電子檔案在實(shí)際應(yīng)用中的優(yōu)劣勢分析

摘 要：信息化時(shí)代的來臨，使得現(xiàn)在的檔案逐漸以電子形式存在，這樣就給得檔案工作帶來了很多的問題。電子檔案的出現(xiàn)使得檔案管理工作要解決的新問題有很多，電子檔案在保管方面是有著其獨(dú)特的優(yōu)勢的，但是也是有一定的問題的，因此，在對電子檔案進(jìn)行管理的時(shí)候一定要采取有效的措施，這樣才能更好的發(fā)揮電子檔案的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：電子檔案；利用；利弊

計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，現(xiàn)在人們的工作和生活都發(fā)生了很大的變化，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步使得信息儲存方式也發(fā)生了很大的變化。人們的交流已經(jīng)打破了時(shí)間和地區(qū)上的限制，使得人們在生活和工作中真正進(jìn)入到了網(wǎng)絡(luò)化和信息化時(shí)代。信息時(shí)代的來臨使得信息資源越來越豐富，同時(shí)也給檔案管理帶來了新的難題，電子檔案的出現(xiàn)使得以往的紙質(zhì)檔案管理方法在一定程度上已經(jīng)無法在使用，要想對電子檔案進(jìn)行更好的管理，一定要對電子檔案的特性進(jìn)行了解。

1 電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

1.1 檢索方便、快捷

電子檔案在存儲的時(shí)候，通常是利用磁盤或者是光盤來進(jìn)行的，這樣就使得電子檔案在保管以后也是可以很方便的在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行讀取的，這樣就使得檔案在管理的時(shí)候能夠以非?？斓乃俣冗M(jìn)行檢索，這樣不斷可以隨時(shí)對檔案進(jìn)行利用，同時(shí)還能節(jié)省時(shí)間。

1.2 適用于電子網(wǎng)絡(luò)的傳輸

電子檔案是網(wǎng)絡(luò)資源的一種，這樣就使得電子檔案是可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行傳輸，電子檔案在傳輸方面的優(yōu)勢是傳統(tǒng)檔案無法比的，電子檔案在傳輸?shù)臅r(shí)候速度是非常快的，而且能夠更好的滿足人們利用檔案的急迫性。在以前，人們在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行傳輸?shù)臅r(shí)候，方法是有很多的，但是在傳輸?shù)臅r(shí)候通常都是比較浪費(fèi)時(shí)間的，這樣就無法滿足使用者急迫的心理，同時(shí)在傳輸過程中也是會(huì)出現(xiàn)很多的問題的。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對電子檔案進(jìn)行傳輸，在速度上的優(yōu)勢是非常好的，這樣也能給企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益。

1.3 最大限度的資源共享

電子檔案是以電子文本的格式進(jìn)行存儲的，這樣就使得電子檔案可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)傳輸，這樣很多的部門在工作中就能夠及時(shí)使用到所需的檔案，這樣可以更好的對電子檔案進(jìn)行檢索，同時(shí)也能在最大限度上實(shí)現(xiàn)資源共享。

1.4 信息源不斷擴(kuò)大

檔案在使用的時(shí)候不僅可以在應(yīng)有的范圍內(nèi)，同時(shí)信息源也可以向圖書、資料等邊緣學(xué)科延伸，這樣就使得電子檔案可以以其他的方式存在著，而且可以以多種方式存在。

1.5 易于保管

電子檔案在保管的時(shí)候是非常方便的，而且在保管過程中，不會(huì)被有害生物侵襲受到損毀，同時(shí)在保管過程中不會(huì)對環(huán)境帶來影響，而且在保管過程中占有的空間是非常小的，這樣就使得在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候在人力、財(cái)力和物力方面相對的投入比紙質(zhì)檔案管理少。

2 電子檔案的缺陷

2.1 存儲介質(zhì)的特性影響電子檔案的真實(shí)性和可靠性

電子檔案在存儲的時(shí)候載體是非常容易被重寫的，這樣就使得電子檔案信息非常容易被修改或者是復(fù)制，這樣會(huì)對電子檔案的真實(shí)性和可靠性帶來一定的影響，電子檔案在進(jìn)行修改的時(shí)候通常是不會(huì)留下的痕跡的，人們在利用電子檔案信息的時(shí)候也是不會(huì)發(fā)現(xiàn)的，電子檔案的真實(shí)性和可靠性受到影響，也是會(huì)給企業(yè)的經(jīng)營管理帶來很大的問題的。

2.2 網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展使得網(wǎng)絡(luò)安全的問題日益突出

信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的來臨，在人們利用計(jì)算機(jī)的時(shí)候是非常容易受到入侵的，這樣就使得一些文件和信息資源會(huì)被侵蝕，網(wǎng)絡(luò)中黑客和計(jì)算機(jī)病毒會(huì)給電子檔案的安全帶來很大的安全隱患。

2.3 檔案管理的設(shè)備和技術(shù)不能滿足需要

在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，通常因?yàn)橛?jì)算機(jī)的種類非常多，而且型號也是非常多的，這樣就使得電子檔案管理在通用性以及實(shí)用性上非常差，使得一些電子檔案存在著無法識別的情況。

2.4 電子檔案的完整性和系統(tǒng)性受到質(zhì)疑

電子文件內(nèi)容并不是固定依附在特定的載體上的，電子檔案可以進(jìn)行多次的拷貝，這樣就使得電子檔案會(huì)在和很多的載體上，而且在存儲上也是有很大的不同的，為了更好的進(jìn)行電子檔案的管理，人們通常將檔案內(nèi)容進(jìn)行分解，然后存放在不同的地點(diǎn)和設(shè)備上，這樣就出現(xiàn)了電子檔案內(nèi)容分離的情況。電子檔案在讀取的時(shí)候不能出現(xiàn)任何的疏忽，只有這樣才能更好的保證檔案的完整性。

3 電子檔案的利用措施

3.1 完善的法律法規(guī)是確保電子檔案安全的前提

要使檔案信息安全地運(yùn)行傳遞，有必要加強(qiáng)法律建設(shè)，以其作為檔案信息安全的第一道防線，防止出現(xiàn)違反檔案利用工作紀(jì)律的情況發(fā)生。

3.2 有效的規(guī)章制度是電子檔案真實(shí)性的保證

檔案工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，檔案部門的權(quán)威性是保證檔案價(jià)值的前提和基礎(chǔ)，必須建立相關(guān)的制度來規(guī)范檔案部門的作業(yè)流程，落實(shí)流轉(zhuǎn)、交接、借閱、歸還等環(huán)節(jié)的責(zé)任制，保證點(diǎn)對點(diǎn)傳輸過程的安全，保證電子檔案原件的內(nèi)容、載體的安全和完整，確保電子檔案的真實(shí)性。因?yàn)槭チ苏鎸?shí)性，就談不上檔案的價(jià)值了。

3.3 先進(jìn)的軟、硬件設(shè)備是電子檔案管理的技術(shù)支持

社會(huì)大環(huán)境為檔案的電子化管理奠定了基礎(chǔ)，但現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應(yīng)用還有不盡人意的地方。我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快檔案設(shè)備的現(xiàn)代化建設(shè)，積極采用現(xiàn)代化手段進(jìn)行設(shè)備更新，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的實(shí)踐技術(shù)。比如，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、影視制作技術(shù)等，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展跟上時(shí)代節(jié)拍。配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備；加速實(shí)用、通用檔案管理軟件的開發(fā)；建立網(wǎng)關(guān)、防火墻、安裝防病毒軟件來防止黑客及病毒對電子檔案的破壞和惡意篡改；通過驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令限定訪問、閱讀權(quán)限；采用密匙管理、數(shù)字式簽名等技術(shù)手段，保證電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行。檔案工作突出地表現(xiàn)在檔案利用工作這個(gè)環(huán)節(jié)上。提供檔案的服務(wù)形式包括檔案的檢索及開發(fā)編研檔案信息等。目前傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重，各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作。應(yīng)盡快開發(fā)編制標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、利用者易操作、高質(zhì)量、全方位的計(jì)算機(jī)檢索途徑逐步取代手工檢索，為利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供檔案信息實(shí)現(xiàn)信息資源共享創(chuàng)造條件。

3.4 良好的人員素質(zhì)是電子檔案管理的關(guān)鍵因素

現(xiàn)代化的設(shè)備需要掌握現(xiàn)代化技能的人，要培養(yǎng)一支掌握信息化、現(xiàn)代化又熟悉檔案工作流程的人才隊(duì)伍。首先，領(lǐng)導(dǎo)者要重視檔案專業(yè)人員的繼續(xù)教育和知識更新。其次，檔案專業(yè)人員要加強(qiáng)檔案專業(yè)理論、計(jì)算機(jī)、外語、管理學(xué)等相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，提高自已的文化、業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技術(shù)，成為一專多能的檔案工作人才。

4 結(jié)束語

信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的來臨，使得信息資源在形式上出現(xiàn)了新的變化，這樣就使得檔案管理工作也要進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)。做好電子檔案的管理工作，一定要對電子檔案的特征進(jìn)行了解，這樣在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候才能取得更好的效果。

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