檔案工作“包外”與“外包”現象分析與思考

1 “包外”與“外包”現象

所謂“包外”現象，是指在對外的檔案業務指導工作中全程包辦（干）的現象。在檔案業務指導工作中常有這樣的情況：檔案業務指導人員到被指導單位替他們整理檔案，從分類到編目直到完全整理完畢。尤其是在村級建檔工作中，這種現象更嚴重。有些村沒有檔案人員，只是開個會，通知村干部把各自保存的文件材料集中起來，由檔案業務指導人員現場整理。還有的村工作場地都不安排，遇到這種情況，只有把收集起來的文件材料拉回到檔案局分類、整理，直至打印好目錄，裝到檔案盒內，然后通知他們拉走，并由檔案業務指導人員再排列裝入柜中。

所謂“外包”現象，是指在檔案數字化工作中，將諸如目錄輸入、原文掃描等工作通過公開招標的方式對外承包的現象。也就是由于某種條件限制使檔案部門自身無法完成檔案數字化加工工作，只有對外承包，由中標方派人來本單位進行輸入目錄、原文掃描等，檔案部門則只管監督檢查。

2 兩種現象的利與弊

“包外”的利：一是對一些檔案工作不重視、無人管的單位，主動包辦整理，整理出的檔案便于查找，有可能贏得他們的肯定，促使其對檔案工作逐步重視起來。二是幫助基層單位整理檔案，速度快、質量高，便于迎接檢查和提供利用。弊：一是導致基層檔案員責任心不強和產生依賴性，難以提高其檔案工作技能，并誤認為整理檔案是檔案局的責任。二是易使檔案部門與立檔單位之間互相推諉，一些單位會認為：都是由檔案局的業務指導人員整理的，日后查找不到與他們無關，使他們更有推諉說辭。

“外包”的利：一是由檔案數字化專業公司加工，加工的速度快、質量相對較高。二是可以在較短的時間內完成數字化加工工作，使檔案人員能有更多時間和精力投入其他的檔案業務工作中。弊：一是如果監管不嚴，容易對檔案造成損毀、泄密以及質量差錯。二是容易造成檔案工作人員的依賴性，難以提高其檔案信息化技能。

兩種現象最大的弊是可能使檔案工作與檔案工作人員邊緣化。“包外”其實很難提高立檔單位的檔案意識，對檔案工作的促進也是有限的，而其負面效應可能會使檔案工作更加被邊緣化?！巴獍眲t使檔案工作人員失去了與現代信息技術親密接觸的機會，雖然檔案工作人員直接參與“外包”的全程監督檢查，但這與掌握和使用現代信息技術技能是兩回事。如果不能掌握和使用其技能，而必須依賴于“外包”公司的話，那么，不僅檔案工作人員將被邊緣化，反過來還將影響檔案工作，影響檔案事業的健康發展。

3 兩種現象產生的原因

“包外”現象產生的原因：一方面是單位領導對檔案工作重視不夠，致使單位無固定的檔案管理人員，更談不上去配備檔案工作所需軟硬件設施；另一方面是檔案部門為了評優創先，或者完成上級下達的目標任務，力求在很短時間內必須完成某項工作，就突擊性地將業務指導工作（歸檔整理工作）全程包干。

“外包”現象產生的原因：一方面是形勢所迫，人員欠缺。隨著檔案信息化建設的發展，檔案部門缺乏熟練掌握現代信息技術的人員尤顯突出，不得不將檔案的數字化加工工作外包；另一方面是館藏量大，數字化加工工作量浩大，短時間難以完成。尤其是在檔案館測評升級中又有檔案數字化的要求，為了早日升級，在時間緊、任務重的情況下，不得不將館藏檔案數字化工作外包。

“包外”與“外包”兩種截然相反的現象同時出現在檔案部門，還有深層次的原因：其一，不正確的政績觀。為快出政績，“包外”與“外包”的確可以在短時間內取得成效，但這會損害檔案事業的長遠健康發展。其二，不管是“包外”還是“外包”，其實質都是檔案部門故步自封不思進取的表現。面對現代信息社會，如果不改革而固守傳統的做法，即使“包外”得再到位，也只會陷入不斷“包外”的怪圈。“外包”其實質是主動地拒絕學習掌握現代信息技術，“外包”結果使檔案人員難以與現代信息技術親密接觸，從而陷入不斷“外包”的怪圈。

4 建議與對策

要解決“包外”與“外包”現象的弊端：一是要加強檔案執法檢查，通過檔案執法檢查，督促立檔單位提高檔案意識，提高其履行檔案工作職責的自覺性。二是積極不斷改進簡化原有的檔案整理方法、探索新的管理方法，使其既適應現代信息技術要求，又使立檔單位檔案人員容易掌握。三是加強對檔案工作人員的培訓，使其能熟練掌握和使用現代信息技術技能，提高其檔案信息化素質。檔案數字化是一項長期的任務，立足于自身能力的提高才是長久解決之道。 （作者單位：新鄭市檔案局 來稿日期：2013-02-18）