機關檔案工作的有效組織與管理

筆者就如何有效地組織管理好機關檔案工作談點個人看法，以求教于檔案界同仁。

1 明職責

機關檔案工作是機關行政管理的一個組成部分，其職責與任務確立，必須按照依法依規原則來明確。

1.1 法定職責與任務的一般性規定。法定職責與任務的一般性規定，是指檔案法律法規和規章中有關機關檔案工作的原則性規定。這些一般性規定，是對機關檔案工作職責與任務的最基本要求，是各機關檔案工作必須執行的一般性要求。

1.2 法定職責與任務的特殊性規定。是指專業法律法規和專業規章中對系統內、專業內機關檔案工作的一些原則性規定。是對系統內、專業內機關檔案工作職責與任務的特殊性要求，也是系統內、專業內各機關檔案工作必須執行的特殊性要求。

1.3 職責與任務的行政性規定。職責與任務的行政性規定，是指國家檔案行政主管部門和上級業務、行業主管機關對機關檔案工作職責與任務的具體要求。這些要求相對于法律法規和規章來說，對機關檔案工作的規定性要求更具體，更符合本機關和本行業檔案工作的實際情況。

對于一個機關來說，在確定本機關檔案工作的職責與任務時，要充分了解上述三方面規定。原則上系統內、專業內無行政性規定的，以法律法規和規章中一般性和特殊性規定為準。系統內、專業內有行政性規定的，原則上以行政性規定為準，因為這些專業、行業的行政性規定更符合系統內、專業內機關檔案工作實際，更具有針對性。但鑒于有些行政性規定形成時間的原因，難免會產生行政性規定滯后于法律法規和規章一般性、特殊性規定的情況，這就需要在行政性規定的基礎上，以法律法規和規章的一般性、特殊性規定作補充，來完善本機關檔案工作的職責和任務。當行政性規定與法律法規和規章的一般性、特殊性規定相沖突時，應當請示上級業務主管和行業主管機關給予答復，上級業務主管和行業主管機關無答復的，應以法律法規和規章的一般性、特殊性規定為準。

2 立機制

按照《檔案法》、《機關檔案工作條例》有關規定精神，機關檔案工作應實行統一集中管理機制，即在一個機關內，對其內部機構及其所屬單位的檔案工作實行統一管理，對機關各類載體的檔案實行集中管理。統一集中管理機制包含四個方面的含義：

2.1 統一管理網絡。就是在一個機關內形成對檔案工作實行統一領導、統一管理機構的有效管理格局。實行統一領導，就是機關內要明確一位領導統一主管機關檔案工作，并在此基礎上，組建機關檔案工作領導小組，統籌機關檔案工作發展規劃和任務；解決檔案工作所需的人、財、物等實際問題；協調機關內部各部門和所屬單位的檔案工作。統一管理機構，就是機關內要建立統一的檔案管理機構——機關綜合檔案室，明確其職責和任務，防止機關內檔案工作機構重疊，工作各自為政情況的發生。

2.2 統一管理制度。制度是管理機制有效運行的保障，沒有統一的管理制度，再好的管理機制也很難有效地運行，可見，統一的檔案管理制度對機制的運行是多么的重要。具體到一個機關來說，就是由機關綜合檔案室根據檔案法律法規、行政規章和黨的方針、政策，制定統一的檔案管理規章制度，以機關正式文件形式發布，供機關內設機構和所屬單位執行。

2.3 統一監督指導。對機關內部和所屬單位檔案工作進行監督指導，是《檔案法》賦予機關檔案部門的職責，是必須履行的職責。只有認真履行監督指導職責，才能夠實現對機關檔案工作的有效組織和管理。

2.4 集中統一管理全部檔案。對機關形成的全部檔案實行集中統一管理，是《檔案法》、《機關檔案工作條例》對機關檔案工作的最基本要求，也是有效組織和管理機關檔案工作，充分發揮機關檔案作用的自身內在需求。因此，對于一個機關，無論產生形成多少門類和載體的檔案，都應按照要求由機關綜合檔案室實行集中統一管理。

要有效地組織和管理好機關檔案工作，就必須有強有力的組織管理和協調機制，來保證機關檔案工作各項職責與任務的有效實施。實踐證明，如果沒有一個強有力的組織管理和協調機制，僅靠機關檔案部門和檔案員自身的努力，是做不好機關檔案工作的，也很難實現對機關檔案工作的有效組織和管理。

3 建機構

建立與機關規模、職能活動相適應，設置合理的檔案工作機構，是有效組織和管理好機關檔案工作，保障管理機制有效運行的核心動力和重要推手。

3.1 建立機關檔案工作領導小組。建立機關檔案工作領導小組，明確領導小組職責，是實現本單位檔案工作統一領導、統籌規劃、有效組織和管理的基本保證。機關檔案工作領導小組的主要職責有以下幾個方面：一是定期召開機關檔案工作協調會議，研究解決機關檔案工作中遇到的問題；二是負責機關檔案工作發展規劃、計劃、規章制度的審核發布，組織檔案法規、方針政策和業務規范文件的學習、貫徹和落實；三是負責機關檔案鑒定、銷毀和受限檔案利用的審批工作；四是監督檢查本機關文件歸檔和檔案的接收、移交工作；五是負責本機關檔案工作內調外聯工作。

3.2 設置機關綜合檔案室。機關綜合檔案室是對機關檔案工作實行有效組織和管理的具體執行部門，是機關檔案工作法定職責與任務的具體承辦機構，也是集中保管機關全部檔案的保管場所。設置機關綜合檔案室包括以下幾方面內容：一是明確機關綜合檔案室職責與任務。二是選擇合適檔案保管和辦公場所。三是配置相應檔案保管保護設施和設備。機關應根據保管檔案的需要，配置足量的檔案柜架；根據機關檔案工作需要，配置必要的檔案保護和數字化設備，以利于綜合檔案室工作開展。四是配置專兼職檔案員。機關專兼職檔案員是機關綜合檔案室職責和任務的具體執行者，配備好檔案專兼職工作人員關系到機關檔案工作職責和任務能否落實好、實現好的關鍵所在。

4 定制度

機關檔案工作制度是機關有關檔案工作的工作規范和準則。具體到一個機關，主要包括三方面內容：

4.1 綜合性檔案工作制度。綜合性機關檔案工作管理制度是指對機關檔案工作總體性進行綱領性規范的原則性規定。主要包括三方面的內容：一是本機關檔案工作領導體制、管理機制、發展規劃等方面的原則性規定。如，機關檔案工作發展規劃、機關檔案工作實行統一集中管理原則等。二是機關綜合檔案室和內設機構職責任務、管理權限及專兼職檔案員任職要求方面的原則性規定。如，專兼職檔案員任職條件、綜合檔案室職責等。三是對機關檔案工作內容、范圍、形式及相應保障措施的原則性規定。如，機關檔案工作規范化管理標準、檔案災害應急方案等。綜合性檔案工作制度都是一些原則性規定，其具體的措施需要在業務性檔案工作制度中完善和細化。

4.2 業務性檔案工作制度。業務性檔案工作制度包括一般性規定和專門性規定兩個方面。一般性規定也就是平時說的機關綜合檔案室七項制度，即，文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案鑒定制度、檔案統計制度、檔案保密制度、檔案移交制度。專門性制度是指針對機關檔案工作各環節工作的一些具體性規定，如，檔案庫房管理制度、電子文件歸檔制度、會計文件歸檔制度等，此類制度是對綜合性檔案工作制度的具體細化和補充。各機關可根據本機關業務的不同，制定出符合本機關檔案工作實際的各種管理制度，以利于機關檔案工作的規范化管理。

4.3 輔助性檔案工作制度。輔助性檔案工作制度是指為保證機關檔案工作有效組織和管理的一些行政性規定。如，檔案員崗位責任制、機關檔案工作目標任務考核辦法等。

制定機關檔案工作制度是有效組織和管理機關檔案工作的重要手段，是機關檔案工作形成持續發展長效機制的重要保證。實踐證明，沒有有效的制度約束機制，就談不上對機關檔案工作的有效組織和管理。

5 規范化

實行規范化管理是有效組織管理機關檔案工作應有之義，是組織管理好機關檔案工作的內在要求。

5.1 工作管理制度化。用統一的管理制度來覆蓋機關檔案工作的各個管理環節，使之成為機關各項管理制度的有機組成部分，是機關檔案工作規范化管理的重要前提，也是形成機關檔案工作規范化管理約束機制的重要保證。

5.2 工作環節程序化。工作環節程序化是實現機關檔案工作規范化管理的關鍵措施。工作環節程序化，就是將機關檔案工作各個工作環節，按照其內在的邏輯關系，編制成具有相對確定程序的過程。對機關檔案工作實行程序化管理，并不是一蹴而就的事，要在充aCez2UJRPK183KhEtcC2ig==分調研分析各工作崗位任務、職責權限以及本崗位與其他崗位關系基礎上，繪制各崗位程序化運行圖，并編制運作說明，使各崗位檔案員清楚自己的工作任務、職責權限，明白自己的管理行動線路，了解自身崗位與其他崗位之間的協作事項，通力合作，只有這樣，才能將機關檔案工作程序化管理貫徹到底。

5.3 工作質量標準化。工作質量標準化就是將機關檔案工作各個環節用統一的標準來衡量，使所做的每一項工作都有章可循，協調統一。一個機關如果沒有統一的質量標準來衡量，各內設機構自行其是，會造成工作上的混亂。如，各內設機構歸檔電子文件格式不統一、著錄項目不一致等，就會導致電子檔案檢索和利用上的困難，使原來的工作成為無效的勞動。由此可見，盡管機關內各部門的工作環節和工作內容不同，但其衡量工作的質量標準必須是相同的。要對機關檔案工作實行規范化管理，就必須通過制定和貫徹各種標準，使機關內各部門的分工合作有一個統一的準則和依據，成為其不可缺少的紐帶。

6 勤督導

6.1 勤指導。機關檔案工作的主管領導、專兼職檔案員是機關檔案工作職責任務的具體執行者，要實現對機關檔案工作的有效組織和管理，關鍵在主管領導和專兼職檔案員的執行能力。而執行能力的關鍵，在于對機關檔案工作職責任務、管理機制、管理制度、工作程序、工作質量要求的理解認知程度。為此，必須使指導工作經?；?，不厭其煩開展指導工作?？梢允菍C關檔案工作目標任務、管理機制、工作制度的學習講解，也可以是對工作程序、規范標準的培訓、講座。但不論采取什么形式，都必須圍繞對上述問題的認知理解來進行，提高其執行的自覺性和執行能力，確保對機關檔案工作組織管理的有效實施。

6.2 勤監督。機關檔案部門監督機制應包括以下幾個方面內容：一是檔案工作提示機制。機關檔案部門可根據機關檔案工作總體規劃、年度工作計劃安排，及時提醒主管領導、內設機構、所屬單位和專兼職檔案員應當關注的檔案工作事項，確保各項工作的及時有序開展。二是建立工作通報機制。定期通報機關檔案工作的進展情況，使機關主管領導、內設機構、所屬單位及檔案員對機關檔案工作的進展情況有一個全面的了解，做到心中有數。三是建立監督檢查機制。通過定期、不定期的監督檢查，及時發現問題、解決問題、總結經驗。四是建立責任獎懲追究機制。通過責任的獎懲、追究，激勵先進，鞭策后進，懲處違紀違規行為，確保機關檔案工作各項目標的貫徹落實。

（作者單位：劉子芳，許昌縣檔案局 劉沛江，中央民族大學少數民族語言文學系 來稿日期：2013-02-18）