摘 要:自1999年獨立學(xué)院創(chuàng)辦以來,經(jīng)歷了十四年的發(fā)展,規(guī)模不斷擴(kuò)大,在日常管理和教學(xué)活動中形成檔案日益增多。根據(jù)2008年4月1日教育部發(fā)布的26號令精神,重慶市獨立學(xué)院(以下簡稱獨立學(xué)院)的檔案管理也由依托母體學(xué)校管理發(fā)展到由獨立學(xué)院自主管理。經(jīng)過十四年的發(fā)展,獨立學(xué)院的檔案管理取得了一些成績,但也存在一些問題。文章就重慶市獨立學(xué)院檔案管理中存在的問題進(jìn)行探討,并提出對策。
關(guān)鍵詞:獨立院校;檔案管理;問題
1 獨立學(xué)院檔案工作存在的問題
1.1 檔案工作尚未完全獨立
因為歷史原因,獨立學(xué)院與母體學(xué)校仍有千絲萬縷的聯(lián)系,獨立學(xué)院的檔案工作也依賴母體學(xué)校,有部分檔案直接保存在母體學(xué)校,有一部分只是從母體學(xué)校復(fù)制過來的檔案。檔案缺乏完整性和連續(xù)性。
1.2 缺乏完善的制度
由于獨立學(xué)院成立的時間短,檔案工作涉及的面比較廣,要建立適合獨立學(xué)院實情的檔案管理制度需要在實踐中不斷摸索。目前獨立學(xué)院使用的檔案管理制度基本依照母體學(xué)校的檔案管理制度,缺乏適合自身實際的檔案管理制度。
1.3 缺乏資金投入
由于獨立學(xué)院辦學(xué)時間短,隨著辦學(xué)規(guī)模的一進(jìn)步擴(kuò)大,獨立學(xué)院需要大量的資金去進(jìn)行校園基礎(chǔ)建設(shè)和添置教學(xué)辦公設(shè)備的投入,故用于檔案建設(shè)的資金相對較少。由于缺乏資金支持,獨立學(xué)院的檔案管理工作受到制約。主要表現(xiàn)在:
1.3.1 硬件設(shè)施不完善
在重慶市七所獨立學(xué)院中仍然沒有一所獨立學(xué)院有檔案館,所有獨立學(xué)院只有檔案室,且檔案室屬于院辦或黨政辦的分支機(jī)構(gòu)。由于資金短缺,故檔案室的硬件設(shè)備的投入得不到保障。獨立學(xué)院的檔案設(shè)施配備基本不全,有的檔案室還缺少標(biāo)準(zhǔn)的庫房、完整的設(shè)備等。這些都制約檔案管理水平的提高。
1.3.2 檔案自動化管理程度不高
由于資金的缺乏,專業(yè)人才的缺乏,目前獨立學(xué)院尚無實現(xiàn)檔案自動化管理,部分學(xué)院僅實現(xiàn)半自動化管理。制約了檔案管理水平的提高。
1.4 獨立學(xué)院對檔案工作重視不夠
在重慶市七所獨立學(xué)院中,無專門的檔案館,也沒有專職檔案管理員。檔案室只是隸屬于黨政辦(院辦)的一個辦公室,并非獨立的部門。檔案管理員一般都屬于兼職管理檔案,因此管理檔案工作的熱情不高。
在很多人眼中,檔案就僅僅是檔案管理部門進(jìn)行收集和查閱的事情,與自己并不相干,形成了“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”[1]的局面,導(dǎo)致檔案上交不及時,上交檔案質(zhì)量不高。
2 針對以上存在的問題,現(xiàn)提出如下對策
2.1 獨立學(xué)院的檔案工作應(yīng)獨立,我們需要建立適合自身發(fā)展的檔案館
獨立學(xué)院的發(fā)展應(yīng)按照教育部發(fā)布的26號令《獨立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》的要求,在汲取母校先進(jìn)校園文化和科學(xué)管理理念的同時,積極探索適合自身發(fā)展的管理模式。檔案管理需要在實踐中不斷總結(jié),在結(jié)合母校先進(jìn)的經(jīng)驗基礎(chǔ)上形成一套適合自身發(fā)展的檔案管理制度,規(guī)范檔案行為,建立現(xiàn)代化的檔案館。
2.2 依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國教育部國家檔案局令(第27號)》,在借鑒母校先進(jìn)經(jīng)驗的同時,結(jié)合自身實際,建立適合自身發(fā)展的檔案管理制度。筆者認(rèn)為,檔案管理制度應(yīng)從以下幾個方面著手:
2.2.1 檔案收集制度。因為目前獨立學(xué)院檔案不完整,檔案工作還不能完全適合學(xué)院發(fā)展,特別是評估工作的需要。急需建立一套檔案收集制度,明確檔案責(zé)任人、收集范圍、收集時間以及獎懲細(xì)則。只有用制度作為保證,才能保質(zhì)保量地完成檔案的收集,確保檔案的完整性和延續(xù)性。
2.2.2 檔案的日常管理制度。切實做到下達(dá)任務(wù)與提出文件材料的歸檔同步,檢查計劃進(jìn)度與檢查文件材料同步,驗收、鑒定成果與驗收、鑒定檔案同步,上報登記和評審成果與檢查檔案歸檔情況同步,實現(xiàn)檔案管理在學(xué)院教學(xué)、科研和社會服務(wù)工作中的全過程滲透[2],用制度規(guī)范檔案管理日常行為,使得檔案日常工作有序進(jìn)行。
2.2.3 建立檔案的利用制度,在進(jìn)行檔案收集、整理的最終目的都是為了檔案的利用。所以建立檔案的利用制度尤為重要。檔案有其保密性,如何既能做到檔案的最大限度的利用和保持其保密性,這就需要以制度作為保障。建立科學(xué)合理的檔案利用制度,能夠提高檔案管理水平,保護(hù)檔案的完整性和保證檔案的保密性。
2.3 增加對檔案的資金投入
檔案管理工作的硬件要改善,必須要加大資金的投入。只有保證足夠的資金投入,才能保證檔案的硬件設(shè)施和提高檔案管理的自動化程度。
2.3.1 加大資金投入,確保硬件建設(shè)
檔案的辦公、閱覽、庫房和微機(jī)室要分開,需要提供房間,裝修也需資金的投入。另外檔案存放所需要的設(shè)備,如除濕機(jī)、空調(diào)、密集架以及防塵設(shè)施等都需要大量的資金。檔案開發(fā)方面,如校史的編研、校史館的建立都需要資金的支持。資金投入是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)和保障。
2.3.2 提高檔案的自動化程度
現(xiàn)代高校檔案管理已逐漸進(jìn)人了信息化時代[3]。目前,獨立學(xué)院仍沒有實現(xiàn)檔案自動化管理。主要原因是資金投入不夠。獨立學(xué)院應(yīng)該在檔案管理自動化上下功夫,引入檔案自動化管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案自動化管理。
2.4 獨立學(xué)院應(yīng)該重視檔案管理
學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理,應(yīng)設(shè)一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。設(shè)獨立的檔案館,配專職檔案管理員。要把獨立學(xué)院檔案工作當(dāng)成衡量教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個重要尺度[4];提高教職工的檔案意識,主要通過制度約束、培訓(xùn)講解、年終考核等形式讓教職工重視檔案,在工作中養(yǎng)成收集、整理、上交檔案的習(xí)慣。
通過以上對策,獨立學(xué)院的檔案管理水平一定會得以提高,更好地為學(xué)院的發(fā)展和廣大師生服務(wù),更好地迎接教育部對獨立學(xué)院的評估。
參考文獻(xiàn)
[1]蔣華.淺談高校獨立學(xué)院檔案管理工作[J].山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報,2009年5月3期(總第139期).
[2]劉海濤.淺談高校獨立學(xué)院檔案管理的弊端與對策.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2008年第18卷第35期.
[3]吳甘霖.高校獨立學(xué)院檔案管理工作初探[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報,2007年第4期(總第82期).
[4]吳甘霖.高校獨立學(xué)院檔案管理工作初探[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報,2007年第4期(總第82期).