淺談企業信息化辦公的應用

摘 要：為了促進現代企業的內部工作系統的健全，以有效提高企業的運作效益，我們要進行企業的信息化辦公系統的深化，促進其內部環節的有效協調，以滿足企業的發展需要。

關鍵詞：企業信息化；辦公系統；優化措施；管理應用

1 企業信息化系統健全的必要性

市場經濟的不斷深入，我國的市場經濟體制不斷深化，其新型的信息溝通方式不斷得到升級，比如其電腦系統、互聯網等，實現了全社會范圍的普及，大大滿足了我們日常生活的需要，促進了我國日常工作方式的改變。

在社會大變革中，企業的辦公系統發生了一系列的變化，其滿足了時代經濟的發展趨勢，這離不開企業的信息化辦公系統的應用，實現了我國的企業信息化建設的需要，促進其內部經濟運作環境的穩定。實踐證明，現代企業的發展，離不開企業的信息化辦公系統的應用，離不開其企業的對于信息資源的有效應用，這滿足了國民經濟的發展需要，是社會發展的必然趨勢。企業的經濟效益的提升，競爭力的提升，離不開企業的信息化辦公系統的健全，通過對其信息技術的有效應用，促進信息資源的共享性的提升，以滿足經濟建設的需要。

2 企業信息化辦公系統的優化措施

2.1 為了滿足現代經濟的發展需要，我們要進行企業信息化辦公系統的優化，促進其內部人員自身觀念的改變，通過對其信息化資源的應用，促進科學技術的不斷發展，確保企業的現代化經濟的穩定發展。在當今信息時代，通過對企業信息化系統內部各個環節的有效協調，促進空間、時間的有效利用。在此過程中，我們要進行企業的技術創新環節的應用，確保其管理手段的更新，滿足了企業的健康發展的需要。在此過程中，樹立信息化建設的思想，促進其發展觀念的改變，實現其觀念的有效轉變，促進其企業的信息化建設系統的不斷深入發展，積極開展一系列的信息知識培訓，促進內部員工的計算機應用水平的提升，以滿足企業的現代化辦公的需要。

我們要積極做好企業的信息化辦公規劃方案的深化，確保企業的信息化建設整體目標的明確，確保其有步驟，有順序的進行，明確企業的信息化建設的必要性，通過對企業的實際情況的結合，促進其信息化工作的穩定運行。促進其內部信息化建設系統的各個環節的有效協調，促進其企業的信息化建設環節的穩定開展。促進其企業的內部辦公系統結構的平衡。在此過程中，我們要進行工程項目環節的更新，企業的效益來源于工程項目，以工程項目管理信息化為突破口，是提高企業的經濟效益和經營水平、提升企業核心競爭力，從而提高企業信息化建設水平的捷徑。建立工程項目管理信息系統可堅持總體規劃、系統設計、分步實施的原則。分階段逐步實現工程項目管理信息的高度共享，提高工程項目管理的現代化和信息化水平。

2.2 在企業的信息化辦公系統的應用過程中，我們要進行視頻會議系統的健全，促進其內部環節的有效協調，這種系統又稱作為會議電視系統，通過人們之間的網絡傳輸網路的應用，實現實時溝通，促進其影像資料的積極互傳，促進其溝通水平的提高，確保自身工作質量效率的提升。在此過程中，我們要進行網絡傳輸系統設備的深化應用，確保工作的局限性的突破，確保其時間、空間限制的有效突破。確保公司的網絡辦公系統的健全，促進其內部各個環節的有效協調，確保其溝通平臺的穩定發展，比如其實時轉播、實時溝通等，促進日常工作互動時間的降低，確保會議工作的穩定運行。通過對視頻會議系統的應用，確保其小型會議的穩定發展，實現對電話、傳真等的應用，突破工作環節中的時間、空間等的限制，促進信息的及時傳達。辦公自動化系統是采用Internet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理。實現了公文的網上處理、協同工作、在線考勤和信息發布。從而提高了辦事效率，克服原有管理模式和辦公模式帶來的不良做法，使各部門權利與義務明確，方便領導層的監督與指導，促進了企業內部人員的有效溝通，提高員工的合作意識，增強企業凝聚力。

在此過程中，通過對新型辦公方式的應用，確保辦公資源的有效節約，促進其無紙化辦公的實現，確保其PDF格式的有效應用，確保其OA系統內部環節的協調運行，促進其擬辦環節、傳閱環節等的穩定發展，促進其文件的及時處理，避免出現一系列的公文損壞現象。通過對其無紙化辦公模式的應用，促進其信息的有效發布，促進其信息的網絡化系統的健全，促進其電子文檔形式的有效應用，促進其相關影像資料的有效傳輸，實現其信息資源的有效共享。ERP系統是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺，其核心思想是供應鏈管理。ERP系統集信息技術與先進管理思想于一身，成為現代企業的運行模式，反映時代對企業合理調配資源，最大化地創造社會財富的要求，成為企業在信息時代生存、發展的基石。它對于改善企業業務流程、提高企業核心競爭力具有顯著作用。

2.3 在企業的信息化辦公的過程中，通過對ERP-U8材配系統的應用，確保企業的內部生產辦公系統的優化，促進其整體生產環節的自動化發展，實現其相關數據信息的有效分析，促進其生產成本的降低，提高工作的質量效率，促進其管理模式的不斷更新，以促進其材配計劃系統的完善，促進其企業的綜合效益的提升。手機是時下基本人人具備的一個通訊工具，可以巧妙的借助其普及化、快捷化等特點，借用于企業宣傳工作中。具體可以參考某些企業中推行的一些做法。比如：在宣傳活動中，可以借助互聯網，通過“網絡139信箱”或“微信”等免費網絡手機短信平臺有效的將信息發給對方，達到點對點的服務與傳達。

在企業的辦公過程中，有時候為了實現企業的辦公文化建設的健全，我們要進行其手機短信的應用，確保員工對于企業的相關文化活動信息的積極互動，避免傳統的老式的宣傳信息，促進其企業的文化建設的穩定運行，為企業的穩定發展提供條件，促進企業的綜合效益的提升。還有許許多多有效的大眾傳媒工具可以為我們信息化辦公應用和服務，還有待我們在深入實踐中的去摸索和發掘。從傳統辦公過度到現代信息化辦公的過程中，我們要掌握好相關因素，促進信息化辦公系統的健全。

在企業的信息化建設中，我們確保其信息化規范方案的健全，確保其目標的不斷深化，要確保企業的內部部門之間的積極互動，促進相互之間的有效配合協作，確保企業的內部資金活動的有效協調，促進企業的建設可持續發展，滿足市場經濟的發展需要。內部人員結構也要進行有效的深化協調，以促進企業的信息化建設環境的穩定，形成企業的信息化建設得到良好的推動力，為此我們要進行企業信息化建設隊伍素質的提高，要得到上級重視和部門相互之間的配合與協作，信息化辦公工作者的綜合素質要上的去，這些都是推動辦公信息化發展成敗的必要因素。信息化建設是全員參與的系統工程，只有保障好機構的有效運作，配套“硬軟件”的跟進和信息化隊伍建設，才能更好的推動創新發展，為探索企業信息化辦公發展之路不斷積累經驗。

3 結束語

企業的信息化辦公系統的健全，離不開企業的內部信息化建設環節的穩定運行，離不開其內部各個環節的有效協調，以促進企業的綜合發展效益的提升，這需要引起企業相關管理人員的重視。通過對影響企業的信息化辦公模式的因素，展開分析，進行相關辦公系統模式的深化應用，以滿足實際經濟的發展需要。