淺談文檔一體化管理的原則和方法

隨著計算機技術、網絡技術、多媒體技術和遠程傳輸等現代信息技術的迅猛發展，推進了辦公自動化和信息資源利用網絡化的進程，同時也為實行文檔一體化管理奠定了基礎。檔案管理者必須轉變觀念，適應新形勢和新技術發展的需要，充分利用局域網絡，科學有序的推進文檔一體化管理進程，發揮檔案工作的服務功能。

一、實行文檔一體化管理的意義

文檔一體化管理是指以文件生命周期理論為指導，借助計算機及網絡技術，對文書工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從機關現行文件直至館藏檔案管理的高效和優化。實施文檔一體化管理有以下現實意義：

1.有利于發揮文檔工作的整體優勢。實行文檔一體化管理，把原來各自獨立的文件管理和檔案管理納入統一的系統之中，在同一個控制中心的組織指導下開展工作，可根據檔案工作的要求安排文書工作，有效地協調文書人員與檔案人員的配合與協作，科學地調節和組織勞動投入，減少了不必要的工作環節，避免了重復勞動，提高了辦公效率。

2.有利于檔案工作的標準化、規范化建設。實行文檔一體化管理，從文件的形成開始直到立卷歸檔，按照統一的標準、統一的格式、統一的術語，進行文件處理、文件立卷和檔案管理工作，保證了歸檔質量，為檔案工作的標準化、規范化建設打下了堅實的基礎。

3.有利于檔案資源的數字化建設。實行文檔一體化管理，將電子文件歸檔為電子檔案，減少了將來對紙質文件掃描、處理、壓縮存貯的煩瑣步驟，加快了檔案資源數字化建設進程。

4.有利于提高檢索查詢效率。實行文檔一體化管理，無論是對現行文件還是歸檔文件，均可進行有效的檢索查詢，且網絡化的檢索系統可在幾秒鐘內從數以萬計的數據庫中檢索到查詢的目錄數據。即使用戶無法提供準確的文號和題名，也可通過模糊查詢的方式，找到符合條件的記錄。

5.有利于用戶下載利用。實行文檔一體化管理，用戶通過檢索查到目錄數據后，可方便地瀏覽文件或圖樣、照片。如需對文件內容進行編輯加工，可進行下載。為文件起草、論文寫作、編寫史料等工作提供了便利，用戶只要在眾多檔案資源的全文庫中找到自己需要的素材，再通過下載編輯，即可快速得到電子版稿件，極大地提高了寫作效率。

二、實行文檔一體化管理的原則

文檔一體化管理是基于計算機信息網絡系統對電子文件、檔案的管理實現的，涉及到管理技術、流程、體制、原則、方法等各個層面，每個層面之間相輔相成，相互關聯，相互作用。因此，必須從本單位實際出發，協調相關部門，共同采取科學的管理原則，推進一體化建設進程。

1.集成管理原則。文件和檔案管理是前后銜接、互相影響、不可分割的兩個部分。過去在系統設計時，把文件管理系統和檔案管理系統設計為兩個獨立的應用系統，分別完成公文處理和檔案管理業務。實行文檔一體化管理就是要將這兩個業務系統通過總體設計整合到一起，成為一體化的完整閉環系統，同時要將電子文件的捕獲、鑒定與歸檔、檢索與存儲、保管和利用等全過程集成為一體，將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式組合集成在一起，達到圖、文、聲、像并茂的效果，更加真實地再現當時的活動情況，從而強化文件對業務活動的記憶和再現功能。

2.全程管理原則。“全程管理”是指對電子文件從產生到最終銷毀或永久保存進行全過程的監控和管理。電子文件從產生到最終銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，涉及電子文件的流程、管理規則、管理方法及質量要求，而且，各個運動階段之間的界限不再像紙質文件那樣明顯、容易區分，這就要求對電子文件生成、流轉、利用、保管等每一環節的實施過程進行實時監控，及時發現和糾正失誤，不斷調整管理策略，以確保電子文件的完整性、真實性、可靠性、安全性和可讀性。

3.前端控制原則。“前端控制”是指檔案工作者必須在電子文件形成之時甚至生成之前，即在電子文件管理系統設計時就積極介入其中，把電子文件（包括電子文件歸檔）的管理要求融入系統功能設計中。前端控制包括統一編碼體系，統一文件形成要求（如文件描述信息的記載），統一數據存貯結構，統一文件格式，統一訪問控制機制，統一文件查詢利用規則等。前端控制原則是確保電子公文、檔案完整安全、真實可靠、長期可讀的有效政策，是實現電子文件全程管理的重要保障。

4.動態管理原則。由于電子公文、檔案本身具有很多“動態”因素，使電子文件管理處于變化之中。如：電子公文生成過程中，其版本、狀態、數量都在動態變化；電子公文與載體可以相互分離；電子公文載體性能的不穩定性；信息化的發展帶來新的信息編碼方式、新的存儲格式和新的系統軟件等。因此，要實現前端控制和全程管理，就必須實行動態管理。

5.安全保密原則。由于一些電子公文、檔案涉及國家秘密和敏感信息，為了確保安全，國家保密局針對信息安全保密管理提出了分類管理、分級防護原則；涉密范圍最小化原則；綜合防范、全過程監管原則。實行文檔一體化管理必須認真貫徹執行安全保密原則，根據電子公文、檔案的重要程度劃分安全保密等級，并采用相應的安全防范技術和手段，確保辦公局域網和檔案信息的安全。

三、實行文檔一體化管理的方法

1.制定總體規劃，加強宏觀管理。要實現文檔一體化管理，就必須打破文件、檔案各自為政、獨立發展的狹隘觀念，樹立整體與局部、宏觀與微觀相結合的一體化思想，把檔案工作重心轉移到文件信息的整個生命周期，統一制度、統一管理，確保文件、檔案信息的完整、準確，充分發揮文件、檔案信息的利用價值。檔案工作者要主動參與到文件形成過程的管理中去，文件工作也要融入到檔案管理和開發利用之中。

2.整合系統資源，實現資源共享。實現文檔一體化管理必須把文件管理系統和檔案管理系統整合在一起，組成一個綜合的文件管理系統，而文件和檔案作為兩個前后銜接、互相影響的子系統。整合后要保證使用者在計算機網絡的各節點上，都可實現文件數據的自由存儲和檔案資源的共享，使整個系統達到最優化。由于文件、檔案是前后相承的關系，文件管理是檔案管理的基礎，只有文件管理科學化、規范化、標準化，檔案管理才能達到規范和標準。

3.統一標準規范，提高歸檔質量。文檔一體化管理覆蓋了各個職能部門產生的各種不同門類、不同載體的文件檔案，為了提高歸檔質量，充分發揮各個部門文件、檔案的整體效果，必須制定綜合管理文件、檔案信息的標準，對每一個單位的文件、檔案類目的劃分和設置進行規范，運用計算機對文件、檔案實行文檔一體化綜合管理。

4.進行實時歸檔，確保文檔完整。文檔一體化管理系統，是以網絡為起點，將文書與檔案工作統籌規劃、相互協調，兩者在網絡系統內銜接，從而實現文件的一次性輸入，多口、多途徑的輸出和全網絡信息共享，使檔案的資源能夠達到最大限度的開發和利用。在線實時歸檔就是從電子文件形成的源頭抓起，以提高檔案質量、保證檔案完整為出發點，使檔案的形成到利用的整個過程成為一個協調有序的系統工程。具體來講，就是在電子文件開始起草時，規定由文件的起草人進行內容價值的鑒定和檔號標引，并且接受檔案部門的監督和指導；一旦文件正式簽署形成，就要同時通過網絡傳輸進入檔案部門的數據庫或計算機服務器系統內；在網上仍然有上述文件的前提下，檔案部門再進行第二次鑒定，并且將認為需要保持相當時間的文件下載到移動載體中保存。由此可見，在文檔一體化管理中，檔案管理的職能，已經前移到文件的形成時期，這其中包括對文件價值的鑒定以及檔案分類等工作的實施，這樣做既是保證文件原始性、真實性、完整性、系統性的最優方法，也是檔案部門對電子文件整個運動過程監控的必要措施。