水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變探討

摘 要：信息化技術(shù)的不斷發(fā)展以及知識經(jīng)濟(jì)的到來，為水利檔案管理的現(xiàn)代化提出了全新的要求。水利檔案管理的內(nèi)在性以及外部延展性有了進(jìn)一步的提升。與此同時，全新科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和使用也為水利檔案管理提供了現(xiàn)代化的管理理念、管理方式以及管理辦法等。為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化要求，需要有全局思路，適當(dāng)?shù)淖プ“l(fā)展機遇，對挑戰(zhàn)內(nèi)容做出及時迎接狀態(tài)，仔細(xì)認(rèn)真的分析信息技術(shù)使用在檔案管理現(xiàn)代化領(lǐng)域要求。

關(guān)鍵詞：水利檔案管理；電子檔案；傳統(tǒng)方式

引言

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展與提升，在各級水利部門中實行信息化的水利部門檔案管理模式對于各類檔案文件的保存、管理與調(diào)用有著十分重要的意義。就目前科學(xué)技術(shù)與管理水平而言，有一整套完整、科學(xué)有效的水利檔案計算機管理操作模式，是檔案管理實現(xiàn)數(shù)據(jù)化以及信息化的必然要求。在以研究開發(fā)作為基本前提的情況下，根據(jù)現(xiàn)如今的發(fā)展背景，促使水利部門的檔案信息管理系統(tǒng)更加的系統(tǒng)[1]。基于此，本文對計算機管理下的水利部門檔案管理模式的構(gòu)建和注意事項進(jìn)行了探討，詳細(xì)情況如下文所述。

1 水利檔案管理傳統(tǒng)化過渡現(xiàn)代化的時代發(fā)展要求

信息化時代的到來，紙質(zhì)檔案管理也演變發(fā)展成電子檔案管理形式。這個轉(zhuǎn)變是時代發(fā)展的必然要求，是水利部門綜合分析全國形勢發(fā)生的重大改變，也是水利部門順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求。

第一，檔案管理從傳統(tǒng)形式轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化形式，是水利部門實現(xiàn)現(xiàn)代化要求的重要保障，水利現(xiàn)代化操作指的是根據(jù)具體的治水理念，發(fā)展成思路現(xiàn)代化、設(shè)備現(xiàn)代化、管理現(xiàn)代化的形式，其具有的顯著特點是長期性、差異性、階段性以及社會性等等。我國在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，水利部門是一個重要組成部分，只有對水利發(fā)展的歷史有充分了解，才能夠在結(jié)合國內(nèi)先進(jìn)管理技術(shù)與時代發(fā)展趨勢的方向上，提升現(xiàn)代化管理水平，完成現(xiàn)代化管理的具體要求。要實現(xiàn)這一要求，就需要建設(shè)起科學(xué)有效的水利檔案管理系統(tǒng)，提升水利檔案管理的綜合使用效率以及檔案管理人員的綜合操作素質(zhì)[2]。同時也需要水利管理部門能夠準(zhǔn)確迅速的對現(xiàn)代化水利建設(shè)需要使用的材料有全面了解。但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相對單一，無法滿足現(xiàn)代檔案管理的全面性要求。而現(xiàn)代化的檔案管理使用電子和紙質(zhì)雙套制的方式，就能夠充分滿足此項操作要求，在較短的時間內(nèi)滿足用戶對信息的需求。所以，現(xiàn)代化水利檔案管理對水利建設(shè)現(xiàn)代化具有絕對的促進(jìn)和保障作用。

第二，檔案管理從傳統(tǒng)方向向現(xiàn)代化發(fā)展方向轉(zhuǎn)變，也是水利檔案管理自身發(fā)展的要求。伴隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，水利檔案管理不管是內(nèi)容上還是形式上都發(fā)生了較大的變化。水利檔案的數(shù)量不斷增加，對于檔案的保管和利用有了全新的要求。使用檔案的用戶希望系統(tǒng)能夠提供完整的檔案信息，并且在最短的時間內(nèi)。傳統(tǒng)的檔案管理在查詢時存在的問題就是查詢非常不方便，而且正確率不高，無法共享，這對水利事業(yè)的發(fā)展無疑是一個巨大的阻礙。所以，實現(xiàn)水利檔案管理的現(xiàn)代化要求就是十分必要的任務(wù)。計算機和通信技術(shù)的利用為水利檔案現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變提供了必要的物質(zhì)管理基礎(chǔ)。

2 水利檔案為水利事業(yè)服務(wù)的現(xiàn)代化特點

2.1 強化服務(wù)意識

水利檔案管理的根本目的，就是能夠為新時代下水利改革和發(fā)展提供全局服務(wù)。檔案管理現(xiàn)代化要求檔案服務(wù)意識增強，加深服務(wù)領(lǐng)域，重視管理，從多個方面共同努力，將檔案管理的重心調(diào)整到水利事業(yè)發(fā)展的優(yōu)質(zhì)服務(wù)軌道之中。

2.2 水利檔案需求量加大

水利檔案背負(fù)著水利事業(yè)發(fā)展和人類社會進(jìn)步的雙重要求。水利檔案信息的公開，會引起社會大眾對水利事業(yè)的發(fā)展有更多重視，能夠參與到水利事業(yè)中，并且對水利事業(yè)進(jìn)行監(jiān)督。

3 水利檔案現(xiàn)代化信息管理模式的設(shè)計步驟

水利檔案管理的現(xiàn)代化信息管理模式的設(shè)計步驟一般由四個方面構(gòu)成，包括了對水利檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理的需求分析、水利檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)軟件的設(shè)計思路、水利檔案信息操作管理網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化和檔案記錄信息精確程度以及質(zhì)量把關(guān)。

3.1 對水利部門檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理的需求分析

有效合理的使用檔案，是操作部門實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的主要操作目標(biāo)。在水利部門檔案信息操作體系中對信息進(jìn)行收集，需要了解其是否能夠?qū)嶋H問題解決，為實際工作帶來促進(jìn)性作用，或者能不能為檔案使用者帶來實質(zhì)性的幫助作用為基本原則，在檔案信息選取錄入方面要精益求精，要經(jīng)篩選和優(yōu)化后再錄入到系統(tǒng)中。

3.2 水利檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)軟件的設(shè)計思路

水利檔案現(xiàn)代化信息操作管理體系的設(shè)計思路是針對單一的對象以及操作技術(shù)完成的，在這個操作過程中，要將其封裝以及進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋４妫瑥亩瓿尚畔㈦[藏以及保密的效果，這樣的話，能夠良好實現(xiàn)其使用效率。檔案信息化研究設(shè)計過程中需要強化對軟件操作特性的使用功能以及延展性的了解，為軟件更加深入的使用和維護(hù)保留一定的位置。與此同時，為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案保密程度的要求，以及能夠更好的對檔案進(jìn)行管理，放置保存檔案的過程中，需要開展行之有效的檔案管理工作，防止出現(xiàn)檔案泄漏的情況。透過建立一整套完成的登記庫，能夠更加方便信息的查詢，也更加方便使用檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，并在其中加入對檔案的分析、數(shù)據(jù)報表自動化形成等等操作能力，為更深層次的優(yōu)化信息化操作管理體系提供堅實的后盾。

3.3 水利部門檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的建立

檔案現(xiàn)代化信息管理操作體系并不是僅僅將其數(shù)字化程序化，僅僅是單純的數(shù)字錄入時無法滿足使用者的相關(guān)要求。所以這項操作體系在輸入的時候要選擇的信息就是最有效的，并且使用科學(xué)、合理、規(guī)范的統(tǒng)一格式錄入，并且在此項基礎(chǔ)上完成建立一個相對完整的數(shù)據(jù)庫操作體系，這樣不但方便查詢也方便管理。傳統(tǒng)的管理部門使用的檔案管理多是紙質(zhì)的，這些檔案在保存時需要注意的是信息錄入時，要進(jìn)行掃描，保證錄進(jìn)系統(tǒng)中的信息沒有錯誤。但是在錄入文本檔案時，電子檔案的錄入相比紙質(zhì)檔案的錄入會更加的容易，將格式進(jìn)行適當(dāng)?shù)淖儞Q，就能夠直接錄進(jìn)現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)。

3.4 關(guān)于檔案錄入信息的準(zhǔn)確度和質(zhì)量控制

水利檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫信息的準(zhǔn)確性，是檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)應(yīng)有的最本質(zhì)的功能，其代表的是整個操作體系的中心位置。水利檔案信息在部門當(dāng)中進(jìn)行直接有效的使用，直接和某些提案在水利部門會議中的實際情況相關(guān)，同時也影響著部門在管理過程中的決定下達(dá)。因此，對檔案信息化操作體系的質(zhì)量進(jìn)行良好把控，是檔案管理系統(tǒng)的重中之重。對于檔案信息的錄入，在實際工作中應(yīng)由兩名工作人員共同完成，不但能夠使工作更加的輕松，也能夠促使兩人之間互相監(jiān)督，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入的錯誤，這樣對保證數(shù)據(jù)的真實有效具有促進(jìn)性作用。除此之外，數(shù)據(jù)信息完全錄進(jìn)檔案后，員工需要進(jìn)行一遍自行審查，保證信息正確，以完成對檔案信息管理系統(tǒng)的完善。

4 結(jié)束語

水利檔案中直接記載了水利發(fā)展業(yè)務(wù)中的各項要求，對反映水利發(fā)展具有明確性指示，是水利事業(yè)發(fā)展的歷史見證。現(xiàn)代化水利檔案管理在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，增加了電子檔案，將現(xiàn)代化信息技術(shù)良好的與其進(jìn)行融合，完成了檔案管理從傳統(tǒng)形式過渡到現(xiàn)代化的具體要求。與此同時，現(xiàn)代化檔案的功能和作用更加的突出，為用戶提供的信息資源也更加的全面。

參考文獻(xiàn)

[1]高峻.新中國治水史研究資料的收集[J].中國水利，2013，11（12）.

[2]王文平.加強水利項目檔案管理工作的建議[J].中國水利，2013，10（02）.