電子科技大學(xué)數(shù)字迎新系統(tǒng)的實(shí)踐與創(chuàng)新

朱 浩，左志宏，顏 凱，李俊明，周通德，李婷蔚

（電子科技大學(xué)信息中心，四川成都 611731）

電子科技大學(xué)于21世紀(jì)初開(kāi)始了新校區(qū)的建設(shè)，值此難得的歷史發(fā)展機(jī)遇之際，學(xué)校提出了建設(shè)數(shù)字化校園的宏偉目標(biāo)，將數(shù)字化校園建設(shè)提到了前所未有的高度。如何讓新生從報(bào)到開(kāi)始便感受到來(lái)自學(xué)校的人性化信息服務(wù)［1］，成了數(shù)字化校園的第一項(xiàng)任務(wù)。作為數(shù)字化校園的一部分，數(shù)字迎新系統(tǒng)大大提高了迎新相關(guān)各部門(mén)的工作效率，降低了報(bào)到手續(xù)的復(fù)雜度，減輕了新生報(bào)到的負(fù)擔(dān)，以高效的信息化服務(wù)貫穿整個(gè)迎新過(guò)程，為廣大新生和家長(zhǎng)留下了良好的第一印象。

1 系統(tǒng)建設(shè)的目的

傳統(tǒng)的迎新工作基本是從新生報(bào)到開(kāi)始的，許多信息的采集都是在報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行，報(bào)到流程也比較復(fù)雜、繁瑣，耗費(fèi)大量的人力物力，數(shù)字迎新系統(tǒng)的建設(shè)就是要徹底改變這一現(xiàn)狀。數(shù)字迎新系統(tǒng)要能夠使新生在到校之前就了解到與報(bào)到相關(guān)的各種信息，同時(shí)也能夠?qū)⒆约旱南嚓P(guān)信息反饋給學(xué)校；到校之后能夠使用“一卡通”快捷地完成所有報(bào)到手續(xù)的辦理，使新生感受到信息化帶來(lái)的便捷［2］；對(duì)于與迎新相關(guān)的職能部門(mén)而言，可在迎新工作開(kāi)始前，根據(jù)系統(tǒng)中獲取的新生相關(guān)信息統(tǒng)計(jì)，做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作，能以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方式辦理新生報(bào)到手續(xù)，避免手工辦理帶來(lái)的誤差，同時(shí)，可根據(jù)系統(tǒng)提供的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)信息，對(duì)人員和資源進(jìn)行科學(xué)的調(diào)配；對(duì)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)而言，能夠通過(guò)迎新系統(tǒng)在新生到校前了解其基本情況，在迎新過(guò)程中實(shí)時(shí)了解相關(guān)工作的進(jìn)度和統(tǒng)計(jì)情況，在迎新結(jié)束當(dāng)天便能掌握新生問(wèn)卷調(diào)查的統(tǒng)計(jì)情況。因此，數(shù)字迎新系統(tǒng)的建設(shè)將使迎新工作中的各種角色受益，全面提高迎新工作的效率［3］。

2 數(shù)字迎新系統(tǒng)的建設(shè)

我校的數(shù)字迎新系統(tǒng)由迎新網(wǎng)站和現(xiàn)場(chǎng)迎新系統(tǒng)構(gòu)成，系統(tǒng)覆蓋了從招生階段開(kāi)始到新生報(bào)到結(jié)束的全過(guò)程［4］，主要包括：迎新公告和迎新通知、迎新服務(wù)預(yù)訂、迎新手續(xù)的現(xiàn)場(chǎng)辦理、信息查詢及實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)等［5］。該系統(tǒng)能夠?yàn)樾律蛯W(xué)校提供信息溝通的平臺(tái)，能夠規(guī)范和簡(jiǎn)化報(bào)到的流程，能夠及時(shí)提供相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。系統(tǒng)功能模塊構(gòu)成如圖1所示。

2.1 迎新網(wǎng)站建設(shè)

迎新網(wǎng)站的建設(shè)既是為了便于新生了解報(bào)到的相關(guān)信息和注意事項(xiàng)，也是為了將新生到校的相關(guān)信息反饋給學(xué)校，便于學(xué)校掌握新生的情況和部署相關(guān)的工作［6］。迎新網(wǎng)站包括新生報(bào)到須知、迎新報(bào)到流程、新生個(gè)人基本信息查詢、新生報(bào)到相關(guān)信息登記等幾個(gè)主要模塊。

圖1 數(shù)字迎新系統(tǒng)功能模塊構(gòu)成圖

（1）新生須知模塊。包含了學(xué)生入學(xué)前的準(zhǔn)備事項(xiàng)、學(xué)習(xí)地點(diǎn)、學(xué)費(fèi)明細(xì)、戶口辦理、到校路線等信息，使新生到校前便能清楚地了解自己學(xué)習(xí)的校區(qū)、到校路線、需要準(zhǔn)備的相關(guān)資料等內(nèi)容。同時(shí)，新生還可以在網(wǎng)站上進(jìn)行在線咨詢，通過(guò)與管理員的溝通交流，解決各種疑問(wèn)，有效解決僅隨通知書(shū)寄送紙質(zhì)說(shuō)明材料的局限性。

（2）迎新報(bào)到流程模塊。向新生詳細(xì)介紹了到校后的報(bào)到流程和辦理方法，使新生在到校前便能掌握相關(guān)細(xì)節(jié)，避免因?yàn)楝F(xiàn)場(chǎng)咨詢而增加報(bào)到的時(shí)間。

（3）新生個(gè)人信息查詢模塊。能夠?yàn)樾律峁└鞣N基本信息查詢服務(wù)，可查詢包括班級(jí)、宿舍、輔導(dǎo)員等相關(guān)信息。在登錄系統(tǒng)時(shí)，以新生的錄取號(hào)作為個(gè)人ID，以新生身份證號(hào)中的特定字段作為密碼。由于我校的數(shù)字化校園平臺(tái)以學(xué)號(hào)作為學(xué)生的個(gè)人ID，但新生在收到錄取通知書(shū)時(shí)還未分配學(xué)號(hào)，因此，以錄取號(hào)代替學(xué)號(hào)作為個(gè)人ID 的方法有效地解決了新生登錄系統(tǒng)的問(wèn)題。

（4）新生報(bào)到相關(guān)信息登記模塊。為新生提供了到校前登記個(gè)人報(bào)到相關(guān)信息的功能，新生可以登記自己到校的時(shí)間、交通方式、陪同人員情況，便于學(xué)校安排相關(guān)的接待人員；新生還可以進(jìn)行床上用品和軍訓(xùn)服裝預(yù)訂，便于學(xué)校后勤部門(mén)根據(jù)預(yù)訂情況做好相應(yīng)的貨品準(zhǔn)備。

總之，迎新網(wǎng)站使新生能在到校之前了解報(bào)到相關(guān)的各種信息，同時(shí)也便于學(xué)校掌握新生的相關(guān)需求信息，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方式完成以前需要組織大量人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)咨詢和統(tǒng)計(jì)的工作。

2.2 現(xiàn)場(chǎng)迎新系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施

現(xiàn)場(chǎng)迎新系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目標(biāo)是優(yōu)化報(bào)到流程、提高工作效率，實(shí)現(xiàn)新生報(bào)到手續(xù)的數(shù)字化，使流程設(shè)置更加人性化。我校的新生報(bào)到流程包括學(xué)院報(bào)到、宿舍入住、財(cái)務(wù)交費(fèi)、領(lǐng)軍裝、體檢和問(wèn)卷調(diào)查表，涉及學(xué)院、學(xué)工部、財(cái)務(wù)處、后勤集團(tuán)、信息中心等相關(guān)部門(mén)，必須依靠迎新系統(tǒng)來(lái)規(guī)范和統(tǒng)一迎新各環(huán)節(jié)。現(xiàn)場(chǎng)迎新流程如圖2所示。

圖2 現(xiàn)場(chǎng)迎新流程圖

現(xiàn)場(chǎng)迎新系統(tǒng)的前2個(gè)流程是“學(xué)院報(bào)到”和“宿舍入住”。這2個(gè)流程屬于并行流程，不分先后，新生可以根據(jù)自己的需要，自由地選擇辦理順序。這樣設(shè)計(jì)的目的是為了減輕新生的負(fù)擔(dān)，避免新生因?yàn)槲吹剿奚崛胱《鴰е欣钊W(xué)院報(bào)到點(diǎn)。新生宿舍的位置可在到校前通過(guò)迎新網(wǎng)站進(jìn)行查詢，便于到校后入住。同時(shí)，我們?cè)谛?nèi)設(shè)置了信息查詢點(diǎn)［7］，方便未上網(wǎng)的新生查詢自己的宿舍信息，新生只需使用“一卡通”刷卡便能查詢到自己的住宿信息。

財(cái)務(wù)交費(fèi)環(huán)節(jié)分為普通交費(fèi)和綠色通道2 種情況：一是辦理普通交費(fèi)的學(xué)生，可以在到校之前通過(guò)銀行代扣的方式辦理相關(guān)費(fèi)用的繳納，這種方式最為便捷，沒(méi)有進(jìn)行銀行代扣的新生，可以在到校后進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交費(fèi)；二是申請(qǐng)綠色通道的新生只需憑學(xué)工部審批后的困難證明到財(cái)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)交費(fèi)點(diǎn)辦理相關(guān)手續(xù)。由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)與迎新系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)同步，因此，學(xué)生在完成財(cái)務(wù)交費(fèi)環(huán)節(jié)的辦理后，便可立即進(jìn)行“領(lǐng)軍裝”、“體檢”和“調(diào)查表”3個(gè)后續(xù)環(huán)節(jié)的辦理。

“領(lǐng)軍裝”、“體檢”和“調(diào)查表”3個(gè)環(huán)節(jié)也被設(shè)計(jì)為并行，新生可以根據(jù)自己的需要，選擇3個(gè)環(huán)節(jié)的辦理次序，避免大量排隊(duì)的現(xiàn)象。在完成所有上述環(huán)節(jié)之后，新生還需要回到學(xué)院報(bào)到點(diǎn)，確認(rèn)自己報(bào)到結(jié)束。

在實(shí)施過(guò)程中，我們?cè)诟髁鞒剔k理點(diǎn)均安裝了“一卡通”讀卡系統(tǒng)，使新生的所有報(bào)到流程均通過(guò)刷卡辦理，每個(gè)環(huán)節(jié)的辦理時(shí)間平均只需10s，極大地提高了工作效率。在新生接待點(diǎn)，我們還安裝了信息查詢機(jī)，使新生可以自助刷卡查詢班級(jí)、宿舍、輔導(dǎo)員、流程辦理情況等相關(guān)信息，極大地方便了新生。新生查詢界面如圖3所示。

圖3 新生信息查詢界面

參與迎新工作的相關(guān)部門(mén)也可以通過(guò)信息查詢機(jī)，實(shí)時(shí)查詢到當(dāng)前新生報(bào)到的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，便于進(jìn)行相關(guān)資源和人力的調(diào)配。統(tǒng)計(jì)查詢界面如圖4所示。

圖4 迎新報(bào)到情況實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)圖

現(xiàn)場(chǎng)迎新系統(tǒng)從根本上改變了傳統(tǒng)手工報(bào)到的落后方式，既規(guī)范、簡(jiǎn)化了報(bào)到流程，又提高了手續(xù)辦理的效率，同時(shí)也將迎新期間的各項(xiàng)工作進(jìn)行了全方位的監(jiān)控，全面提高了迎新工作的服務(wù)水平。

2.3 迎新相關(guān)數(shù)據(jù)集成

由于我校已建立了共享數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，且各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)與共享庫(kù)之間采用星型鏈接結(jié)構(gòu)，因此，當(dāng)某業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要抽取其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)時(shí)，首先將數(shù)據(jù)從源數(shù)據(jù)庫(kù)抽取到共享庫(kù)中，再?gòu)墓蚕韼?kù)抽取到目的數(shù)據(jù)庫(kù)，以此降低各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的耦合度。

迎新系統(tǒng)所需的新生基本信息、班級(jí)、學(xué)號(hào)、輔導(dǎo)員、宿舍及交費(fèi)數(shù)據(jù)分別源自教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)［8－9］，由于迎新工作具有特定的時(shí)間特性，因此，各項(xiàng)數(shù)據(jù)的抽取時(shí)間完全依賴于源數(shù)據(jù)生成的時(shí)間［10］。我們利用Oracle公司提供的ODI（Oracle Data Integrator，oracle，數(shù)據(jù)集成工具）來(lái)實(shí)現(xiàn)迎新系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成，具體過(guò)程如圖5所示。

圖5 迎新相關(guān)數(shù)據(jù)集成

在招生階段，每錄取一批新生，包含錄取號(hào)在內(nèi)的新生基本信息便由教務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)共享庫(kù)抽取至“一卡通”系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)和迎新系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于同時(shí)進(jìn)行的“一卡通”制卡工作，確保“一卡通”卡片能夠順利地隨通知書(shū)進(jìn)行寄發(fā)；在招生工作全部結(jié)束后，大約在新生報(bào)到前2周左右，學(xué)工系統(tǒng)將生成的班級(jí)、學(xué)號(hào)及宿舍信息經(jīng)共享庫(kù)抽取至迎新系統(tǒng)，使新生能在迎新網(wǎng)站上查詢到個(gè)人的上述相關(guān)信息；在報(bào)到前1周，財(cái)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)共享庫(kù)將銀行代扣的學(xué)費(fèi)信息抽取至迎新系統(tǒng)，便于新生確認(rèn)交費(fèi)成功和到校后辦理現(xiàn)場(chǎng)迎新的各項(xiàng)手續(xù)；在現(xiàn)場(chǎng)迎新時(shí)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)共享庫(kù)將現(xiàn)場(chǎng)交費(fèi)和綠色通道數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)抽取至迎新系統(tǒng)，使現(xiàn)場(chǎng)交費(fèi)和走綠色通道的新生也能夠順利地辦理后續(xù)報(bào)到流程［11］。

迎新相關(guān)的數(shù)據(jù)集成充分利用了我校數(shù)字化校園共享數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，使迎新系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合在一起，以高效的手段解決了數(shù)字迎新相關(guān)的數(shù)據(jù)需求。

3 數(shù)字迎新系統(tǒng)的創(chuàng)新

我校數(shù)字迎新系統(tǒng)經(jīng)過(guò)了3年的正式運(yùn)行，在此期間，我們進(jìn)行了大量、有益的嘗試。經(jīng)過(guò)了實(shí)踐的檢驗(yàn)后，得到了一些創(chuàng)新點(diǎn)，有效地解決了我校迎新工作中的一些實(shí)際問(wèn)題，同時(shí)，也可供我們的同行作為參考。

3.1 新生個(gè)人ID 的平滑切換

我校新生的“一卡通”卡片制作是伴隨招辦的錄取進(jìn)度同步進(jìn)行的，目的是為了實(shí)現(xiàn)“一卡通”卡片隨錄取通知書(shū)的寄送，避免因新生到校后現(xiàn)場(chǎng)發(fā)卡而造成的混亂和擁擠。我校包括“一卡通”系統(tǒng)、數(shù)字迎新系統(tǒng)在內(nèi)的所有應(yīng)用系統(tǒng)均以學(xué)號(hào)作為學(xué)生的個(gè)人ID號(hào)，由于在錄取階段還無(wú)法為新生分配學(xué)號(hào)，因此就出現(xiàn)了無(wú)個(gè)人ID 可用的問(wèn)題。

雖然在錄取階段還沒(méi)有學(xué)號(hào)，但每名新生唯一的錄取號(hào)是已經(jīng)確定的，因此，我們可以利用新生的錄取號(hào)作為個(gè)人臨時(shí)ID，進(jìn)行“一卡通”制卡及新生登錄迎新網(wǎng)站，待分配學(xué)號(hào)后，再將學(xué)號(hào)與錄取號(hào)進(jìn)行一一映射。在新生報(bào)到以后，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)切換，屆時(shí)再將學(xué)號(hào)取代錄取號(hào)作為學(xué)生個(gè)人的正式ID。

新生個(gè)人ID 的平滑切換，既解決了新生錄取期間“一卡通”制卡的卡號(hào)編排問(wèn)題，又解決了新生到校前登錄迎新網(wǎng)站的個(gè)人ID 問(wèn)題，為新生開(kāi)啟了數(shù)字化校園的全新生活。

3.2 現(xiàn)場(chǎng)迎新工作的實(shí)時(shí)報(bào)表展現(xiàn)

讓管理人員能夠?qū)崟r(shí)掌握迎新現(xiàn)場(chǎng)各環(huán)節(jié)的進(jìn)度情況，是建設(shè)數(shù)字迎新系統(tǒng)的目的之一。我校迎新系統(tǒng)以數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員提供了多種實(shí)時(shí)報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能，并以柱狀圖和餅圖的直觀方式予以展現(xiàn)。系統(tǒng)提供的實(shí)時(shí)報(bào)表統(tǒng)計(jì)包括：環(huán)節(jié)報(bào)到情況統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)交費(fèi)情況統(tǒng)計(jì)、（院系）學(xué)生報(bào)到情況統(tǒng)計(jì)、（生源地）學(xué)生報(bào)到情況統(tǒng)計(jì)、綠色通道辦理情況統(tǒng)計(jì)、環(huán)節(jié)辦理時(shí)間段情況統(tǒng)計(jì)等，既可對(duì)全校進(jìn)行宏觀統(tǒng)計(jì)，也可對(duì)某個(gè)學(xué)院進(jìn)行單獨(dú)統(tǒng)計(jì)。

利用現(xiàn)場(chǎng)迎新的實(shí)時(shí)報(bào)表功能，各單位可以隨時(shí)掌握當(dāng)前的報(bào)到情況，及時(shí)調(diào)整相關(guān)的工作部署，將人力、物力調(diào)配到需要的環(huán)節(jié)上去［12］。現(xiàn)場(chǎng)迎新的實(shí)時(shí)報(bào)表功能使迎新工作處于全面的監(jiān)控之下，充分發(fā)揮了數(shù)字迎新系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，極大地提高了各單位的工作效率。

3.3 系統(tǒng)流程可定制

由于我們本著實(shí)用、先進(jìn)、可靠、可擴(kuò)展的設(shè)計(jì)原則，采用J2EE結(jié)構(gòu)技術(shù)，將先進(jìn)的辦公自動(dòng)化管理思想和教育管理思想溶于系統(tǒng)之中，采用了數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)、分級(jí)管理、組件化部署、模塊化組裝的設(shè)計(jì)思路，因此，我校數(shù)字迎新系統(tǒng)的報(bào)到流程可以根據(jù)每年不同的管理要求進(jìn)行定制。通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)的配置，可以方便地對(duì)報(bào)到環(huán)節(jié)進(jìn)行增減，如“調(diào)查表”環(huán)節(jié)就是在2011年根據(jù)相關(guān)部門(mén)的管理需求新增加的。同時(shí)，我們也可以對(duì)系統(tǒng)各報(bào)到環(huán)節(jié)的先后或依附關(guān)系進(jìn)行調(diào)整，使系統(tǒng)更加的人性化［13］，如我校自2010年開(kāi)始，將“宿舍入住”環(huán)節(jié)由原來(lái)必須完成“學(xué)院報(bào)到”，變?yōu)? 個(gè)環(huán)節(jié)，可并行辦理，這樣就使新生不再必須拖著行李去報(bào)到了，大大減輕了新生和家長(zhǎng)的負(fù)擔(dān)，也使迎新現(xiàn)場(chǎng)顯得更加的有序。

3.4 第一時(shí)間提供新生的統(tǒng)計(jì)信息

我校學(xué)工部、教務(wù)處、后勤集團(tuán)等部門(mén)出于自身的管理需求，每年均需對(duì)新生進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查。在以往的工作中，各部門(mén)需要單獨(dú)組織學(xué)生填寫(xiě)紙質(zhì)問(wèn)卷調(diào)查表，然后依靠人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，這種方式既耗費(fèi)人力物力，也很難在短時(shí)間內(nèi)得到相關(guān)統(tǒng)計(jì)信息，無(wú)法在第一時(shí)間內(nèi)為各部門(mén)提供工作部署的依據(jù)。

從2011年起，我校在數(shù)字迎新工作中增加了“調(diào)查表”這一環(huán)節(jié)，將各部門(mén)的問(wèn)卷調(diào)查表進(jìn)行了數(shù)字化處理，在迎新期間以網(wǎng)上問(wèn)卷的形式進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計(jì)工作。我們?yōu)樾律峁┝藢?zhuān)門(mén)的機(jī)房進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查表的填報(bào)，調(diào)查結(jié)果直接存入數(shù)據(jù)庫(kù)，在迎新工作結(jié)束當(dāng)天，系統(tǒng)便能自動(dòng)生成相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，在第一時(shí)間為各個(gè)部門(mén)提供新生的統(tǒng)計(jì)信息，便于有針對(duì)性地制定工作計(jì)劃，大大地提高了各部門(mén)的工作效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

電子科技大學(xué)數(shù)字迎新系統(tǒng)自2009年正式啟用，截至2011年9月，經(jīng)過(guò)了3年的全面應(yīng)用，已基本能夠滿足我校當(dāng)前的迎新需求，它在很大程度上提高了迎新各部門(mén)的工作效率，規(guī)范和簡(jiǎn)化了迎新報(bào)到流程，減輕了新生的負(fù)擔(dān)。隨著我校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大、學(xué)生管理方式的不斷變化，迎新工作也會(huì)隨之發(fā)生變化，我們將根據(jù)學(xué)校的實(shí)際需求，對(duì)數(shù)字迎新系統(tǒng)進(jìn)行不斷的完善和調(diào)整，使信息化技術(shù)更好地服務(wù)于廣大師生。

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