供水企業用戶電子檔案系統的建立與應用

隨著當今科學技術及信息化的迅猛發展，供水企業從傳統的營銷管理模式逐步向電子商務管理方向拓展轉變，在這種發展趨勢的引領下，企業在構建自身營銷網絡平臺中不可避免地需要設想如何建立與之呼應的用戶電子檔案系統。通過電子檔案系統連接，不僅可以快捷查詢各類用戶信息，還可把用戶信息置于網絡之上，為企業各部門工作人員及時、靈活地溝通提供條件，進一步方便業務的快捷辦理。

供水用戶電子檔案系統應用建立在供水營銷網絡中，功能是服務于供水營銷業務，因此，系統內容來源于供水用戶從最初的戶表申請受理，到最終的拆表銷檔處理這一期間的各環節業務信息收集及辦理。根據供水營銷業務分類和辦理流程，在建立供水用戶電子檔案系統時我們將各種信息收集功能分解安排到不同單元系統，通過單元系統接收、匯集信息，每個組成單元其功能和載入信息都是供水用戶電子檔案系統的重要構成要件和管理內容。

具體分類和特點：入戶報裝資料系統。該系統功能是辦理用戶申請入戶及電子檔案建立。包含登記用戶個人信息資料，建立一戶一檔編號，收集用戶填寫報裝工程各種信息表格、整理工程圖紙、工程預算報告等一系列文件與數據，對錄入的用戶電子信息微機按照文檔類型、主題、單據號進行編冊、分類、存儲、打印，完成建檔工作。建檔電子信息保證數據唯一并要求定期核對。系統可根據工程流程在相應界面為用戶和辦理部門提供快速資料查詢和業務審批流轉，也可根據錄入資料系統自定義按年月、區域、類型、費用等條件形成統計報表。系統設計還支持網上業務申請受理。

營業抄表收費系統。此系統中詳細記載用戶用水信息，界面中顯示用戶重要的多項電子信息記錄。如，用戶水表代碼、水表口徑、用水性質、水量周期比例、用水價格、付款方式、當月實際用量、金額，等等。通過操作界面錄入水量電子信息，系統結合用戶稅費進行水費分析，并通過聯網提供柜臺收費、預存交費、銀行代扣、網上結算等業務辦理。系統將水量信息記錄電子檔案，業務部門通過聯網能對單戶、合收多戶，水量、水費、欠費、銷賬或其他分類信息記錄、修改、查詢、銷賬處理。并可按自定義生成、打印，分析、統計報表。系統具有智能聯想管理，從而可提供多種方式的檢索查詢手段方便用戶咨詢。

表務工單管理系統。建檔用戶其用水周期一般具有長期性、連續性，因而，工單管理系統的建立可提供完整的表務管理功能，即在用戶用水過程中不間斷地收集記錄水表更換、水表校驗、欠費停水、違章處罰、過戶變更、表井維護等一系列用戶供水信息。通過錄入的電子信息，系統可對各種業務前后進行實時監控和與檔案記錄核對。從而保證用戶正常用水及電子信息數據的準確性、連續性。系統對每個業務過程進行動態管理中可自定義產生相關業務報表，明確分析原因后為管理者或用戶提供決策依據、業務處理及個人信息查詢。

業務擴展綜合系統。隨著科技發展及在企業的投入應用，一些新營銷模式、新設備不斷涌現和使用。如，目前，在供水營銷中企業已從過去的“卡片式”手寫記錄抄表信息轉變為運用電子抄表器記錄信息，若將抄表器與系統連接就可將采集的電子信息自動轉儲記錄到用戶電子檔案。由此延伸，隨著營銷方式個性化發展，將系統連接服務“窗口”觸摸屏電腦，用戶就可便捷查詢個人資料或自助辦理相關業務。此系統功能還可連接其他外網設備，通過移動通信平臺向用戶發送相關供水信息，如節水知識，政策法規，欠費、停水通知，等等。

供水企業建立電子檔案系統是企業科學發展和激烈市場競爭環境下的必然抉擇，供水用戶電子檔案系統不僅是企業傳統檔案管理方式的補充，也是企業開展電子化營銷模式的基礎。供水企業是城市建設領域內的一個重要職能部門，在企業的生產經營活動中須對幾萬甚至幾百萬的用戶信息進行處理。在處理繁雜的信息資料與業務辦理中，傳統的用戶檔案管理已不能滿足日新月異的用戶需求和企業數字化管理標準，但電子檔案這種載體卻積極發揮出“檔案一點錄入，信息多點使用”的靈巧作用。經過信息高度共享化的檔案資源可重復、多平臺地綜合利用實現實時辦理，既提高企業辦公的工作效率和管理水平，又貼近用戶、聯系社會，能更好地為民服務。同時，電子檔案不僅能做到管理資料的分類詳細、一目了然，還能通過虛擬庫房或光盤，實現大量信息數據的集中存放、精確管理，給檔案管理工作者帶來極大便利。由于這些特點和優點，供水電子檔案系統的建立和應用對企業意義非凡。

（作者單位：開封市供水公司 來稿日期：2012-12-10）