農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案在管理利用中安全問(wèn)題的探討

隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案的廣泛應(yīng)用，大大提高了農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案的管理水平。但同時(shí)由于電子檔案的出現(xiàn)和發(fā)展時(shí)間短，暴露的問(wèn)題較多，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權(quán)訪問(wèn)、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅等，因此，筆者就農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案在管理利用中的安全問(wèn)題進(jìn)行幾點(diǎn)探討。

一、農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案所包括的主要內(nèi)容

農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案主要包括全市拖拉機(jī)及駕駛員電子檔案、外省籍駕駛證及拖拉機(jī)登記電子檔案。采用的是浙江省農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件，整個(gè)軟件分為牌證受理崗、牌證管理崗、考試崗和檔案管理崗四個(gè)崗位。在一崗中主要進(jìn)行拖拉機(jī)注冊(cè)登記、轉(zhuǎn)入登記、變更登記、轉(zhuǎn)移登記、抵押登記、注銷(xiāo)登記、拖拉機(jī)變更備案、補(bǔ)換牌證、換發(fā)牌證等牌證受理業(yè)務(wù)。同時(shí)還進(jìn)行拖拉機(jī)駕駛證初次受理、增駕受理、轉(zhuǎn)入受理、其他業(yè)務(wù)受理、管理崗、違法行為記分、駕駛證注銷(xiāo)等業(yè)務(wù)。在二崗中，主要對(duì)一崗中受理的拖拉機(jī)及駕駛員檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行管理送審，屬于牌證管理崗的范疇。在三崗中，主要為考試崗，對(duì)于在二崗中拖拉機(jī)駕駛員初次受理和增駕受理的人員進(jìn)行科目一、二、三、四的考試，并給予考試評(píng)分，只有通過(guò)科目一、二、三、四的拖拉機(jī)駕駛員才可在二崗里核發(fā)拖拉機(jī)駕駛證。在四崗中，主要是檔案管理崗，主要為拖拉機(jī)及駕駛員檔案歸案、檔案查詢、檔案更正、檔案增補(bǔ)及對(duì)已被注銷(xiāo)的拖拉機(jī)及駕駛員檔案的高級(jí)查詢。農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案的應(yīng)用，可以迅速和準(zhǔn)確地計(jì)算出全市拖拉機(jī)及駕駛員在冊(cè)的擁有量、年檢年審的情況、農(nóng)機(jī)事故的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和外省籍駕駛證及拖拉機(jī)的登記情況，給農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作帶來(lái)了很多便利，大大提高了工作效率。

二、影響農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案安生性的不利因素

1.檔案安全保護(hù)意識(shí)薄弱

檔案安全保護(hù)教育不普遍，檔案安全意識(shí)淡薄，缺乏安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，突出表現(xiàn)在檔案網(wǎng)絡(luò)工作“安全第一、預(yù)防為主”的意識(shí)不強(qiáng)。檔案服務(wù)及利用人員由于網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)較低和安全防護(hù)意識(shí)不高，造成的無(wú)意侵權(quán)或電子檔案光盤(pán)存儲(chǔ)的選擇等問(wèn)題，都給農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案的安全保管帶來(lái)威脅。

2.計(jì)算機(jī)軟硬件的設(shè)備故障

由于農(nóng)機(jī)監(jiān)理的電子檔案一般不能直接利用，它的形成和處理與利用均需借助計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的支持才能實(shí)現(xiàn)。而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是由許多部分組成，每個(gè)部分的薄弱環(huán)節(jié)都極易遭到破壞。如：數(shù)據(jù)易被誤輸；應(yīng)用軟件易被篡改或盜用；硬件設(shè)備中的芯片和電子線路易被損壞等。這些故障的發(fā)生都有可能導(dǎo)致農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案的丟失或破壞，從而對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理造成不可挽回的損失。

3.電子檔案存儲(chǔ)載體的保護(hù)技術(shù)問(wèn)題

農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。聚酯底基是磁盤(pán)和磁帶的支持體，它具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。并且磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)的影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。目前光盤(pán)常用的介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料，這些材料不穩(wěn)定，易氧化，易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。因此，電子檔案載體材料的這些特點(diǎn)，決定了農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。

4.計(jì)算機(jī)病毒與黑客的攻擊

計(jì)算機(jī)病毒已成為當(dāng)今破壞計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的頭號(hào)殺手，它是一種特殊的具有破壞力的計(jì)算機(jī)程序，具有自我復(fù)制能力，會(huì)以各種方式和途徑攻擊計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)以及硬件設(shè)備，并可通過(guò)非授權(quán)入侵在可執(zhí)行程序或數(shù)據(jù)文件中，從而造成電子文檔的破壞或系統(tǒng)的癱瘓。此外，有些計(jì)算機(jī)黑客也利用電腦網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行犯罪活動(dòng)，他們伺機(jī)尋找系統(tǒng)和軟件方面的某些缺陷來(lái)攻擊，通過(guò)破譯口令與密碼而獲取使用權(quán)限。非法訪問(wèn)、刪除或修改某些重要電子文檔，使文件所有者和利用者均遭受巨大損失。

三、加強(qiáng)農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案安全管理的相應(yīng)對(duì)策

1.加強(qiáng)電子檔案安全管理的宣傳教育，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

要大力普及農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案信息安全知識(shí)及網(wǎng)絡(luò)竊密知識(shí)，使廣大農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案人員了解電子文檔的特性，防范農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子文檔無(wú)意丟失或泄密，提高對(duì)各種攻擊手段的認(rèn)識(shí)和警惕性，如不隨意下載或安裝不明軟件，不隨意打開(kāi)陌生電子文件等。對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案保護(hù)意識(shí)融入到檔案的價(jià)值論中，從而營(yíng)造農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案安全保護(hù)新環(huán)境。

2.充分采用信息備份技術(shù)

信息備份是信息安全保障最重要的輔助措施，它可以為受損或崩潰的信息系統(tǒng)提供良好、有效的恢復(fù)手段。一旦原文件遭到破壞，還有相同的備份文件可以取而代之，為了防止存檔載體物理性能變化或設(shè)備故障而丟失信息，農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案的備份系統(tǒng)可以從硬件級(jí)備份、軟件級(jí)備份、人工級(jí)備份三個(gè)層次入手。每年應(yīng)對(duì)備份磁帶或光盤(pán)進(jìn)行抽檢，并對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記，這種多層次的綜合應(yīng)用才能達(dá)到理想的備份目的，做到萬(wàn)無(wú)一失。

3.加強(qiáng)電子文件的載體保護(hù)

電子文件載體使用的是磁性、光學(xué)材料等精密型載體，對(duì)保存環(huán)境提出了很高的要求。因此對(duì)電子文件載體的保護(hù)可以參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，改進(jìn)電子檔案的存放環(huán)境，保持適應(yīng)的溫濕度，采用去濕機(jī)，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)檔案庫(kù)內(nèi)溫濕度。并將農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案避光保存，避免光線尤其是紫外線直接照射光盤(pán)，最大限度地減少電子檔案曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度。同時(shí)，農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應(yīng)避開(kāi)電動(dòng)機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、消磁器、無(wú)線電裝置等具體退滋或消磁設(shè)備的干擾。

4.多渠道防治計(jì)算機(jī)病毒和各種攻擊

在病毒防治方面，要主動(dòng)防毒，樹(shù)立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念，從病毒的寄生對(duì)象、內(nèi)存駐留方式、傳染途徑等病毒行為入手進(jìn)行防范，防止病毒向機(jī)內(nèi)和機(jī)外傳染。運(yùn)用防火墻技術(shù)防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理信息資源的非法訪問(wèn)，從而使農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全。同時(shí)采用身份驗(yàn)證和文檔加密手段進(jìn)行保護(hù)，為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入農(nóng)機(jī)監(jiān)理系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問(wèn)或修改，在進(jìn)入農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，即給每個(gè)合法用戶一個(gè)通行口令，代表該用戶身份。通行口令可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)時(shí)，必須輸入自己的通行口令，系統(tǒng)將對(duì)其身份進(jìn)行安全認(rèn)證，并根據(jù)事先的設(shè)置決定是否許可其通行。另外，還可在信息存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中，采用公共密鑰和私人密鑰相結(jié)合的加密方法，防止非法用戶截獲農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案資料，從而確保農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案的完整和安全。

（作者單位：浙江省余姚市機(jī)械化管理局）