也在逐步推進(jìn)。但是，各圖書館雖然購置了計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，建立了具有一定規(guī)模的數(shù)字資源版塊，但數(shù)字資源管理工作的規(guī)范化程度、管理質(zhì)量和管理效率，并未得到明顯地提高。大多數(shù)圖書館對數(shù)字資源的管理仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式，管理工作較為混亂，標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。因此，根據(jù)圖書館數(shù)字資源管理的實(shí)際需求設(shè)計(jì)一套完善、規(guī)范的圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)勢在必行。

1 工作流的概念

工作流的概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動化的應(yīng)用范圍。所謂工作流(Workflow)，就是“業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動化”。它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過程自動進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)某個預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)，或者促使此目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)”。

2 工作流技術(shù)的研究現(xiàn)狀

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，有關(guān)工作流應(yīng)用的研究也漸漸多了起來。在該研究的學(xué)術(shù)論文方面，筆者在2013年3月1日利用“中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)”對1994～2012年發(fā)表的該方面學(xué)術(shù)論文以“檢索項(xiàng)=主題”、“檢索詞=工作流”、“匹配方式=精確”為條件進(jìn)行了檢索。從檢索的結(jié)果來看，關(guān)于“工作流”方面的研究論文共有8，710篇，其中在2007年發(fā)表的最多，檢索結(jié)果(見表1)。

通過進(jìn)一步檢索，筆者發(fā)現(xiàn)，屬于“圖書情報(bào)與數(shù)字圖書館”學(xué)科的關(guān)于“工作流”方面的研究論文只有60篇，且從1997年才開始有人發(fā)表，每年最多不超過11篇，(見表2)。

表2 圖書情報(bào)與數(shù)字圖書館關(guān)于工作流方面的研究論文發(fā)表情況

從表中顯示，在“圖書情報(bào)與數(shù)字圖書館”學(xué)科方面，對“工作流”的研究還比較薄弱，特別是“將工作流技術(shù)與數(shù)字資源管理結(jié)合起來”的研究幾乎為零。而事實(shí)上，將“工作流”引入到數(shù)字資源的管理工作中，進(jìn)而建立一個圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)是十分必要的。因?yàn)閷τ趫D書館而言，數(shù)字資源服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣關(guān)鍵在于圖書館員的“內(nèi)功”。設(shè)計(jì)一個基于工作流的圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)，通過采用信息化的管理方式，梳理并優(yōu)化數(shù)字資源管理工作流程，可以解決多個數(shù)字資源管理員并發(fā)協(xié)作的問題，從而使數(shù)字資源的管理工作更加科學(xué)化和條理化。

3 基于工作流的圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)需求分析

目前各圖書館擁有的數(shù)字資源種類都比較多，類型也比較復(fù)雜，單靠一兩個工作人員難以實(shí)現(xiàn)對全部數(shù)字資源進(jìn)行管理和維護(hù)。特別是當(dāng)負(fù)責(zé)數(shù)字資源管理的工作人員增多或出現(xiàn)工作人員職能變動的時候，這些數(shù)字資源的管理和維護(hù)就容易出現(xiàn)交叉混亂或管理斷層。因此，需要建設(shè)一個架構(gòu)先進(jìn)、簡單實(shí)用、安全穩(wěn)定、維護(hù)便捷的管理系統(tǒng)來對數(shù)字資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，以便使數(shù)字資源的管理更加規(guī)范和實(shí)效。

基于工作流的圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的總體目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)對數(shù)字資源的試用、建設(shè)、管理和維護(hù)狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時跟蹤，并提供一整套標(biāo)準(zhǔn)化的工作規(guī)范機(jī)制。這樣就可以使數(shù)字資源管理的工作流程更為簡潔、責(zé)任更為明確、內(nèi)容更為準(zhǔn)確，讀者也可以通過該系統(tǒng)了解到數(shù)字資源的最新變化情況。

3.2 圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)采用的技術(shù)

本文所設(shè)計(jì)的基于工作流技術(shù)的圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)采用Java技術(shù)、J2EE架構(gòu)。按Java編程規(guī)范、標(biāo)識規(guī)范和JMX1.2規(guī)范編寫，使程序易讀易懂、可維護(hù)、可移植。J2EE把數(shù)據(jù)庫訪問、Java組件和Web技術(shù)等有機(jī)地集成在一起，使之更好地支持B/S結(jié)構(gòu)，保證系統(tǒng)具有很好的可擴(kuò)展性。

3.3 圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)構(gòu)架

圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)采用 Windows 2003 Server平臺，運(yùn)用目前流行的B/S(Browser/Server，瀏覽器/服務(wù)器)的軟件架構(gòu)體系。B/S數(shù)據(jù)庫模式采用3層結(jié)構(gòu)，分別是①用戶表示層。實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源管理者同管理系統(tǒng)的交互，主要實(shí)現(xiàn)在Web界面輸入信息和顯示相應(yīng)結(jié)果。該層可嵌入到圖書館網(wǎng)站中，便于信息發(fā)布與管理。②業(yè)務(wù)邏輯層。位于Web服務(wù)器端，包含系統(tǒng)的事務(wù)處理邏輯，它負(fù)責(zé)對輸入的信息進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫操作以及對操作結(jié)果進(jìn)行處理。③數(shù)據(jù)層。位于數(shù)據(jù)庫服務(wù)器端，包含系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理邏輯。管理系統(tǒng)接受Web服務(wù)器對數(shù)據(jù)庫操作的請求，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫查詢、修改和更新等功能，再把運(yùn)行結(jié)果提交給Web服務(wù)器(見圖1)。

圖1 圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模型

3.4 圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)功能分析

基于工作流的圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來自“手工輸入”和“公文歸檔”兩種方式，主要反映讀者對數(shù)字資源服務(wù)狀況的反饋，數(shù)字資源管理員對數(shù)字資源試用、管理和維護(hù)等信息的呈現(xiàn)及歸檔，以及通過統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)對數(shù)字資源的利用情況和管理人員的工作情況進(jìn)行監(jiān)控。圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)(見圖2)。

圖2 圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

3.5 圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)

3.5.1 圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)框架流程設(shè)計(jì)。圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)框架流程設(shè)計(jì)(見圖3)所示。每一個新建的數(shù)字資源都從試用開始，根據(jù)試用情況，確定是否購買。在正式購買建設(shè)完畢后，數(shù)字資源進(jìn)入正式運(yùn)行環(huán)節(jié)，根據(jù)運(yùn)行情況，記錄是否出現(xiàn)故障及處理方式，如此便完成一個整體流程。

圖3 圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)框架流程模型

3.5.2 關(guān)鍵流程設(shè)計(jì)。圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)中涉及兩個關(guān)鍵流程，分別是數(shù)字資源建設(shè)和數(shù)字資源管理維護(hù)，關(guān)鍵流程(見圖4)。

圖4 圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)關(guān)鍵流程模型

數(shù)字資源建設(shè)流程中，根據(jù)數(shù)字資源提供服務(wù)的類型分為網(wǎng)絡(luò)訪問和本地鏡像。網(wǎng)絡(luò)訪問站點(diǎn)建設(shè)和驗(yàn)收相對簡單，由數(shù)據(jù)商開通，圖書館測試即可。本地鏡像站點(diǎn)建設(shè)涉及到服務(wù)器的配置、數(shù)據(jù)庫平臺搭建和數(shù)據(jù)拷貝，因此本地鏡像站點(diǎn)的驗(yàn)收相對復(fù)雜一些。無論數(shù)字資源提供何種服務(wù)方式，在數(shù)字資源建設(shè)過程中都需要記錄數(shù)字資源管理信息，包括數(shù)據(jù)庫訪問地址、資源內(nèi)容、采購價(jià)格、數(shù)據(jù)量大小、技術(shù)支持通訊方式、管理員賬號密碼等。

數(shù)字資源管理維護(hù)流程中，當(dāng)數(shù)據(jù)庫運(yùn)行正常，只需要記錄數(shù)字資源服務(wù)的日常情況為“正常”即可;當(dāng)數(shù)據(jù)庫運(yùn)行異常時，則需要根據(jù)數(shù)字資源提供服務(wù)的類型運(yùn)用不同方式進(jìn)行故障處理，并將數(shù)字資源故障情況及維護(hù)處理的方式記錄下來，以備在出現(xiàn)同類故障問題的時候可以參考。

3.5.3 圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)界面。圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)界面功能分布(見圖5)。

圖5 圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)功能分布圖

4 結(jié)語

一個良好的管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)有自己高效的反饋機(jī)制。圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)的應(yīng)用，建立了有效的數(shù)字資源管理信息查詢工具，提供了數(shù)字資源實(shí)時數(shù)據(jù)的查詢與分析，使數(shù)字資源運(yùn)行的真實(shí)狀況有了更快捷、更完整的反饋，也使得圖書館數(shù)字資源管理信息在讀者與讀者之間、讀者與管理者之間、管理者與管理者之間實(shí)現(xiàn)了廣泛共享、共知、共用，從而使數(shù)字資源管理者可以及時針對數(shù)字資源的運(yùn)行狀況做出正確的應(yīng)對。同時，圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)可以方便地統(tǒng)計(jì)各個管理員對數(shù)字資源進(jìn)行管理維護(hù)的頻率，從而根據(jù)不同的工作強(qiáng)度，調(diào)整管理員負(fù)責(zé)的數(shù)字資源范疇，并作為數(shù)字資源管理員年終績效考核的參考。這些也有益于理順數(shù)字資源管理員的業(yè)務(wù)工作，增強(qiáng)數(shù)字資源管理隊(duì)伍的團(tuán)結(jié)。圖書館數(shù)字資源管理系統(tǒng)的應(yīng)用對提高數(shù)字資源的管理效率有很大的幫助，是圖書館數(shù)字資源管理方面的創(chuàng)新。同時，這種管理方式也可以擴(kuò)展到圖書館其他業(yè)務(wù)部門。

［1］百度百科：http：//baike.baidu.com/view/60285.htm(2013-3-22).

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