關(guān)于電子文件管理的幾個(gè)核心概念探討

摘 要：基于我國電子文件管理領(lǐng)域中核心概念缺乏標(biāo)準(zhǔn)解析的現(xiàn)狀，對于電子文件管理理論與實(shí)踐運(yùn)用的三個(gè)核心概念——電子文件、電子文件管理、電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行概念梳理，在中外比較研究基礎(chǔ)上，作出解釋并作相應(yīng)的理論說明。

關(guān)鍵詞：電子文件；電子文件管理；電子文件管理系統(tǒng)

1 引言

電子文件的大量形成及其管理需要，極大地沖擊了傳統(tǒng)檔案學(xué)的理論基礎(chǔ)與管理實(shí)踐，無論是作為一種獨(dú)立的管理領(lǐng)域，或者是作為檔案管理的前端延伸，世界各國都基本形成了比較明確的電子文件管理機(jī)制、體制，開發(fā)和制定了相關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與解決方案。然而，縱觀電子文件管理的理論研究，我們又驚奇地發(fā)現(xiàn)，盡管二十多年來人們對電子文件認(rèn)識不斷深化，管理內(nèi)容在不斷擴(kuò)展，但在電子文件及電子文件管理領(lǐng)域中，名詞術(shù)語普遍存在概念模糊、隨意性大、使用混亂等不規(guī)范、不統(tǒng)一的現(xiàn)象，甚至由此引發(fā)“語言缺陷”，嚴(yán)重影響了電子文件管理理論研究、實(shí)踐發(fā)展和國際化交流。特別是涉及的電子文件管理理論研究與實(shí)踐廣泛應(yīng)用的三個(gè)核心概念：即電子文件、電子文件管理、電子文件管理系統(tǒng)，似乎都沒有一個(gè)統(tǒng)一的名稱或者概念解析。2012年，我們承擔(dān)并完成的國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室課題——《電子文件管理術(shù)語規(guī)范》 ，在中外有關(guān)資料的分析和有關(guān)專家的建議基礎(chǔ)上，對于這三個(gè)核心概念作一個(gè)探討，以明確其概念的內(nèi)涵，以及概念關(guān)系。

2 關(guān)于“電子文件”概念

中外關(guān)于電子文件的用語及解釋比較復(fù)雜。二十多年來，電子文件有多種稱謂，類似有“機(jī)讀文件”、“數(shù)字文件”，也有“數(shù)字文檔”、“電子文檔”、“計(jì)算機(jī)文檔”等似是而非的同類名稱。個(gè)中關(guān)系我們且不深究，單就電子文件（Electronic record），目前，中外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、術(shù)語表、論著中的定義表述不一。

其中，國內(nèi)的主要類型列舉如下：

（1）電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。[1]

（2）電子文件是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的各種形式的信息記錄。[2]

（3）電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個(gè)人，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。[3]

（4）電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募4]

而國際組織和美、澳兩國的代表性定義列舉如下：

（1）電子文件也稱“數(shù)字文件”，它是用電子設(shè)備傳遞和維護(hù)并具備以下特征的文件：

i）結(jié)構(gòu)：電子文件和附件或其他相關(guān)文檔任何鏈接的格式。

ii）內(nèi)容：在電子文件的結(jié)構(gòu)中傳遞交易證據(jù)的信息。

iii）背景：記錄來源的信息，（這些信息）與電子文件的交易相關(guān)，包括創(chuàng)建者、日期、安全性和訪問、語言、處置、格式等；背景通常分布在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容中。[5]

（2）電子文件是在自動(dòng)化系統(tǒng)中已被捕獲和固定以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)和操作的數(shù)據(jù)或信息，要求使用這個(gè)系統(tǒng)呈現(xiàn)這些數(shù)據(jù)或信息能被人們所理解。[6]

（3）電子文件是用電子設(shè)備創(chuàng)建或維護(hù)的文件，包括模擬格式（另見數(shù)字文件）。[7]

（4）電子文件是：i） （RM）以僅電腦能處理的形式被記錄并滿足生效的“文件”定義的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子文件，不管它們是文件或非文件狀態(tài)。[8]

以上定義，就可以看作對于電子文件這一概念進(jìn)行定義的某一形式，但如果中外綜合比較，兩者之間還是有比較大的差別，國際組織和美、澳兩國，比較強(qiáng)調(diào)電子文件本身的形式特征與技術(shù)特征。而我國有關(guān)定義，尤其是規(guī)范（包括近兩個(gè)規(guī)范的征求意見稿）中的定義表達(dá)，相對而言，比較注重與檔案管理相一致的特征認(rèn)識。事實(shí)上，從我國電子文件管理體制確定之后，我國檔案部門就重新啟用“電子檔案”一詞，就意味著電子文件一詞的理解，需要和電子檔案一詞關(guān)聯(lián)起來理解了，如同以往處理“文件”與“檔案”的關(guān)系一樣。鑒于我國的電子文件管理核心概念解釋，首先要立足于我國電子文件管理的實(shí)踐進(jìn)展，尊重現(xiàn)實(shí)情況，在本文研究中，我們認(rèn)為，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）、電子檔案管理基本術(shù)語（征求意見稿）、電子文件元數(shù)據(jù)基本集（征求意見稿），具備規(guī)范的基本要求，因而，就實(shí)際規(guī)范的制定而言，這三種定義表達(dá)，可以作為電子文件的定義基礎(chǔ)。同時(shí)，比較起來看，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）的電子文件定義，強(qiáng)調(diào)的是電子文件形成的技術(shù)環(huán)境，這跟國際檔案理事會(huì)與發(fā)達(dá)國家的電子文件認(rèn)識相一致；而后兩者強(qiáng)調(diào)的是電子文件的形成主體與形成環(huán)境，這跟我國檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范銜接比較好。

因而，本文關(guān)于電子文件的定義，綜合考慮，作以下表達(dá)：

“電子文件是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，利用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、存儲(chǔ)和利用，并可通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸?shù)母鞣N形式的信息記錄。”

這一定義的內(nèi)涵如下：

第一，電子文件的形成主體是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、其他組織或個(gè)人（“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人”、“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個(gè)人”兩類表述，后者可能更加明確一些）。

第二，電子文件是在各主體履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中形成的。

第三，揭示電子文件的技術(shù)屬性是：利用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、存儲(chǔ)和利用，并要以通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸。

第四，揭示電子文件的形式多樣性，包括文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)庫、視頻、音頻等形式的電子信息。

3 關(guān)于“電子文件管理”概念

電子文件管理，目前國內(nèi)沒有明確定義，相關(guān)國家的術(shù)語規(guī)范也沒有將其作為獨(dú)立術(shù)語，但一般術(shù)語規(guī)范中有“電子文件”和“文件管理”詞條。對于電子文件管理進(jìn)行解釋，比較權(quán)威的有國際ARMA協(xié)會(huì)2006年和2007對此進(jìn)行的解釋：

（1）是根據(jù)文件管理原理和方法，運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件對信息系統(tǒng)中的電子文件和非電子文件進(jìn)行的電子化管理。[9]

（2）A.文件管理原則在電子文件中的應(yīng)用。B.使用電子系統(tǒng)來應(yīng)用文件管理原則的文件管理。[10]

仔細(xì)分析一下，發(fā)現(xiàn)以上這兩種解釋都不適合我國的電子文件管理的實(shí)踐。我國電子文件管理，盡管沒有概念解釋，但廣泛接受了電子文件管理的全程管理原則。我國電子文件管理的研究者認(rèn)為，電子文件管理，首先應(yīng)該是覆蓋電子文件整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程的，如同我們在理論上強(qiáng)調(diào)的，電子文件管理，需要覆蓋全流程、全類型、全業(yè)務(wù)一樣。因而，在本文中，我們認(rèn)為，“電子文件管理”采用以下解釋比較合適：

“電子文件管理是指對電子文件生命周期整個(gè)過程進(jìn)行有效且系統(tǒng)控制的管理活動(dòng)。”

在這個(gè)定義表述中，需要突出兩點(diǎn)理解：

一是突出電子文件生命周期的完整性，并將這一特點(diǎn)作為電子文件管理的基礎(chǔ)，并將電子文件生命周期的詞條，置于電子文件管理之前，指出電子文件生命周期有一個(gè)整體過程，即“電子文件從形成、辦理到最終處置（銷毀或永久保存）的全過程”。

二是注重電子文件的全程管理的特點(diǎn)，即對于整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程實(shí)施有效且系統(tǒng)的控制。

這個(gè)概念的定義基礎(chǔ)，有以下兩個(gè)方面：

一是基于電子文件整體運(yùn)動(dòng)的理解。電子文件整體運(yùn)動(dòng)可以有兩種理論解釋：一種是文件生命周期理論，另一種是文件連續(xù)體模式。兩種理論解釋都能夠反映出電子文件運(yùn)動(dòng)的一般規(guī)律，前者的優(yōu)勢在于理論說明簡練、跟傳統(tǒng)的文件與檔案管理模式銜接性較好，并且，可以比較清楚地劃分電子文件管理基本流程與主要環(huán)節(jié)（電子文件運(yùn)動(dòng)有形成、辦理、交換、傳輸、歸檔、移交、保管、利用、處置等環(huán)節(jié)），但難以解釋電子文件某些特殊運(yùn)動(dòng)現(xiàn)象；后者的優(yōu)勢在于更好地說明電子文件多因素、跨時(shí)空運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)，但是對于實(shí)踐部門來說，理解這種復(fù)雜和抽象的概念比較困難。

在本文中，我們認(rèn)為，采用電子文件生命周期理論的解釋，將三個(gè)運(yùn)動(dòng)階段與對應(yīng)的管理系統(tǒng)EDMS、ERMS、TDR，作相對應(yīng)的層次說明，這比較適合國際電子文件管理的運(yùn)動(dòng)階段劃分，也適合我國的電子文件管理與檔案管理實(shí)踐。

二是基于我國電子文件管理法規(guī)文件的理解。在《電子文件管理暫行辦法》中，把電子文件的運(yùn)動(dòng)劃分為形成和辦理、歸檔與移交、保管與利用等基本階段，我們在此基礎(chǔ)上，加上交換、傳輸、處置三個(gè)環(huán)節(jié)。

在本文研究中，我們把電子文件管理運(yùn)動(dòng)階段、管理系統(tǒng)、管理需求作以下層次關(guān)系表示（見圖1）：

這一圖示，能夠揭示出電子文件全程管理的特點(diǎn)，同時(shí)比較明確地說明了電子文件從形成到檔案館永久保管所涉及的管理機(jī)構(gòu)、管理系統(tǒng)及功能需求。

4 關(guān)于“電子文件管理系統(tǒng)”的系列概念

電子文件管理系統(tǒng)，需要跟“電子文件管理”一詞的理解密切關(guān)聯(lián)起來。從圖1中，我們可以看到，電子文件有著全程管理的需求，但由于我國電子文件管理體制與檔案管理體制同時(shí)存在，因而，我們還需要區(qū)分歸檔前的電子文件、歸檔后的電子文件、進(jìn)館后的電子文件在概念運(yùn)用上的不同，而之所以用不同的概念，是因?yàn)檫@三個(gè)階段的電子文件管理，有著不同的管理需要。可見，電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)際是需要區(qū)分三個(gè)階段，因而，也獲得三個(gè)名稱。在本文，我們將其稱為“電子文件處理系統(tǒng)”（“Electronic Records Processing System”），“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信數(shù)字倉儲(chǔ)”（“TDR——Trusted Digital Repository”）。

由于電子文件的形成、辦理、傳輸與交換等環(huán)節(jié)，是在現(xiàn)行機(jī)關(guān)的辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成，因而，這一階段的電子文件管理系統(tǒng)，和辦理完畢或者歸檔后的電子文件管理系統(tǒng)，是有本質(zhì)區(qū)別的。前者在國外一般稱為“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般稱為“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我國實(shí)踐中，也存在類似情況，也需要把這兩者運(yùn)用的系統(tǒng)區(qū)分開來，因而，在本文中，前者稱為電子文件處理系統(tǒng)，跟EDMS相對應(yīng)；而后者稱為電子文件歸檔管理系統(tǒng)，跟ERMS相對應(yīng)。

4.1 電子文件處理系統(tǒng)的釋義。鑒于與EDMS相對應(yīng)，對于電子文件處理系統(tǒng)的解釋，可以借鑒國外EDMS的定義。國外EDMS的定義主要有如下幾類：

（1）用以支持創(chuàng)建、使用和維護(hù)電子文檔的自動(dòng)化系統(tǒng)，其目的是提高組織的工作流程。這些系統(tǒng)不一定整合了文件管理功能，文檔可能有情報(bào)價(jià)值而非證據(jù)價(jià)值（如文檔可能不是文件）。[11]

（2）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統(tǒng)，可以自動(dòng)實(shí)現(xiàn)電子文件的起草、組織、追蹤和分發(fā)。（注：EDMS軟件包括版本控制和簽入/簽出功能）[12]

（3）使用自動(dòng)化的技術(shù)、根據(jù)既定的政策和程序，恰當(dāng)?shù)胤峙洹⑹褂谩⒋鎯?chǔ)、檢索、保護(hù)和保留以數(shù)字格式存儲(chǔ)的信息的軟件應(yīng)用。[13]

在本文中，根據(jù)我國的實(shí)際情況與實(shí)際需要，我們對于電子文件處理系統(tǒng)的釋義，作如下表述：

“機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位用于形成、辦理、交換與傳輸電子文件的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，注重電子文件的業(yè)務(wù)流傳、版本固定與現(xiàn)行效力，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。這相對于國外的EDMS（Electronic Document Management System）。”

4.2 電子文件歸檔管理系統(tǒng)的釋義。電子文件歸檔管理系統(tǒng)的解釋，可以借鑒ERMS的定義，國內(nèi)外ERMS有以下幾種釋義：

（1）基于局域網(wǎng)絡(luò)和信息數(shù)據(jù)庫而運(yùn)行的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，它能夠?qū)﹄娮游募匿浫搿⑿Α徍艘约皵?shù)字化加工等流程進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)從檔案紙質(zhì)化管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。[14]

（2）為了滿足業(yè)務(wù)對電子文件管理需要而設(shè)計(jì)的系統(tǒng)，用以捕獲、保存、提供獲取業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的有證據(jù)價(jià)值的文件的功能。電子文件管理系統(tǒng)包括：檔案工作者和文件使用者；授權(quán)政策、責(zé)任分配、權(quán)力授予、程序和做法；政策聲明、程序手冊、用戶指南和其他用以批準(zhǔn)和頒發(fā)政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和記錄的專門資料和文件系統(tǒng)；軟件、硬件、其他設(shè)備、必要工具等。[15]

（3）用以管理電子文件創(chuàng)建、使用、維護(hù)和處置的自動(dòng)化系統(tǒng)，其目的是提供業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)。這些系統(tǒng)維持適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)信息（元數(shù)據(jù)）和文件之間的聯(lián)系，以支持它們的證據(jù)價(jià)值。[16]

（4）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統(tǒng)，不考慮載體形式如何，自動(dòng)起草、組織、追蹤和分發(fā)文件的系統(tǒng)。（注：電子文件管理軟件包括保管表和處置）[17]

在本文中，根據(jù)我國的實(shí)際情況與實(shí)際需要，我們對于電子文件歸檔管理系統(tǒng)的釋義，作如下表述：

“為了滿足機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對歸檔電子文件管理需要而設(shè)計(jì)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，用以捕獲、保存、維護(hù)、提供獲取業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的有證據(jù)價(jià)值的文件的功能。這相對于國外的ERMS（Electronic Records Management System）。”

4.3 可信數(shù)字倉儲(chǔ)的釋義。鑒于中外都將進(jìn)館后的文件（電子文件）視作檔案，在檔案館階段注重電子文件的長期有效保存與利用，是一種國際共識，因而，“可信數(shù)字倉儲(chǔ)”一詞，中外基本上可以統(tǒng)一起來。為此，可以對其作如此的概念解釋：

可信數(shù)字倉儲(chǔ)是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長期、可靠的管理以及維護(hù)的系統(tǒng)，它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)并運(yùn)行，具有切實(shí)可行的政策和實(shí)施方案，并且有持續(xù)穩(wěn)定的財(cái)政支持和規(guī)范的評價(jià)機(jī)制，能夠?qū)?shù)字資源提供者和用戶長期負(fù)責(zé)，其使命和目標(biāo)是長久地為用戶提供可靠的數(shù)字資源訪問服務(wù)，如，數(shù)字檔案館。

5 結(jié)束語

電子文件的內(nèi)涵，電子文件管理的邊界，電子文件管理系統(tǒng)的功能要求，在我國都會(huì)因需要處理電子文件歸檔前后的關(guān)系，而有不同的觀點(diǎn)和聲音。這一點(diǎn)，跟國外相比，可能我們因此更需要共識，事實(shí)上，這也是電子文件管理術(shù)語規(guī)范注重國際接軌還是注重國情需要的艱難選擇。在本文中，我們更多考慮的是我國電子文件管理實(shí)踐的需要，也同時(shí)兼顧到國際接軌。本文由此提出的核心概念的探討，希望引起更多專家學(xué)者的注意，以期有更多的討論與交流。

注①：2011年12月下達(dá)由浙江省委辦公廳承擔(dān)，浙江大學(xué)、浙江省檔案局、杭州市檔案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本課題研究，得到國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室任守信副主任、姚思遠(yuǎn)處長，國家檔案局技術(shù)部蔡學(xué)美副主任，中國人民大學(xué)趙國俊教授、安小米教授、王健教授、劉越男副教授、張寧副教授，安徽省檔案局黃玉明副局長，蘇州大學(xué)張照余教授等專家教授的指導(dǎo)。

注②：參考中國人民大學(xué)，電子文件管理百科。“TDR 是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長期、可靠的管理以及維護(hù)的系統(tǒng)， 它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)并運(yùn)行， 具有切實(shí)可行的政策和實(shí)施方案，并且有持續(xù)穩(wěn)定的財(cái)政支持和規(guī)范的評價(jià)機(jī)制， 能夠?qū)?shù)字資源提供者和用戶長期負(fù)責(zé)， 其使命和目標(biāo)是長久地為用戶提供可靠的數(shù)字資源訪問服務(wù)。”

參考文獻(xiàn)：

[1]電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）.

[2]國家檔案局.電子檔案管理基本術(shù)語.（征求意見稿）.

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[4]馮惠玲.電子文件管理教程. [M].北京：中國人民大學(xué)出版社 2001：1.

[5]聯(lián)合國文檔管理部（ARMS）. Glossary of Recordkeeping Terms.

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[8]（美國密蘇里州）Missouri Secretary of state. the Glossary for Missouri Electronic Records Education and Training Initiative.

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[10]ARMA International Standards Development Committee. Glossary of Records and Information Management Terms， 3rded， U.S，ARMA International， April 2007.

[12][17]ARMA Glossary of Records and Information - Management Terms. 3rd Edition.

[14]國家檔案局.電子文件安全管理指南（征求意見稿）.

[15]國家檔案局.電子文件全程管理應(yīng)用接口規(guī)范（征求意見稿）.

（作者單位：浙江大學(xué)公共管理學(xué)院信息管理系 來稿日期：2013-02-20）