其實你不會用Office

對辦公室工作的人來說，使用微軟的Office系列辦公軟件是很重要的工作技能，就連大學生找工作的簡歷上也肯定少不了一條“精通Office軟件操作”。但是據我觀察，絕大多數人的Office使用程度也就停留在能照貓畫虎折騰個文檔出來的水平，頂多是“能用”，遠遠談不上“會用”。

寫文檔離不開Word，但很多人覺得自己會用空格對齊段首縮進，能更改字體大小，再插入一個表格就算精通了。其實這還差得遠呢。大學生肯定現在都用Word制作自己的論文吧，但有幾個人知道怎么讓首頁和目錄不顯示頁碼？編號列表是常用的格式，但你是不是還在手動輸入1234？列出十幾條之后發現需要在中間增刪幾行是不是想罵人？

這些年來我看到過無數Word文檔，觀察的結果是大多數人沒有沒有充分理解Word樣式，而這是Word軟件的核心價值之一。處理復雜的文件時，如果用戶充分理解Word樣式的概念，對不同文檔部件、標題級別應用各自的樣式，在整理和修訂文檔的時候會節省無數時間。統一應用樣式不但能讓你在一處修改字體就能改變所有“標題3”的外觀，而且在整理目錄的時候根本不用手動操作，只要使用一個插入目錄操作就能讓Word自動完成工作。

數據處理離不開Excel，但大多數人只能依靠別人現成的模板填入數字。如果需要自己做個新的統計表格，除了簡單的數學計算和單元格引用，能進行復雜函數處理的人已經是少數了。而數據透視表這樣與通常意義上不同的高級功能，恐怕除了專門玩數字的審計人員或者鳳毛麟角的高級玩家才會用。

PowerPoint倒是有不少“高級玩家”。或許是因為視覺效果學習和應用起來比較直觀，我們經常可以看到讓人眼花繚亂的動畫PPT。但是我總覺得PowerPoint被很多人用歪了，成了炫耀自己審美和展示自己舍得花力氣做動畫的工具，而演講本身的核心內容反而成了陪襯。有人說過，越重要的演講，PPT就越不重要——你見過奧巴馬的PPT么？

Office三大件大多數人只是能用，還有更復雜和高級的功能可能有人都沒聽說過。我第一份工作的重要內容就是用Word編程，讀取數據庫內容并生成專利申請用的文檔并輸出，在DOS環境下。是的，Windows 95上市之前的Office就提供了強大的內置Visual Basic編程能力。如果你愿意，甚至可以用Excel編一個簡單的游戲出來，打開文檔就能玩。

Office是一個強大的工具組合，但大多數用戶并沒有充分把它的強大功能發揮出來。這是微軟自己的問題——復雜功能的易用性需要提高。但是和所有專業技能一樣，用戶不太可能憑直覺和經驗就能成為使用它的高手，必要的學習和練習不可或缺，美這里沒有什么捷徑。

微軟的Office專業版賣到幾千人民幣的高價讓很多人覺得難以接受。但其實如果你能把它的功能用到一半，就會知道這幾千塊真的物有所值了——它幫助你提高效率節省下來的工作時間遠不止幾千塊。另一方面看，如果你只是用它打印一頁紙的通知或者算一下日常開銷的流水賬，市場上有不少免費的辦公軟件產品可以完成類似功能，簡單易用，一分錢不用花。

另外，微軟Office家族成員繁多，遠不止上面提到的三大件。處理輕量級數據庫的Acces、輕量級專業排版的Publisher以及記筆記的OneNote以及制圖的Visio都是相應領域強大的工具。