中小型大學出版社應收賬款管理淺論

[摘要]隨著圖書市場競爭加劇，應收賬款問題越來越突出，對中小型大學出版社經營影響也越來越明顯，必須采取切實有效的措施加強應收賬款的管理。

[關鍵詞]中小型大學出版社；應收賬款管理；措施

[作者簡介]崔青峰，鄭州大學出版社。

轉企改制后的大學出版社是獨立核算、自主經營、自負盈虧的經濟組織，從企業的角度看，盈利是其目的，只有盈利才可能有較好的社會效益和經濟效益。企業管理的核心是財務管理，財務管理的關鍵是資金管理，而應收賬款管理是資金管理的重要部分。出版社應收賬款是指因信用購銷形式銷售圖書所產生的具有一定賬期的實銷賬款，包括兩種情況：一是供購雙方已確認銷售的圖書及金額，出版社未收到的貨款；二是供購雙方未結算、未確認銷售的貨款。應收賬款管理是出版社有關部門和人員對應收賬款進行風險評估和風險控制的過程。中小型大學出版社規模小，抗風險能力弱，應收賬款管理顯得更加重要。

一、應收賬款管理存在的主要問題

第一，圖書賒銷是應收賬款產生的原因。隨著圖書市場競爭加劇，為了提高市場占有率，多數出版社不得不采用賒銷銷售模式。近年來，圖書結算周期越來越長，由原來的3個月到現在的6個月、9個月甚至1年。購貨方對中小型出版社賬期要求則更是苛刻，不給較長賬期就不要貨，這無疑使得應收賬款越積越多。

第二， 出版社應收賬款風險意識差。在圖書市場競爭日益激烈的大環境下，出版社業務部門為擴大銷售，提高市場占有率，完成銷售任務，往往下大力氣拓寬銷售渠道，對客戶資信情況不作深入調查，對應收賬款風險不進行正確評估，盲目采用寬松的信用政策和賒銷方式去銷售圖書。出版社財務部門重視賬面利潤，對客戶拖欠占用的流動資金能否收回、能否及時收回的認識、重視不夠，從而加大了應收賬款風險。

第三，出版社應收賬款管理不善。多數出版社對應收賬款的管理缺乏完善的規章制度，或有章不循，形同虛設。業務部門不及時催收、清理，財務部門不及時與業務部門核對，監督管理不力，銷售與核算脫節，問題不能及時暴露，應收賬款數額越積越多，拖欠時間越來越長。

第四，圖書經銷商惡意拖欠。近年來，多數圖書終端采購單位采用招投標制度采購圖書，圖書中間經銷商為了中標，競相壓低折扣，經銷商利潤極低，甚至是零利潤，為維持現金流，經銷商長期拖欠出版社書款。一些經銷商或將拖欠的書款用于利潤較高的其他行業經營，或采用變更企業法人、注銷企業等方式惡意賴賬，這種現象屢見不鮮。

二、應收賬款對中小型大學出版社的影響

中小型大學出版社出書品種少，出版規模小，多數以出版教材教輔和學術著作為主要出書方向。經銷商多是在有訂數的情況下向出版社要書，經銷商向終端推銷的情況少見，因此，通過寄銷擴大市場、提高圖書占有率的策略很難實現，應收賬款的正面影響小，負面影響較大。

第一，影響資金周轉。應收賬款的存在導致流動資金被占用，影響流動資金的周轉，使貨幣資金短缺。對中小型出版社來講，如應收賬款長期大量存在，勢必會影響出版社的正常生產經營。

第二，增加企業成本。為回收應收賬款，出版社必然要投入人力、物力和財力，產生催討費用，增加管理成本。應收賬款存在無法收回的可能性，就會帶來壞賬損失，增加壞賬成本。被占用在應收賬款上的資金喪失其時間價值，也喪失贏利機會，增加資金的機會成本。

第三，增加經營風險。依據權責發生制原則，圖書賒銷收入應全部記入當期收入，使得賬面有利潤，而無資金，出現賬面狀況不錯但資金運轉困難的情況。這時，出版社不得不用有限的流動資金支付各種稅金和費用，從而加速現金流出。如果現金短缺，將會影響資金循環，嚴重影響出版社正常的生產經營，增加經營風險。

三、加強應收賬款管理的措施

鑒于中小型大學出版社以教材為主的產品特點，經銷商多是在有明確終端用戶和用量情況下才向出版社采購，如果出版社對經銷商信用了解不夠或經銷商不能提供足夠信譽保證，出版社應將經銷商作為現金客戶管理（可降低折扣讓利），或讓其從信譽較好的賬期客戶拿貨（出版社給賬期客戶適當讓利），這樣就從根本上避免了應收賬款的產生或新增賬期客戶。對于經考察有足夠信用的經銷商，出版社可將其作為賬期客戶管理，對產生的應收賬款采取切實有效的措施加強管理。

1. 建立嚴格的賬期客戶信用管理制度

（1）建立和完善客戶檔案。業務經辦人負責建立和更新客戶檔案，檔案應包括客戶名稱、性質、法人代表、注冊登記號、銀行賬號、稅號、組織結構、資產狀況、經營狀況、信用狀況、業務往來歷史、當地主要競爭對手等基本信息。客戶檔案由業務部門和經辦人分別保存，由業務經辦人負責聯系和更新，客戶檔案須保證能夠隨時查閱。

（2）嚴格賬期客戶審批。出版社在已有較為完備客戶檔案和對客戶詳細考察的基礎上，對符合一定條件（如有不低于信用額度的押金或能提供足夠抵押或擔保）的客戶，方可由業務經辦人申請，經業務部門負責人批準，才可作為賬期客戶或由現金客戶轉為賬期客戶。除經批準為賬期客戶的，其他客戶均為現金客戶。與現金客戶發生業務關系時，出版社應嚴格執行折扣管理規定和款到發書規定。當不符合有關賬期客戶條件時，賬期客戶須及時變更為現金客戶，按現金客戶管理。

（3）與賬期客戶簽訂圖書銷售合同。銷售合同須載明結算周期和最高信用額度。結算周期由購銷方式、合作關系中的主被動地位、銷售圖書類型、企業性質和企業資信狀況等綜合因素確定，由業務部門掌握并在合同中明確規定。一般情況下，經銷業務（客戶被動接到訂單）的結算周期不超過120天，代銷業務（客戶推廣銷售而形成的訂單）的結算周期不超過270天。最高信用額度一般為上年度銷售額度的一半，由財務部門核算，經業務部門核對后確定。

2. 加強日常應收賬款的清對和催收

（1）建立電子銷售臺賬，實行銷售報告制度。業務經辦人對所分管業務分客戶建立電子銷售臺賬，臺賬內容包括客戶基本情況、本月銷售實洋、未結算累積總金額、未結算金額與信用額度差、結算周期、客戶聯絡情況等。臺賬應及時更新（至少每個月更新一次）。業務經辦人每季度結束5個工作日內向部門主任呈報季度銷售報表，報表內容包括所分管業務中的總體銷售情況、結算回款情況和逾期賬款情況等。

（2）及時清對和催收應收賬款。業務經辦人適時掌握分管賬期客戶的應收賬款情況，及時與客戶保持電話、QQ、電子郵件等方式的有效溝通，了解客戶的經營狀況，及時清對和催收應收賬款。清對和催收應收賬款時須保存對賬單、催討信函、聯系記錄等證據資料。業務經辦人每月向部門主任報告逾期賬款情況（特殊情況須及時報告），并按有關規定采取相應措施。

（3）及時結算應收賬款。規定賬期客戶最晚結算時間，對已到賬期結算周期未結算或達到最高信用額度或開票3個月內未付款的賬期客戶，則暫停發書，待結算賬款后，再給予供貨發書。情況特殊的客戶，由業務經辦人報業務部門負責人同意后，方能供貨。

3. 加強應收賬款的財務監督

財務部門須有專人負責應收賬款的信息溝通、督促和服務工作，定期（如每月5日前）以書面形式向業務部門領導和主管領導通報上月應收賬款已回收情況、到結算周期未結算情況、已開票未回款情況等。財務部門每季度在與相關業務經辦人核對后，于每季度前10個工作日內將應收賬款情況（包括應收賬款已回收情況、到結算周期未結算情況、已開票未回款情況等）形成報告向出版社報告，并通報業務經辦部門。

4. 加強逾期賬款管理

（1）加強賬期客戶的逾期賬款管理。對于賬期客戶不能按期付款的，要求賬期客戶出具延期付款說明書，寫明延期付款的金額、延期原因，承諾付款時間等。

（2）加強逾期賬款催討。對于賬期客戶不能按期付款的，除按與賬期客戶簽訂的圖書銷售合同管理（如停止供貨等）外，業務人員要定期采用電話催要、電子郵件催要、上門催要等措施，并保留催討證據，作為日后依法起訴的證據。

（3）建立賬期管理激勵和約束制度。將賬期管理納入業務人員和財務相關人員的考核體系，與績效掛鉤，對賬期管理特別優秀或追討貨款特別有效的非原責任人實行獎勵制度。明確應收賬款的責任人，對應收賬款實行終身負責制，嚴格逾期賬款責任追究，逾期賬款在年終根據逾期時間和金額按一定標準扣除責任人的績效獎勵。逾期達到一定時間，責任人須及時向業務部門負責人和財務部門負責人出具書面報告，該逾期賬款轉由業務部門和財務部門負責催收和追討。能夠證明確因不可控因素導致應收賬款的拖欠或呆壞賬的發生，經有關領導批準，逾期賬款的責任人可不承擔相應責任。

（4）依法處置逾期賬款。對于惡意拖欠賬款的賬期客戶，除積極追討外，必要時采用法律途徑追要貨款。

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