淺論企業信息化系統的效用

企業信息化的內涵是企業的信息化建設者利用互聯網、物聯網、云計算、傳感技術等各種現代化的信息技術手段，向企業生產、營銷、管理等各個環節滲透，影響并促使企業管理理念的創新，管理流程的優化，管理團隊的重組、營銷理念的創新、運作模式和組織結構的變化，促進企業生產、營銷、管理決策過程的自動化、準確化，使企業的內部資源易于共享、外部資源易于獲取，對內外部各種資源進行廣泛利用，不斷提高企業生產、經營、管理、決策的效率和水平，進而提高企業經濟效率，最終獲得競爭優勢的過程。

一、背景

隨著市場競爭的日益加劇，客戶需求多樣化、及時化的大量涌現，使企業面臨日益復雜多變的市場環境。國內企業逐步面臨市場、服務、管理等各個方面的挑戰。在新的市場競爭環境下，傳統的管理方式已經不能滿足企業的發展要求，為了降低綜合成本，提升管理效率，企業管理層必須轉變管理思維方式，采用先進的現代化信息技術對企業實施低成本、高效率管理。2012年8月，國務院國有資產監督管理委員會公布了《關于加強“十二五”時期中央企業信息化工作的指導意見》。指出，“十二五”時期中央企業的重點任務是，“著力加強信息化頂層設計，著力加強企業信息系統的建設和應用，系統集成、信息共享和業務協同能力進一步提高，全面提高信息化對主要業務的覆蓋面”。 可見國家也非常重視企業的信息化發展，企業信息化作為促進企業各項工作全面提高的一個重要突破口，已經成為企業長遠發展的核心競爭力和提高產業結構、勞動生產力、推動經濟發展的先進生產力。

二、現狀

目前，企業面臨的市場競爭環境越發激烈，對內部的精細化管理和對外部的客戶需求迅速響應決定了企業的可持續性健康發展，如還是一味的延續以前落后的管理手段，企業發展終會遇到瓶頸而難以逾越。許多企業管理者都認識到了信息化建設在提高企業核心競爭力，提升企業管理水平與運營能力方面的重要作用。紛紛引進企業信息化管理系統。

但近年來，許多企業管理者對企業上馬信息化管理系統存在一種誤區，單純的以為投入巨資購買設備和軟件就能輕易的實現企業信息化，結果發現買回來的信息化系統與公司現有業務流程配合不夠緊密，各信息化系統之間集成度不高，相互獨立不能交互，反而導致了企業內部“信息孤島”現象的產生，使得公司內部各部門之間溝通流程繁瑣復雜，嚴重影響了內部各部門之間的有效溝通和各層級之間的有效管理工作，不但沒能滿足公司業務上的需要，甚至還制約了企業的快速發展，導致耗費巨資引進的信息化系統被束之高閣。其中主要原因是由于企業前期沒有對企業信息化引起足夠的重視，沒有做好企業內部信息化的詳細戰略規劃和企業內部信息化人才匱乏等。為了在激烈市場的競爭中保持企業競爭優勢，必須根據企業現狀應用一批適合自身發展的、量身定制的企業信息化系統來保障企業的快速健康發展。然而，如何借助企業信息化管理系統將企業在服務質量、業務品牌、運營經驗等方面的競爭優勢發揮出來，不斷提高企業生產、經營、管理、決策的效率和水平，同時再創佳績已經成為企業越來越關注的焦點問題。

三、效用

那么企業信息化系統能為企業帶來哪些效用呢？通過本人在工作中不斷研究和總結，發現企業信息化系統可為企業帶來如下效用：

（1）通過企業自動化辦公系統可以實現企業信息高速共享，提高企業工作效率。企業自動化辦公系統的實施可以加速信息流在企業內部和合作伙伴間的快速流動，實現企業內外部各種資源的有效整合與利用，使企業的內部資源易于共享、外部資源易于獲取。還可以優化企業的組織結構，減少管理層級，將原有的塔型組織結構逐漸轉變成為反應敏捷的扁平化組織結構，提高企業的工作效率。

隨著通信技術的快速發展，還可對企業辦公系統進行技術創新，將辦公系統移植到手機等通信終端上，使其變成移動辦公系統，可以使企業的員工在隨時隨地都可進行公文查詢、審閱和批復，可有效的提升辦公效率，進而增強企業的市場競爭力。

另外，隨著通信市場競爭環境的復雜多變，企業經常需要召開一些緊急會議。而采用傳統的會議方式，將參會者集中在一起很不方便，非常耗時耗力。通過在辦公系統中引入視頻會議功能，就可以采用異地的高清晰度遠程視頻會議系統協同辦公，將快速的實現企業內部信息共享和流轉，提升辦公效率、節省因開會產生的大量差旅、會務費用和企業人力成本，提高了企業管理效率。

（2）通過客戶關系管理系統，可以使企業清楚全面的掌握客戶信息資源，便于與客戶之間建立良好的溝通渠道。企業根據客戶的業務使用數據信息，如客戶的消費習慣和消費能力等，可進行業務的深入推廣活動，分析總結出客戶的潛在新業務需求，并安排人員進行“一對一”的個性化跟進服務，可更加便捷地促成銷售，提升服務質量，增強業務粘性和客戶滿意度，增進企業與客戶的關系，甚至拓展出新的業務需求。對企業進行有針對性市場活動推廣，做各種分析報告，完善內部管理等，都將帶來良好的效果。

（3）通過供應鏈管理系統可以有效降低企業的庫存，減少資金占用，加強對應收和應付賬款的監控管理，增強了資金利用效率，降低了企業成本，對企業利潤最大化提供了有效保障。ERP系統建立起來的集生產、銷售、供應、項目以及財務為一體的綜合企業資源管理系統，實現了對企業人、財、物、產、供、銷信息全面、準確、實時的動態管理，不僅杜絕了管理過程中人為主觀意識對企業決策造成的風險，還有效的提高了企業對市場的反應速度和靈敏度，顯著增加了企業的競爭實力。

（4）隨著企業規模的不斷擴大，企業管理者需要隨時掌握企業廠區內外的詳細情況，首先做到知己。通過傳統的安保人員反饋廠區情況，不直觀且容易出現紕漏，實時性差。通過在企業相關場所部署視頻監控系統，可以使企業的管理者清楚的看到廠區內外的實時情況，使管理者對企業內部了如指掌。一旦廠區內出現工人工序錯誤而引發事故或是發生火災、偷盜等緊急狀況時，相關部門也可以在第一時間掌握現場實際情況，迅速的采取應對措施，防止事態擴大，為企業減少損失。視頻監控系統的應用不但可以減少企業安保人力成本的支出，還可以提高企業的管理效率。

（5）通過通信運營商為企業提供的企業一卡通系統，可以方便實現企業內部的消費、門禁、考勤及外部的小額購物支付，公交、地鐵、輕軌等公共交通工具的刷卡支付等功能。以往，企業內部的消費系統、門禁系統、考勤系統都是相互獨立，自成一體。企業員工使用時會感覺到流程復雜繁瑣，給員工帶來諸多不便。而且由于上述系統之間的數據不能交互，對企業在員工的管理方面也帶來了很多不便。隨著RFID射頻技術的快速發展，可以將企業內部的消費、門禁、考勤和外部的小額支付、公共交通工具刷卡支付及手機通信等功能應用分別集成在一張手機SIM卡的不同扇區上，統一整合在企業一卡通系統之內?？梢苑奖銓崿F一卡多用，可有效提高工作效率和提升企業的管理水平。

（6）隨著手機的普及和迅速發展，企業短彩信互動系統可以輕松的應用于企業的生產、銷售和日常管理中。通過短彩信互動系統可實現對外部的市場營銷信息推送、市場需求調研、客戶意見反饋等功能和對內部的會議短信通知，公文流轉催辦，業務產品知識普及，內部調查問卷收集以及員工生日關懷等多種功能。企業短彩信互動系統的應用，可以有效的提升企業營銷活動的知曉度，豐富了銷售渠道，增加企業的營業收入，也提高了企業的管理效率。

（7）通過人員與車輛定位調度信息系統的應用，可加強企業對外勤服務人員和外出車輛的智能化定位、跟蹤、監控和調度管理。一旦某個區域有緊急的業務服務需求，企業后臺運管人員，只需在監控平臺上觀察那些外勤人員和車輛距離客戶地點較近，就可以實時的通過調度系統將客戶附近位置的人員和車輛調派過去進行服務。此外，企業后臺運管人員還可以在后臺清楚的監控到外勤人員和車輛每天在外的行駛軌跡。這樣即有效的提高了工作效率，大量的節省企業的人力和物力投入成本，又杜絕了公車私用現象的發生，還提高了客戶對企業服務的滿意度，實現了企業的高效管理。

四、結論

通過對企業信息化系統效用的深入研究和廣泛應用，可以實現企業內外部的人流、物流、資金流、信息流等統籌規劃和共享管理，提高了企業的管理效率，提升了管理水平，增強了企業的核心競爭力，實現了企業經濟效益的最大化，為企業快速、持續、健康的發展提供了有力保障。