重慶市獨立學院檔案管理存在的問題及對策

摘 要：自1999年獨立學院創辦以來，經歷了十四年的發展，規模不斷擴大，在日常管理和教學活動中形成檔案日益增多。根據2008年4月1日教育部發布的26號令精神，重慶市獨立學院（以下簡稱獨立學院）的檔案管理也由依托母體學校管理發展到由獨立學院自主管理。經過十四年的發展，獨立學院的檔案管理取得了一些成績，但也存在一些問題。文章就重慶市獨立學院檔案管理中存在的問題進行探討，并提出對策。

關鍵詞：獨立院校；檔案管理；問題

1 獨立學院檔案工作存在的問題

1.1 檔案工作尚未完全獨立

因為歷史原因，獨立學院與母體學校仍有千絲萬縷的聯系，獨立學院的檔案工作也依賴母體學校，有部分檔案直接保存在母體學校，有一部分只是從母體學校復制過來的檔案。檔案缺乏完整性和連續性。

1.2 缺乏完善的制度

由于獨立學院成立的時間短，檔案工作涉及的面比較廣，要建立適合獨立學院實情的檔案管理制度需要在實踐中不斷摸索。目前獨立學院使用的檔案管理制度基本依照母體學校的檔案管理制度，缺乏適合自身實際的檔案管理制度。

1.3 缺乏資金投入

由于獨立學院辦學時間短，隨著辦學規模的一進步擴大，獨立學院需要大量的資金去進行校園基礎建設和添置教學辦公設備的投入，故用于檔案建設的資金相對較少。由于缺乏資金支持，獨立學院的檔案管理工作受到制約。主要表現在：

1.3.1 硬件設施不完善

在重慶市七所獨立學院中仍然沒有一所獨立學院有檔案館，所有獨立學院只有檔案室，且檔案室屬于院辦或黨政辦的分支機構。由于資金短缺，故檔案室的硬件設備的投入得不到保障。獨立學院的檔案設施配備基本不全，有的檔案室還缺少標準的庫房、完整的設備等。這些都制約檔案管理水平的提高。

1.3.2 檔案自動化管理程度不高

由于資金的缺乏，專業人才的缺乏，目前獨立學院尚無實現檔案自動化管理，部分學院僅實現半自動化管理。制約了檔案管理水平的提高。

1.4 獨立學院對檔案工作重視不夠

在重慶市七所獨立學院中，無專門的檔案館，也沒有專職檔案管理員。檔案室只是隸屬于黨政辦（院辦）的一個辦公室，并非獨立的部門。檔案管理員一般都屬于兼職管理檔案，因此管理檔案工作的熱情不高。

在很多人眼中，檔案就僅僅是檔案管理部門進行收集和查閱的事情，與自己并不相干，形成了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”[1]的局面，導致檔案上交不及時，上交檔案質量不高。

2 針對以上存在的問題，現提出如下對策

2.1 獨立學院的檔案工作應獨立，我們需要建立適合自身發展的檔案館

獨立學院的發展應按照教育部發布的26號令《獨立學院設置與管理辦法》的要求，在汲取母校先進校園文化和科學管理理念的同時，積極探索適合自身發展的管理模式。檔案管理需要在實踐中不斷總結，在結合母校先進的經驗基礎上形成一套適合自身發展的檔案管理制度，規范檔案行為，建立現代化的檔案館。

2.2 依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國教育部國家檔案局令（第27號）》，在借鑒母校先進經驗的同時，結合自身實際，建立適合自身發展的檔案管理制度。筆者認為，檔案管理制度應從以下幾個方面著手：

2.2.1 檔案收集制度。因為目前獨立學院檔案不完整，檔案工作還不能完全適合學院發展，特別是評估工作的需要。急需建立一套檔案收集制度，明確檔案責任人、收集范圍、收集時間以及獎懲細則。只有用制度作為保證，才能保質保量地完成檔案的收集，確保檔案的完整性和延續性。

2.2.2 檔案的日常管理制度。切實做到下達任務與提出文件材料的歸檔同步，檢查計劃進度與檢查文件材料同步，驗收、鑒定成果與驗收、鑒定檔案同步，上報登記和評審成果與檢查檔案歸檔情況同步，實現檔案管理在學院教學、科研和社會服務工作中的全過程滲透[2]，用制度規范檔案管理日常行為，使得檔案日常工作有序進行。

2.2.3 建立檔案的利用制度，在進行檔案收集、整理的最終目的都是為了檔案的利用。所以建立檔案的利用制度尤為重要。檔案有其保密性，如何既能做到檔案的最大限度的利用和保持其保密性，這就需要以制度作為保障。建立科學合理的檔案利用制度，能夠提高檔案管理水平，保護檔案的完整性和保證檔案的保密性。

2.3 增加對檔案的資金投入

檔案管理工作的硬件要改善，必須要加大資金的投入。只有保證足夠的資金投入，才能保證檔案的硬件設施和提高檔案管理的自動化程度。

2.3.1 加大資金投入，確保硬件建設

檔案的辦公、閱覽、庫房和微機室要分開，需要提供房間，裝修也需資金的投入。另外檔案存放所需要的設備，如除濕機、空調、密集架以及防塵設施等都需要大量的資金。檔案開發方面，如校史的編研、校史館的建立都需要資金的支持。資金投入是提高檔案管理水平的基礎和保障。

2.3.2 提高檔案的自動化程度

現代高校檔案管理已逐漸進人了信息化時代[3]。目前，獨立學院仍沒有實現檔案自動化管理。主要原因是資金投入不夠。獨立學院應該在檔案管理自動化上下功夫，引入檔案自動化管理系統，實現檔案自動化管理。

2.4 獨立學院應該重視檔案管理

學院領導應該重視檔案管理，應設一名領導分管檔案工作。設獨立的檔案館，配專職檔案管理員。要把獨立學院檔案工作當成衡量教學質量和管理水平的一個重要尺度[4]；提高教職工的檔案意識，主要通過制度約束、培訓講解、年終考核等形式讓教職工重視檔案，在工作中養成收集、整理、上交檔案的習慣。

通過以上對策，獨立學院的檔案管理水平一定會得以提高，更好地為學院的發展和廣大師生服務，更好地迎接教育部對獨立學院的評估。

參考文獻

[1]蔣華.淺談高校獨立學院檔案管理工作[J].山東省青年管理干部學院學報，2009年5月3期（總第139期）.

[2]劉海濤.淺談高校獨立學院檔案管理的弊端與對策.科技情報開發與經濟，2008年第18卷第35期.

[3]吳甘霖.高校獨立學院檔案管理工作初探[J].吉林廣播電視大學學報，2007年第4期（總第82期）.

[4]吳甘霖.高校獨立學院檔案管理工作初探[J].吉林廣播電視大學學報，2007年第4期（總第82期）.