重慶市獨立學(xué)院檔案管理存在的問題及對策

摘 要：自1999年獨立學(xué)院創(chuàng)辦以來，經(jīng)歷了十四年的發(fā)展，規(guī)模不斷擴(kuò)大，在日常管理和教學(xué)活動中形成檔案日益增多。根據(jù)2008年4月1日教育部發(fā)布的26號令精神，重慶市獨立學(xué)院（以下簡稱獨立學(xué)院）的檔案管理也由依托母體學(xué)校管理發(fā)展到由獨立學(xué)院自主管理。經(jīng)過十四年的發(fā)展，獨立學(xué)院的檔案管理取得了一些成績，但也存在一些問題。文章就重慶市獨立學(xué)院檔案管理中存在的問題進(jìn)行探討，并提出對策。

關(guān)鍵詞：獨立院校；檔案管理；問題

1 獨立學(xué)院檔案工作存在的問題

1.1 檔案工作尚未完全獨立

因為歷史原因，獨立學(xué)院與母體學(xué)校仍有千絲萬縷的聯(lián)系，獨立學(xué)院的檔案工作也依賴母體學(xué)校，有部分檔案直接保存在母體學(xué)校，有一部分只是從母體學(xué)校復(fù)制過來的檔案。檔案缺乏完整性和連續(xù)性。

1.2 缺乏完善的制度

由于獨立學(xué)院成立的時間短，檔案工作涉及的面比較廣，要建立適合獨立學(xué)院實情的檔案管理制度需要在實踐中不斷摸索。目前獨立學(xué)院使用的檔案管理制度基本依照母體學(xué)校的檔案管理制度，缺乏適合自身實際的檔案管理制度。

1.3 缺乏資金投入

由于獨立學(xué)院辦學(xué)時間短，隨著辦學(xué)規(guī)模的一進(jìn)步擴(kuò)大，獨立學(xué)院需要大量的資金去進(jìn)行校園基礎(chǔ)建設(shè)和添置教學(xué)辦公設(shè)備的投入，故用于檔案建設(shè)的資金相對較少。由于缺乏資金支持，獨立學(xué)院的檔案管理工作受到制約。主要表現(xiàn)在：

1.3.1 硬件設(shè)施不完善

在重慶市七所獨立學(xué)院中仍然沒有一所獨立學(xué)院有檔案館，所有獨立學(xué)院只有檔案室，且檔案室屬于院辦或黨政辦的分支機(jī)構(gòu)。由于資金短缺，故檔案室的硬件設(shè)備的投入得不到保障。獨立學(xué)院的檔案設(shè)施配備基本不全，有的檔案室還缺少標(biāo)準(zhǔn)的庫房、完整的設(shè)備等。這些都制約檔案管理水平的提高。

1.3.2 檔案自動化管理程度不高

由于資金的缺乏，專業(yè)人才的缺乏，目前獨立學(xué)院尚無實現(xiàn)檔案自動化管理，部分學(xué)院僅實現(xiàn)半自動化管理。制約了檔案管理水平的提高。

1.4 獨立學(xué)院對檔案工作重視不夠

在重慶市七所獨立學(xué)院中，無專門的檔案館，也沒有專職檔案管理員。檔案室只是隸屬于黨政辦（院辦）的一個辦公室，并非獨立的部門。檔案管理員一般都屬于兼職管理檔案，因此管理檔案工作的熱情不高。

在很多人眼中，檔案就僅僅是檔案管理部門進(jìn)行收集和查閱的事情，與自己并不相干，形成了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”[1]的局面，導(dǎo)致檔案上交不及時，上交檔案質(zhì)量不高。

2 針對以上存在的問題，現(xiàn)提出如下對策

2.1 獨立學(xué)院的檔案工作應(yīng)獨立，我們需要建立適合自身發(fā)展的檔案館

獨立學(xué)院的發(fā)展應(yīng)按照教育部發(fā)布的26號令《獨立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》的要求，在汲取母校先進(jìn)校園文化和科學(xué)管理理念的同時，積極探索適合自身發(fā)展的管理模式。檔案管理需要在實踐中不斷總結(jié)，在結(jié)合母校先進(jìn)的經(jīng)驗基礎(chǔ)上形成一套適合自身發(fā)展的檔案管理制度，規(guī)范檔案行為，建立現(xiàn)代化的檔案館。

2.2 依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國教育部國家檔案局令（第27號）》，在借鑒母校先進(jìn)經(jīng)驗的同時，結(jié)合自身實際，建立適合自身發(fā)展的檔案管理制度。筆者認(rèn)為，檔案管理制度應(yīng)從以下幾個方面著手：

2.2.1 檔案收集制度。因為目前獨立學(xué)院檔案不完整，檔案工作還不能完全適合學(xué)院發(fā)展，特別是評估工作的需要。急需建立一套檔案收集制度，明確檔案責(zé)任人、收集范圍、收集時間以及獎懲細(xì)則。只有用制度作為保證，才能保質(zhì)保量地完成檔案的收集，確保檔案的完整性和延續(xù)性。

2.2.2 檔案的日常管理制度。切實做到下達(dá)任務(wù)與提出文件材料的歸檔同步，檢查計劃進(jìn)度與檢查文件材料同步，驗收、鑒定成果與驗收、鑒定檔案同步，上報登記和評審成果與檢查檔案歸檔情況同步，實現(xiàn)檔案管理在學(xué)院教學(xué)、科研和社會服務(wù)工作中的全過程滲透[2]，用制度規(guī)范檔案管理日常行為，使得檔案日常工作有序進(jìn)行。

2.2.3 建立檔案的利用制度，在進(jìn)行檔案收集、整理的最終目的都是為了檔案的利用。所以建立檔案的利用制度尤為重要。檔案有其保密性，如何既能做到檔案的最大限度的利用和保持其保密性，這就需要以制度作為保障。建立科學(xué)合理的檔案利用制度，能夠提高檔案管理水平，保護(hù)檔案的完整性和保證檔案的保密性。

2.3 增加對檔案的資金投入

檔案管理工作的硬件要改善，必須要加大資金的投入。只有保證足夠的資金投入，才能保證檔案的硬件設(shè)施和提高檔案管理的自動化程度。

2.3.1 加大資金投入，確保硬件建設(shè)

檔案的辦公、閱覽、庫房和微機(jī)室要分開，需要提供房間，裝修也需資金的投入。另外檔案存放所需要的設(shè)備，如除濕機(jī)、空調(diào)、密集架以及防塵設(shè)施等都需要大量的資金。檔案開發(fā)方面，如校史的編研、校史館的建立都需要資金的支持。資金投入是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)和保障。

2.3.2 提高檔案的自動化程度

現(xiàn)代高校檔案管理已逐漸進(jìn)人了信息化時代[3]。目前，獨立學(xué)院仍沒有實現(xiàn)檔案自動化管理。主要原因是資金投入不夠。獨立學(xué)院應(yīng)該在檔案管理自動化上下功夫，引入檔案自動化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案自動化管理。

2.4 獨立學(xué)院應(yīng)該重視檔案管理

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理，應(yīng)設(shè)一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。設(shè)獨立的檔案館，配專職檔案管理員。要把獨立學(xué)院檔案工作當(dāng)成衡量教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個重要尺度[4]；提高教職工的檔案意識，主要通過制度約束、培訓(xùn)講解、年終考核等形式讓教職工重視檔案，在工作中養(yǎng)成收集、整理、上交檔案的習(xí)慣。

通過以上對策，獨立學(xué)院的檔案管理水平一定會得以提高，更好地為學(xué)院的發(fā)展和廣大師生服務(wù)，更好地迎接教育部對獨立學(xué)院的評估。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣華.淺談高校獨立學(xué)院檔案管理工作[J].山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報，2009年5月3期（總第139期）.

[2]劉海濤.淺談高校獨立學(xué)院檔案管理的弊端與對策.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2008年第18卷第35期.

[3]吳甘霖.高校獨立學(xué)院檔案管理工作初探[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報，2007年第4期（總第82期）.

[4]吳甘霖.高校獨立學(xué)院檔案管理工作初探[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報，2007年第4期（總第82期）.