高校招生過程中的電子檔案管理

作為高校招生辦公室，其基本職責就是為廣大學生、家長和學校提供滿足他們對招生考試和招生錄取工作需要的方便、快捷、周到的優質服務。身為高校的高考服務機構，其運作機制和管理方法的好壞，決定了其為考生和家長、高校提供服務的質量水平。

目前，高校招生辦公室的檔案整理工作分為兩個大類：紙質檔案和電子檔案。紙質檔案又分為日常公文檔案和學生紙質檔案兩種。電子檔案即考生錄取時各省招生辦公室通過全國招生錄取系統向各高校投出的學生檔案，檔案上面詳細記錄了考生的基本情況、身體狀況、家庭基本情況、高中的學籍、在校表現及各科高考成績等。

高校招生檔案的保管過程中，最重要的是保密工作，適當調整檔案保管過程中的保密程度是相當有必要的。根據國家制定的相關檔案法規，結合招生工作的實際情況，適當調整招生檔案的保密程度和管理過程中的管理制度，如，閱覽制度、復制制度、保密制度、銷毀制度等。對不同層次的檔案借閱人員確定檔案的利用范圍，規定不同的審批借閱手續，由上而下建立嚴謹的監督機制，及時掌握檔案信息變動，從根本上保障招生檔案涉密管理的有效性、準確性和完整性。

1 招生過程中考生電子檔案的保管和利用

電子檔案與紙質檔案有著本質上的區別，是現代檔案管理發展的方向和趨勢?？忌娮訖n案是將考生的影像、文字甚至聲音等信息轉換為符號或數碼進行傳輸、存儲，利用者需要相應的軟硬件技術還原后才能查閱。電子檔案的形成階段，招生工作人員就應該參與到應用設計中來，使形成的電子檔案在應用過程中能按政策法規要求并能行之有效。電子檔案形成后的使用過程中，招生工作人員要全程參與對其的應用管理，熟練操作系統，熟知在使用過程中發生的各種情況，積累經驗，對檔案管理應用的不足之處提出建議，及時進行合理化修改。

2 管理應用電子檔案中的困難與挑戰

科技日新月異的今天，如何保護和利用考生電子檔案已成為招生一線工作人員思考和亟待解決的問題。

第一，電子檔案的內容易于修改，且修改過后可以不易留下痕跡，雖說目前某些技術可以有效地防止修改、偽造電子檔案，但仍要比紙質檔案的內容發生變化的可能性大得多，在內容的穩定性上并不盡如人意。電子檔案還不具備特定的字體，個人可根據自己的愛好隨意變換字體、字號，根本無法從字跡上分辨出其原始性，這就為判斷電子檔案的原始依據增添了更多不必要的麻煩。

第二，在電子檔案建立的過程中，虛擬化的程序使得對其原件的界定難以實現。建立電子檔案不一定像建立紙質檔案那樣，必須制定出一份原件來行使其應用職責，有時只不過是制作一個“窗口”，將必要的信息收集起來集中在一起，并在需要的時候進行輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上進行應用，不同的管理人員也可以將其任意拷貝到任何計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。不同時間、不同地點由不同人獲得同一內容文件可以毫無區別，無法區分“原件”和“復制件”。

第三，計算機的軟硬件技術不斷更新換代，迫使電子檔案不斷適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的變化為代價。

第四，電子檔案不再有固定的存儲載體，根據利用需要人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子檔案，還需要定期進行載體轉換、復制，以防止信息損失。一份電子檔案沒有了固定的載體，也就無法判定這份電子文件的原始性。

第五，目前，電子檔案的簽署技術還不能普及，我們還不能為每一份電子檔案蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子檔案是否為原件。

第六，采集電子檔案的困難性?？忌鷤€人電子檔案的建立與管理，不是只懂得紙質檔案建立原則、方法和技術的招生管理人員所能夠勝任的。他們在完成電子信息檔案的存儲形式、傳輸及對電子檔案的管理上，無法達到開發利用電子檔案的目的。也并非是單單懂得計算機技術或數據處理的技術人員所能夠勝任的。其盲點在于不能懂得電子檔案的業務知識、管理環節和管理原則，不能理解保存電子檔案的必要性，也就不可能采取一些必要的技術和措施來規范電子檔案的管理。鑒于此，我們不能盲目認為，凡是從事管理紙質檔案的工作人員都能管理電子檔案；也不能機械地認為，凡是懂得計算機軟硬件技術的工作人員，都可以管理電子檔案。

3 解決問題的思路與對策。

電子檔案與紙質檔案相比有著截然不同的區別，這就造成電子檔案管理凸顯的特殊性，并表現出發展的趨勢和方向。

一是電子信息數碼化。電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等文件信息，轉換為數碼或符號，進行存儲、傳輸，要通過相應的軟硬件技術還原后才能獲知。

二是檔案管理的現代化。當考生將個人信息填寫完整后，信息錄入員便依據統一的程序、標準將考生信息輸入計算機，經過計算機的數據處理、打印，考生對自己的信息進行核對簽字確認后，形成有實際利用價值的二次檔案信息，實現一次輸入，多次、多種形式輸出的目的，為下一步的考生在網上錄取時的信息利用奠定可靠基礎。

三是檔案處理一體化。電子檔案和計算機軟硬件技術及相關設備的應用，有著密不可分的關系。電子檔案的建立必須了解形成電子檔案相關的軟件和設備。電子檔案的形成者和管理者要通力協作，才能確保電子檔案的可存取性、利用性、理解性。因此，在電子時代，檔案一體化管理勢在必行。

四是檔案信息情報一體化。辦公室工作的自動化和檔案管理的現代化，使人們迫切需要社會信息“資源共享”，于是招生戰線電子檔案管理的一體化發展趨勢尤為突出，以計算機為中心的現代科學技術，為檔案一體化管理提供了技術保證。

五是保管保存技術化。電子檔案的保存要比紙質檔案復雜得多。要考慮電子檔案可存取性、利用性、理解性等，這就要求不僅要保存電子檔案所表述的信息，還要保存相應的軟硬件技術及背景信息和原始數據等。電子檔案所依賴的計算機發展迅速，設備不斷更新，軟件技術日新月異，其存儲載體性也不甚耐久。給電子檔案的保存帶來諸多不利因素，需要電子檔案管理人員認真對待，具有一整套的對策、技術和措施。

4 探索檔案管理規范化的路子

4.1 借鑒紙質檔案的管理標準，盡快制定出電子檔案的管理標準。一開始就應該充分注意到電子檔案的各項管理標準、法規、制度的建立，以防止電子檔案在形成、使用、保存過程中遭受損失。我們要根據本部門的實際工作情況，認真研究彌補我們的實踐少、經驗不足等問題，盡快制定出與本部門相關的電子檔案管理標準、法規和制度。

4.2 以人為本，鍛造復合型招生檔案管理人才。電子時代，電子檔案的實質就是技術工程；電子檔案管理實質上就是一項檔案技術工程的管理。招生管理人員既要掌握本部門的業務知識，熟練掌握招生檔案工作的基本原則和方法，又要熟練操作計算機軟硬件技術等。招生工作者只有提高自身素質，努力提高自身的“含金量”，才能應對招生工作的需要，適應招生事業發展的新要求。

（作者單位：中州大學 來稿日期：2013-02-18）