5S管理——辦公環境標準化管理的利器

如果我們走進一間辦公室，我們會發現許多辦公桌上的物品、文件、書籍等的擺放是大不相同的，有些整潔有序，有些零亂不堪；有些充滿溫馨的氣息和氛圍，有些則讓人感到壓抑無趣。如果看一下個人電腦，我們會發現電腦桌面也是大不一樣，文件夾管理也大不相同，有的簡潔有序，分類合理，查找方便，有些則是混亂無序。這些都涉及現場管理標準化問題，這里就給大家介紹一種并不陌生的管理工具——5S管理。

5S是指整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）和素養（SHITSUKE）五個項目，因日語的拼音均以“S”開頭，英語也是以“S”開頭，所以簡稱5S。

5S起源于日本，是指在生產現場中對人員、機器、材料、方法等生產要素進行有效的管理，這是日本企業獨特的一種管理辦法。1955年，日本的5S的宣傳口號為“安全始于整理，終于整理整頓”。當時只推行了前兩個S，其目的僅是為了確保作業空間和安全。到了1986年，日本的5S著作逐漸問世，從而對整個現場管理模式起到了沖擊作用，并由此掀起了5S的熱潮。

第二次世界大戰后，日本企業將5S運動作為管理工作的基礎，推行各種品質的管理手法，產品品質得以迅速提升，奠定了經濟大國的地位，而在豐田公司的倡導推行下，5S在塑造企業形象、降低成本、準時交貨、安全生產、高度的標準化、創造令人心曠神怡的工作場所、現場改善等方面發揮了巨大作用，逐漸被各國的管理界所認識。

我國也已開始著手現場管理國家標準的研制。“根據國家標準化管理委員會下達的國家標準制、修訂項目計劃，全國質量管理和質量保證標準化技術委員會（SAC/TC151）已完成《現場管理準則》國家標準征求意見稿的起草工作，項目編號為20110182-Z-469。”

一、辦公室5S管理內容

（一）桌面位置擺放規范

（二）辦公桌抽屜整理規范

（三）5S管理制度檢查表

（四）辦公區工作紀律規定

（五）辦公區域環境衛生管理

（六）辦公室安全管理

以下就這六個方面的5S管理要求和操作作一介紹，這里結合辦公環境特點對原標準作了一些改動，因為原標準更適合生產現場而不是辦公環境。

二、五個標準

（一）整理

定義：區分要與不要的物品，現場只保留必需的物品，根據需要的頻率安排擺放位置。

目的：① 改善工作環境和增加工作面積；② 現場無雜物，行道通暢，提高工作效率；③ 減少磕碰的機會，保障安全，提高質量；④ 消除管理上的混放等差錯事故，便于資料查找；⑤ 有利于減少庫存量，節約資金；⑥ 改變作風，提高工作情緒。

做法：把要與不要的物品分開，再將不需要的物品加以處理（注意密級文件按有關制度處理）。建立公共資料柜，將大家都需要的資料共同存放并按業務分類，專人負責建立文檔借閱登記管理。對辦公現場的現實擺放和停滯的各種物品進行分類，區分什么是現場需要的，什么是現場不需要的。對于辦公室里各個工位或設備的前后、通道左右以及辦公室的各個死角，都要徹底搜尋和清理，達到現場無不用之物。工位擺放要整體安排，做到便于走動、便于采光、便于減少不必要的相互干擾，又盡量安排緊湊節約空間，留出接待來訪的空間。盡可能布置一些環保、養護方便、美觀的花草。墻面布置也要本著看板管理、賞心悅目的原則進行設計。

（二）整頓

定義：必需品依規定定位、按標準擺放，整齊有序，明確標示。

目的：不浪費時間尋找物品，提高工作效率和服務質量，保障安全。

做法：把需要的物品加以定量、定位。通過前一步整理后，對現場需要留下的物品進行科學合理的布置和擺放，以便能用最快的速度取得所需之物，在最有效的規章、制度和最簡潔的流程下完成作業。

要點：① 物品擺放要有固定的地點和區域，以便于尋找，消除因混放而造成的差錯。② 物品擺放地點要科學合理。例如，根據物品使用的頻率，經常使用的東西應放得近些，偶爾使用或不常使用的東西則應放得遠些。③ 物品擺放目視化，使定量裝載的物品做到過目知數，擺放不同物品的區域采用不同的色彩和標記加以區別。例如：鑰匙有很多把，如何快速找到所需鑰匙，就需要進行標示或按類分組；再例如：文件、資料、報告、報紙雜志等要分類擺放，并按重要程度、使用頻率區別擺放，應按年度建立文檔目錄；再例如：公共資料柜應在單位內部建立統一擺放標準；再例如：電源、設備線路等要由專業人員統一規范布置，并要求所有人掌握設備、電源等安全使用知識，最后一個離開辦公室的人要做到關閉所有電源、關閉所有窗戶等。

（三）清掃

定義：清除現場內的臟污、清除作業區域的廢氣物品及垃圾。

目的：清除“臟污”，保持現場干凈、明亮，使人心情愉悅。

做法：去除工作場所污垢，定期按規定處理不需要的雜物、文檔、書籍、報紙、雜志等。

要點：① 自己使用的物品，如設備、工具等，要自己清掃，而不要依賴他人。② 公共設備使用要注意掌握操作規范，由專人負責保養。③ 清掃也是為了改善。除了自己要負責自己辦公桌及設備的清掃外，也要自覺維護公共環境的整潔，對于面積不大的辦公室，所有人都應承擔公共區域的清掃，對于辦公面積較大的開放式辦公環境，可以安排專門保潔人員清掃，但每個人必須注意個人文檔資料及個人物品的保管。

（四）清潔

定義：將整理、整頓、清掃實施的做法制度化、規范化，維持其成果。

目的：認真維護并堅持整理、整頓、清掃的效果，使其保持最佳狀態。

做法：通過對整理、整頓、清掃活動的堅持與深入，消除發生安全事故的根源，創造一個良好的工作環境，使職工能愉快地工作并提高工作效率，保障工作質量。

要點：① 辦公環境不僅要整齊，而且要做到清潔衛生，保證職工身心健康，提高職工工作熱情；② 不僅物品要清潔，而且職工本身也要做到清潔，如衣服或工裝要清潔，儀表要整潔，及時理發、刮須、修指甲、洗澡等；③ 職工不僅要做到形體上的清潔，而且要做到精神上的“清潔”，待人要講禮貌、要尊重別人；④ 要使環境不受污染，進一步消除渾濁的空氣、粉塵、噪音和污染源，消滅職業病。

（五）素養

定義：人人按章操作、依規行事，養成良好的習慣，使每個人都成為有教養的人。

目的：提升“人的品質”，培養對任何工作都講究認真的人。

做法：努力提高人員的自身修養，使人員養成嚴格遵守規章制度的習慣和作風，是5S活動的核心。良好習慣的養成要做到：①明確要求，每個人都知道應該怎么干；②要示范，有標桿，有榜樣；③要有檢查，有制度，有要求；④要持之以恒，堅持不懈。

推行步驟

步驟1：成立推行組織

步驟2：擬定推行方針及目標

步驟3：擬定工作計劃及實施方法

步驟4：教育培訓

步驟5：活動前的宣傳造勢

步驟6：實施

步驟7：活動評比辦法確定

步驟8：查核

步驟9：評比及獎懲

步驟10：檢討與修正

步驟11：納入定期管理活動中

三、一些實施方法

1.1抽屜法：把所有資源視作無用的，從中選出有用的。

1.2櫻桃法：從整理中挑出影響整體績效的部分。

1.3四適法：適時、適量、適質、適地。

1.4疑問法：該資源需要嗎？需要出現在這里嗎？現場需要這么多數量嗎？

2.1三易原則：易取、易放、易管理。

2.2三定原則：定位、定量、定標準。

2.3標簽法：對所有資源進行標簽化管理，建立有效的資源信息。

2.4流程法：對于布局，按一個‘流’的思想進行系統規范，使之有序化。

3.1三掃法：掃黑、掃漏、掃怪。

3.2 OEC法：日事日畢，日清日高。

4.1雷達法：掃描權責范圍內的一切漏洞和異端。

4.2矩陣推移法：由點到面逐一推進。

5.1教練法：通過攝像頭式的監督模式和教練一樣的訓練逐步形成良好習慣。

5.2疏導法：像治理黃河一樣，對嚴重影響素養的因素進行治理和疏導。

四、實施難點及克服

1.職工不愿配合，未按規定擺放或不按標準來做，理念共識不佳。辦法：關鍵看領導的意志力和韌性。看起來辦公環境不是“大事”，但“基礎不牢、地動山搖”，一些典型事件，如安全事故、責任事故等追究起來，似乎都是不重視“小事”造成的。

2.事前規劃不足，不好擺放及不合理之處很多。辦法：只要大家認識到5S管理的好處，那就是“群眾是真正的英雄”，他們一定會想出解決問題的辦法。

3.實施不夠徹底，持續性不佳，抱持應付心態。辦法：還是看領導的意志和態度。我們往往是一任領導一個調，領導一變要求也跟著變，這是缺乏規范管理的表現。

4.評價制度不佳，造成不公平，大家無所適從。辦法：預先征求各方意見，達成共識基礎上實施并不斷改進。

5.評審人員因怕傷感情，統統給予獎賞，失去競賽意義。辦法：要選擇“鐵面無私”的人擔當評審人員，或者請‘第三方’評審、互相評審等。

五、價值與意義

我們看到一些政府機關開始重視質量管理并進行了諸如精細化管理、ISO質量體系認證、卓越績效管理、公共評估框架、“三基一化”等方法改進工作，提高績效，但是也有一些不盡人意之處，如：前熱后冷、運動式推進、以獎金掛鉤方式推進等等，雖然運動式推進會在短期產生一定效果，但這種方式的缺點是難以持久，以獎金方式掛鉤往往會產生負面情緒，尤其是那些沒有得到獎金的部門和單位。重視標準化工作機制的貫徹才是長久之計。

（作者系中國人事科學研究院人力資源開發標準化研究室主任、研究員，廣西人力資源和社會保障客座研究員）