論高校檔案數字化外包幾個階段的關節點

摘 要：高校檔案數字化選擇外包形式是最佳的形式，但要正確把握調研、招標、過程管理和驗收幾個階段要注意的事項，才能保證高校檔案數字化建設的順利進行。

關鍵詞：高校檔案；檔案數字化；外包

進入21世紀以來，我國各級政府、企業、事業單位的檔案信息化意識得到大力加強，其中就包括對浩如煙海的實體檔案進行數字化，以提供準確、快速、實時的網絡化信息服務。就高校而言，受人力、設備等條件的限制，選擇外包方式完成檔案數字化是一種選擇，但要注意把握幾個階段的關節點，才能保證檔案數字化建設的順利進行。

1 調研階段

1.1 高校檔案數字化外包前，要明確檔案數字化的形式、經費、范圍

1.1.1 數字化形式。檔案數字化的形式主要有兩種，一種是檔案館組織人員對檔案進行數字化，一種是外包。前者涉及的檔案數量不多，或自身數字化力量強大，不需要外包。后者主要是檔案數字化的數量較多，難度較大，自身力量不足等。如果外包，就牽涉到經費、招標、與外包單位的對接等一系列需要協調解決的問題。

1.1.2 數字化經費。在高校檔案數字化前期準備工作中，要根據學校下達的經費來選擇檔案數字化的形式和范圍。選擇檔案數字化外包，要充分考慮是否包括檔案管理軟件、設備和數字化經費等，其中，檔案管理軟件是沿用原來的還是重新購置（或自行開發），設備是否購掃描儀、電腦等，都需要事先明確。

1.1.3 數字化范圍。在高校館（室）藏檔案中，哪些類別的檔案要數字化？哪些保管期限的檔案要數字化？這些都要在檔案數字化外包前確定。一般情況下，具有長期（或30年）及其以上保管期限的檔案要進行數字化。但要根據高校檔案的保存和利用等實際情況而定，如有些高校在經費允許的情況下，所有檔案都可以進行數字化。有些高校受經費限制只能將利用率高且具有長期（或30年）及其以上保管期限的檔案進行數字化。

1.2 確定外包要對檔案數字化公司進行資質、業績等方面調研

1.2.1 資質調研。檔案數字化公司的資質調研要考察其是否具備“四個專業化”，第一，是否具有專業的檔案數字化加工處理團隊；第二，是否具有專業的文檔、圖紙、書刊掃描設備；第三，是否具有專業的數字化加工業務管理系統；第四，是否具有專業的質量標準、現場管理、安全保密等項目管理體系。

1.2.2 業績調研。重點考察檔案數字化公司是否具有檔案數字化加工的經驗和業績。由于高校檔案的類別較多，各個類別的檔案數字化都能滿足標的要求并不是每個檔案數字化公司都能做到的。業績的要求就成為調研考察的重要內容，缺少高校檔案數字化業績會影響高校檔案數字化的質量和效率。

1.3 調研的方式

1.3.1 實地調研。高校檔案館應會同校內相關部門組成考察組進行實地調研考察。考察的對象主要有兩個方面，一是正在進行檔案數字化的高校，主要考察數字化公司對項目的執行力；二是已經完成檔案數字化的高校，主要考察檔案數字化中標單位、檔案數字化質量和運行狀態等，以此來提高招標階段的判斷能力。

1.3.2 通訊調研。除了實地調研外，還可以通過網絡、電話、信函、QQ等通訊形式進行調研。一是通過上述途徑調研有哪些檔案數字化公司；二是對一些有影響、實力較強的檔案數字化公司的業績進行調研。通訊調研的好處是調研成本低，調研的范圍大，選擇的調研路徑寬，但缺少感性認識，直觀感不強。

2 招標階段

2.1 選擇招標方式

2.1.1 公開招標。在高校校園網、校報或其他媒體上刊登檔案數字化招標公告，邀請不特定的檔案數字化公司投標。這種競爭性招標，能夠吸引眾多檔案數字化公司參加競爭，高校從中擇優選擇中標單位的余地比較大。缺點是由于高校校園網、校報的覆蓋面不大，會出現流標，即投標的檔案數字化公司過少導致無法開標。

2.1.2 邀請招標。在前期調研的基礎上，高校選擇一定數量的檔案數字化公司，向其發出投標邀請，由被邀請的檔案數字化公司參加有限競爭投標，高校對其進行資格預審后再從中比質比價選定中標者。這種招標形式的特點是參與投標的檔案數字化公司數量有限，但能夠保證檔案數字化招標工作的順利進行。

2.1.3 談判招標。高校物色一至多家檔案數字化公司來直接協商談判的這種非公開、非競爭性招標或稱指定性招標方式，適用于檔案數字化數量不大、工期較緊、專業性強的檔案數字化工程。其優點是可以節省時間，容易達成協議，迅速展開檔案數字化工作；缺點是無法獲得有競爭力的報價。

2.2 確定招標范圍

2.2.1 整體招標。作為檔案數字化建設系統工程，購買硬件（電腦、服務器）、檔案掃描加工、購買檔案管理軟件、建立檔案網站等都屬于檔案數字化建設范圍。整體招標即對上述所有項目或幾個項目進行組合招標，這能解決檔案數字化公司與軟件供應商就數據掛接和利用等相互“扯皮”的現象。

2.2.2 單體招標。對硬件齊全、軟件功能強大的高校，不必整體招標，只要對硬件（電腦、服務器）、掃描加工、管理軟件、網站等進行分段招標，其中的檔案掃描加工必須進行單獨招標。

2.3 起草招標文件

2.3.1 招標內容及要求。要明確館藏檔案數字化建設內容及工作量，對提供檔案管理軟件、硬件（電腦、服務器）、檔案掃描加工、目錄數據錄入、數據掛接、數據刻錄光盤等招標的范圍要界定清晰；對檔案數字化加工的圖像掃描、分類、檢索的要求均需符合《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）等相關要求；對檔案管理軟件的招標要求要達到與OA系統無縫銜接的接口功能等。

2.3.2 提供資質材料。資質材料主要包括投標人的營業執照副本復印件、稅務登記證副本復印件（加蓋投標人公章），投標人承接的地、市級國家檔案館、高校以及大型企業檔案數字化加工的單份合同原件等。

2.3.3 投標報價。報價應為完成招標項目范圍內的檔案數字化建設全部費用。屬于整體招標的要注明總投標價、分塊投標價和免費項目。在掃描加工方面，不同型號的紙張、照片、圖紙、報紙的價格是否有區別？實物與錄像帶、錄音帶的數字化如何報價？數據錄入、掛接、刻錄光盤是否包含在報價范圍內？等等。

2.3.4 工期要求與付款方式。檔案數字化招標范圍內的各項內容要求自合同簽訂之日起的工作日內要注明是否包含節假日在內。付款的階段、比例、保證金都要在合同中明確。

2.4 評標與定標

2.4.1 組成評標小組。高校招標辦要組織審計、檔案館、現代信息中心等部門的專家組成評標小組進行評標，也可以通過地方招標辦抽調其他單位的檔案數字化專家參加評標，同時邀請高校紀委派人現場監督。

2.4.2 確定評分辦法。檔案數字化評分辦法應包括評分內容、指標、得分標準等項目。評標時，評標小組有權要求投標人對其投標文件進行書面澄清、說明，投標人應派授權代表按通知的時間、地點接受詢標。

2.4.3 簽訂合同。高校要與中標的檔案數字化公司簽訂合同，明確雙方的權責，商定合同爭議的解決措施、標的技術要求和驗收標準等。合同簽訂前，雙方需共同審閱，仔細研讀每一個條款，必要時請律師把關。

3 過程管理階段

3.1 做好后勤保障

3.1.1 提供數字化加工現場。檔案數字化掃描加工要有一個相對獨立的場所，配置相應的桌、椅，符合國家規定的檔案保管場所和檔案數字化掃描加工的要求。

3.1.2 保證網絡暢通。對分內外網的高校，要給數字化公司臨時提供獨立的網絡用戶名，供其在數字化期間正常使用網絡。在檔案數字化建設工程結束后，要及時取消。

3.2 組織數字化公司進場

3.2.1 加強人員培訓。高校要對中標的檔案數字化公司從業人員加強業務培訓，使其盡快熟悉高校檔案的分類體系，了解高校檔案的特點，適應高校檔案數字化加工需要。

3.2.2 簽訂保密協議。保密協議應列入合同條款，其內容要求數字化公司人員不論何時何地要保證對高校實體檔案及其信息保守機密。未經高校同意，不得以泄露、告知、公布、發布、出版、傳授、轉讓或者其他任何方式向對第三方泄露檔案信息或帶出工作場所。任何一方違約，另一方均有權向人民法院提起訴訟，追究其刑事責任。

3.3 辦理檔案進出庫房手續

3.3.1 核對檔案進出庫房數量。高校檔案歸檔的形式有兩種，一是以卷歸檔，二是以件歸檔。無論哪一種形式，檔案進出庫房時都要認真核對數量，對重要檔案不僅要核對卷數和件數，還要核對頁數。

3.3.2 填寫檔案進出庫房單。檔案出庫房前和檔案進庫房前都要填寫進出庫房單，其內容包括進出庫房時間、檔案類別、保管期限、數量以及雙方責任人等。需要注意的是，出庫房單與進庫房單要保持內容的一致性。

3.3.3 檔案歸位。對完成掃描加工任務的檔案要按照原來的存放位置及時歸位保管，防止錯亂，影響實體檔案的統計和利用。歸位時間要計劃好，原則上按全宗、類別、年代、保管期限等結合起來考慮。

3.4 加強數字化過程監督指導

3.4.1 安排專人管理檔案數字化外包。安排專人負責答疑和協調檔案數字化建設過程中的有關問題。安排人員管理的形式有兩種，一是安排專門人員負責管理檔案數字化外包工作；二是安排人員分段負責管理，即在不同全宗或不同類別安排不同的人員專門負責管理檔案數字化外包工作。通過檔案工作人員常態性檢查、指導，保證檔案數字化項目的有序進行。

3.4.2 制定合理的數字化業務流程。與數字化公司共同商定檔案數字化的業務流程，使提卷、登記、檢查檔案、拆卷、組卷、整理、掃描、圖像處理、數據掛接、掃描數據質檢、修改、二次質檢、著錄標引、打印目錄、裝訂（裝盒）、還歸、登記、歸檔、備份、抽檢等各個業務流程有效銜接，確保各環節設計縝密。[1]

3.4.3 落實合同中的獎懲制度。按照合同的要求檢查檔案數字化每一個環節的質量，減少后續驗收的工作量。對于合同中的漏項部分，要與數字化公司協商解決。對于在數字化過程中出現的問題要依據合同進行獎懲，通過獎懲建立起數字化公司人員的責任心和質量關。

4 驗收階段

4.1 確定驗收人員

4.1.1 驗收人員組成。檔案數字化項目驗收人員的組成應包括三方，一方是專家，聘請地方檔案館和企事業單位有關檔案數字化方面專家；一方是高校相關部門人員；一方是數字化公司的項目經理、技術人員。

4.1.2 驗收依據。三方人員根據檔案數字化建設的法規、標準和雙方合同的約定，進行最終驗收工作，以保證驗收的公正性、客觀性、準確性和科學性。

4.2 確定驗收方式

4.2.1 全檢。對照合同要求和招投標文件的約定，對所有數字化的檔案進行質量檢查。這項工作的好處是能夠確保檔案數字化工程的整體質量達標，使“質量控制深入到檔案數字化加工的每一個環節、每一個細節”。[2]但缺點是工作量太大，人手不夠，事實上沒有必要也不可能。

4.2.2 抽檢。選取不同全宗、年代、類別、保管期限、載體的檔案樣本進行抽檢。驗收小組對檔案數字化成品數據進行一定的百分比抽查驗收，抽驗時主要對圖像數據的亮度、歪斜、錯頁、重頁等質量方面進行檢查，確保圖像合格率、影像（索引）數據匹配準確率、索引數據錄入合格率等達到一定的比例。

4.3 確定驗收內容

4.3.1 是否滿足合同要求。對照合同要求逐項驗收，檢查檔案數字化加工規范、標的技術等方面的每一個環節、每一項指標是否達到合同約定的要求。對于未達標項目應予重新處理，直至達標為止。

4.3.2 軟件的運行情況。對于檔案數字化整體招標的高校不僅要驗收檔案數字化掃描加工的質量，還要驗收軟件的運行情況。重點檢查軟件是否具備與OA系統無縫銜接的接口功能，軟件對多格式數據的容載能力，軟件提供的數據轉換功能可支持多種數據庫，等等。

4.3.3 硬件的滿足情況。硬件主要考慮服務器的配置情況，其技術指標驗收的對象為品牌、CPU、內存、磁盤容量、網絡及存儲接口、操作系統和C語言開發包等項目。服務器的配置要有一定的前瞻性，預留足夠的存儲空間和滿足后續指標升級需求。

4.3.4 掃描的質量與數量。從質量上來看，檢查數字化加工過程有沒有按照嚴格的質量控制規范進行，檔案整理、檔案掃描、圖像處理、著錄過程、數據掛接、數據校對、光盤刻錄、檔案還原等有沒有執行操作規范和質量標準，對圖像黑邊、歪斜、修補、調整亮度等處理有沒有到位。從數量上來看，有沒有出現漏項或重項的現象，漏項即難掃描的頁數“隔開”， 重項即易掃描的頁數重復操作。

總之，外包只是高校進行檔案數字化的一種形式，并不是唯一選擇。各高校要根據自身的實際情況，選擇合適的形式進行檔案數字化，使“檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求”。[3]在選擇外包時，抓住調研、招標、過程管理和驗收幾個階段的關節點，就能少走彎路，提高檔案數字化的效率和質量，順利完成檔案數字化建設的目標。

參考文獻：

[1]鐘國文，童霞.提高檔案數字化外包質量的策略探析[J].機電兵船檔案，2012（1）：48～50.

[2]周瑋，楊崇.高校檔案數字化外包過程管理探析[J].蘭臺世界，2012（17）：49～50.

[3]國家檔案局.中華人民共和國檔案待業標準紙質檔案數字化技術規范（DA/T31-2005）[J].中國檔案，2006（3）：17～19.

（作者單位：鹽城師范學院 來稿日期：2013-02-20）