電力企業人力資源信息化管理提升策略研究

摘要：運用人力資源信息化管理理論分析了人力資源信息化管理在現代企業管理中的作用，闡述了信息化與人力資源管理及企業管理之間的關系。結合工作實踐，經過認真調查研究，分析SG公司人力資源信息化管理與企業發展目標、現代企業管理要求及全面人力資源管理要求之間存在的差距，提出了SG公司人力資源信息化管理的優化提升目標。最后從統一信息規范、統一信息平臺、業務流程自動化、決策分析智能化及管理變革等方面入手提出切實可行的解決方法。

關鍵詞：人力資源；信息化；優化

作者簡介：施松陽（1980-），男，浙江天臺人，浙江省電力公司，高級人力資源管理師；陳軍海（1974-），男，浙江紹興人，浙江省電力公司，高級經濟師。（浙江 杭州 310007）

中圖分類號：F272.92 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）36-0139-03

SG公司是一家國有全資大型電力公司，主要為全省社會、企事業、居民用戶提供可靠、安全的電力產品，是一家公共事業服務企業。它既按照企業獨立經營，同時承擔著重要的社會責任。SG公司前身是政府職能部門，后經改制成為國有企業，但是改革未能徹底，SG公司至上而下的管理模式、管理理念仍然保留著深刻的行政管理痕跡，具有濃厚的半行政半企業管理氛圍。伴隨著國有企業不斷深化改革，國有企業逐漸脫離政府的庇護，必將面臨未來不斷加劇的市場化競爭。

目前，SG公司已初步建立起現代企業管理制度，并在不斷完善中?！笆晃濉逼陂g，公司人、財、物集約化管理架構初步形成，“十二五”期間公司集約化管理的廣度和深度將繼續得到加強。為適應公司內外部環境變化，公司人力資源管理必須加以改進和優化，以促進公司總體戰略的有效實施，提供公司發展的組織保障和人才保障。

本文的立意在于從優化人力資源信息化管理入手，提升公司人力資源管理水平，促進公司向現代企業管理轉變，進而提升公司的綜合競爭能力。

一、人力資源信息化管理現狀

1.人力資源管理信息系統建設和應用情況

公司從2005年開始著手投入管理信息化建設，投入大量資金建設各類管理信息系統。目前，人力資源管理相關的組織管理、員工管理、薪酬管理、教育培訓、績效管理、人才評價、社會保險等業務均建設了相應的信息系統，實現人力資源基礎數據的自動存儲和管理。

（1）ERP-HR系統。它是公司企業資源管理（ERP）系統中的人力資源模塊。ERP-HR系統中開發應用有組織機構管理、人事信息管理、薪酬管理三大基本功能模塊。公司所有員工的個人信息管理、薪資發放均通過該系統實現。截至2013年6月底，系統中已錄入組織機構單元9082 個，人事信息567萬條，薪酬信息669萬條。系統覆蓋單位92家，在職職工3.95萬人，勞務派遣用工2.5萬人，退休職工1.6萬人。

（2）人力資源管控系統。主要功能是統計分析人力資源狀況，涵蓋基礎數據、報表統計和輔助分析功能，實現了公司系統所有單位員工基礎信息、教育培訓情況、企業負責人薪酬數據等統計報表編制和上報。該系統與ERP-HR相互獨立，單獨建設了一套自身使用的基礎數據庫，包括組織機構信息、崗位信息、員工人事信息。該系統基于Sotower平臺開發，單獨布置在一套應用服務器和數據庫服務器上運行，用戶使用IE瀏覽器來登錄和使用。

（3）培訓管理系統。為滿足公司培訓管理需要，公司委托第三方開發實施了HR培訓系統和遠程培訓管理系統。HR培訓系統提供的功能有培訓需求統計、培訓計劃申報、培訓計劃下達、培訓實施和效果評估等，實現了公司培訓的全過程管理。遠程培訓管理系統是公司培訓管理系統的一個重要組成部分。它在公司內部局域網上搭建了“網絡培訓中心”，公司員工可登陸網絡培訓中心選擇培訓課程、培訓視頻進行自主學習。

（4）績效管理系統。績效管理分為組織績效管理和員工績效管理。公司員工績效管理正在部分基層單位試點，將逐步推行，目前暫未實行統一標準和統一系統。因此公司績效管理系統目前的應用層面為組織績效管理，即企業負責人業績考核。

（5）人才評價系統。實現功能有優秀人才的評選和年度工作業績考評；公司所屬各單位技師、高級技師聘任和年度業績考核；公司系統供電企業的技能人才隊伍建設，包括公司系統技師、高級技師資格考評、直接認定，實現了與OA系統、短信平臺、SAP HR業務系統的信息集成。

（6）保險管理系統。保險管理系統由公司自行開發，系統功能包括基本社會保險基數維護、基本社會保險繳納、補充醫療保險統籌管理，是一套覆蓋公司所有員工的社保管理系統。

（7）干部管理系統。干部管理系統是為滿足公司副處級及以上領導干部、后備干部及分（子）公司中層干部的人事管理需要而開發，由公司自行開發，分別布置于本部與各分（子）公司，本部與各分（子）公司均配置獨立服務器，實現物理隔離，不共享數據。

2.人力資源管理信息系統工作流程及相互關系

以系統用戶分類，公司人力資源管理信息系統可分為兩大類。一類是僅供人力資源部門人員使用的系統，如ERP-HR系統、管控系統、HR培訓系統、人才評價系統。一類是可供其他部門員工使用的系統，如遠程培訓管理系統、績效管理系統。

以系統基礎數據來源分類，公司人力資源管理信息系統可分為兩大類。一類是具有獨立基礎數據庫的系統，包括ERP-HR系統、管控系統、保險管理系統和干部管理系統。一類是不具有獨立基礎數據庫的系統，包括HR培訓系統、人才評價系統、績效管理系統。上述三個系統與ERP-HR系統集成，其基礎數據如組織機構信息、員工信息從ERP-HR系統共享而來。

二、人力資源信息化管理問題及原因分析

為了有效分析目前SG公司人力資源信息化管理存在的問題，筆者向SG公司員工進行了問卷調查。

1.問卷調查

筆者在調查問卷設計初期充分征求了公司人力資源管理專家的意見，經過專家的討論和修改，最終確定被調查者的背景情況、信息系統使用情況、信息系統覆蓋情況、信息化管理存在問題、信息化管理提升建議等五大方面的問卷題目。

因人力資源管理者和其他員工對人力資源信息系統的感性認識、對信息系統的了解程度存在明顯差距，將問卷設計成兩部分，問卷中14道調查題目面向所有員工，其余14道題目面向人力資源部門人員。

本次問卷隨機發放，問卷面向人力資源管理人員及其他員工。共發放200份，收回有效問卷160份，其中人力資源部門人員89份、非人力資源部門人員71份。被調查者中有28%是HR系統的關鍵用戶，19%是HR系統的最終用戶，9%為系統運維人員，44%為其他人員。

2.存在問題的分析

（1）信息化管理水平與公司發展戰略不匹配。通過調研發現，41.25%的人認為公司的人力資源信息化管理仍處于第一階段，“傳統人事管理階段”；43.13%的人認為，公司人力資源信息化管理處于第二階段，“人力資源配置階段”；僅有15.63%的人認為，公司人力資源信息化管理處于“全面人力資源管理階段”。而SG公司發展戰略明確提出，要把公司建設成為“一強三優”現代公司，努力建成“世界一流電網”、“國際一流企業”。一流的企業必須具備與國際先進企業競爭的經營能力、管理能力，必須建立一支具有核心競爭能力的優秀員工隊伍，這些都對公司人力資源管理和信息化水平提出了新的更高的要求，亟需改善提升公司人力資源信息化管理水平，以適應公司未來發展的需要。

（2）信息系統功能不能滿足集約化管理需要。目前，公司人力資源管理有多個業務信息系統并存，且部分基礎業務模塊存在重復建設，部分業務系統之間通過多個接口實現數據的集成，造成系統的穩定性較低、數據規范性較差、日常維護工作繁冗等問題。

根據公司人力資源集約化管理要求，人力資源信息系統必須覆蓋全資、控股、代管等各類單位，管理功能覆蓋人力資源各項業務流程。從目前情況看，ERP-HR系統在功能覆蓋度上存在不足，管控系統、培訓管理系統、保險管理系統等系統功能較為單一，多個系統缺乏合力推進人力資源信息化的工作方式。

（3）人力資源信息化覆蓋度低，流程管控能力不足。在過程管理方面，公司人力資源信息系統顯得尤為不足。目前使用的人力資源信息系統中，除了ERP-HR系統和培訓管理系統設置了一部分流程管控外，其余系統幾乎沒有使用工作流，無法在信息系統中動態實際管理情況。在管理中，一般是在實際管理動作發生后，其產生的結果通過人為整理后輸入系統中。信息系統沒有參與管理過程，無法實現事前計劃控制和事中流程控制。在問卷調查中，有76%的被調查者認為公司人力資源信息化管理還未實現全過程覆蓋，如圖1所示。

在業務覆蓋方面，公司七大人力資源管理信息系統覆蓋了組織機構、人事調配、考核、培訓、薪酬、福利保險、分析統計等業務，而人力資源規劃與計劃、人員招聘、勞動合同管理方面仍然缺少必要的信息系統支撐。公司人力資源規劃與計劃工作主要依靠外部咨詢公司來主導完成，人員招聘主要依靠參與高校招聘會、現場接收簡歷方式開展工作，勞動合同依然使用傳統方式管理。問卷調查中，80%的被調查者認為公司人力資源信息化管理還未實現全業務覆蓋，如圖2所示。

（4）普通員工參與管理活動少，人力資源信息化管理開放度不足。公司現有HR管理系統大多局限于人力資源管理人員使用，使用的主要目的是為提高人力資源事務性工作的效率，這種情況當然也無可厚非，畢竟信息系統使用的最初目的就是為此。但是，信息化時代，現代企業人力資源管理已將管理的觸角擴散到企業管理的所有成員，采用信息化技術使得所有員工都能參與到人力資源管理活動中來。

而SG公司現有信息系統尚無法提供合適的平臺，讓所有員工能積極參與到人力資源管理活動中來。在非人力資源管理人員的調查中，54.93%的被調查者使用HR管理系統的頻率少于每月1次，22.54%的被調查者使用頻率低于每周1次，高于每周1次的人員僅占22.54%。

三、對策措施

1.建立統一、集成的信息平臺，實現信息高度共享

如前文所述，近些年來公司投入大量資金建立了許多人力資源信息系統，基本滿足了各個子專業管理的需要。但是就整個人力資源管理而言，整合各子專業管理，將各個管理活動集成融合，發揮出整體協同效應，能更有效促進人力資源管理水平。

在對公司人力資源管理人員調查中，58.43%的被調查者認為“各系統缺乏數據共享，數據源不統一”影響了公司人力資源信息系統的應用效果；在“公司人力資源基礎信息因以下哪些方面不足，影響了信息化管理水平”的調查中，55.06%的被調查者選擇了“信息不共享，不同系統中信息不一致，影響使用效果”；同樣，在“公司人力資源信息管理流程存在以下哪些方面問題，影響了信息化管理水平”的調查中，58.43%的被調查者選擇了“各個系統相互獨立，不能共享數據或反饋結果”?？梢姡救肆Y源集約化管理的形勢下，公司HR系統僅滿足各專業自身管理需要已跟不上管理需要，人力資源工作者對信息系統相互集成、數據共享的呼聲越來越強烈。

構建統一、集成的信息平臺（如圖3所示）可從兩方面入手。

一是規范信息標準，從信息系統底層集成各個系統。首先從規范信息標準入手，梳理出一套規范的、標準的基礎信息類型，作為系統配置的標準，為數據集成和共享創造條件。其次，應建立基礎信息平臺，作為權威的、唯一的數據源。

二是規范訪問方式，從前端平臺集成各個系統。建立統一的信息平臺，作為各系統統一的登錄入口。在此平臺上集成各系統的工作流配置，可查詢工作提交、工作流轉、工作審批情況，使用戶能及時、清晰地了解人力資源管理工作的進度。同時，在此平臺上可發布公司的人力資源政策、規章制度、近期工作重點，方便人力資源工作者了解公司的工作部署并主動參與工作。

2.加強人力資源內外部業務緊密耦合，實現流程化管理

在與公司人力資源管理者的調查和訪談時，65%的被調查者認為目前公司人事管理、組織管理、薪酬管理、績效管理、培訓管理、人才發展等各專業職能管理日益得到深化，專業管理水平已達到相當高的水平，但各專業自成系統的現象由來已久，相互之間的獨立性很強，信息共享較少，信息相互反饋缺失。這種情況為信息化管理留下了廣闊的提升空間。通過完善流程節點，打通各專業管理之間的信息屏障，繼而建立一套自動化的工作流程，促進人力資源內部業務的緊密聯系。

一是薪酬管理與人事管理、時間管理、績效管理緊耦合。改變目前人力資源各職能管理條塊分割的現狀，利用信息化手段提高人事管理、時間管理、績效管理與薪酬管理的銜接程度。人事管理為薪酬管理提供準確的員工信息，包括工齡、崗薪級等信息，以此確定薪酬的基本標準；時間管理為薪酬管理提供準確的考勤信息，包括請假信息、加班信息、年假定額等等；績效管理為薪酬管理提供準確的考核結果，將員工的業績體現到薪酬中，實現良好的人員激勵效應。

二是人才發展與組織管理、績效管理、培訓管理緊耦合。首先，依據人才發展中的能力素質模型來描述組織管理中的崗位說明書：將能力素質模型應用于崗位說明書的編制，可用于直接生成崗位招聘要求，提高招聘效率；其次，在能力素質模型的體系下，依據崗位說明書來制定績效考核指標，并用于員工的績效考核：在績效管理中引入能力素質模型，通過對員工績效和能力的綜合評定結果進行固定的薪酬調整，體現員工能力成長。此外，依據能力素質模型評價培訓課程的提升方向，并依據人員的職業生涯規劃和績效考核結果編制培訓計劃：基于能力素質模型，設計培訓課程體系，建立培訓、激勵、發展、能力素質一體化培訓管理機制，以提高員工的積極性和培訓效果。

三是人力資源管理與財務管理緊耦合。通過工作流實現信息維護、薪酬核算、薪酬過賬三項業務過程銜接順暢。薪酬專職完成人員薪酬信息維護后，發起薪酬核算與過賬工作流；應發數經過分管領導審批之后，流轉到薪酬核算專責；薪酬核算專責完成薪酬核算之后，流轉到薪酬過賬專責；薪酬過賬專責最終完成薪酬核算結果的過賬操作，生成計提憑證和發放憑證；系統根據審批狀態自動發放工資條、獎金條。各業務環節的融合使用戶與用戶之間的聯系緊密，通過建立作業流程之間的工作銜接和協調機制，加快響應速度，人力資源部門和財務部門可以更好地協同開展工作。

3.推行自助服務，促進全面人力資源管理

員工自助服務將給公司人力資源管理模式、服務模式帶來變化。

一方面，從公司及人力資源管理的角度看，員工自助服務改變了人力資源部門處理和分享信息記錄的方式，同時也達到了降低成本、提高效率、改善員工服務模式的效果。此外，它解放了人力資源管理工作，使之能夠提供更好的服務。相關統計表明，人力資源部門大約有70%的時間是花在處理行政事務上。而隨著人力資源信息系統投入的增加，人力資源管理人員的許多工作如管理員工記錄，為員工提供相關信息，實施培訓、薪酬計算與發放等都可以實現自動化。

另一方面，從員工的角度看，員工自助服務（ESS）以及人力資源信息系統全方位的人事管理功能可實現對員工在企業中的全生命周期管理。ESS給員工提供了很多的使用功能，主要有給不同層級員工提供不同的服務、在線完成各類申請等。

正如通用汽車公司執行理事迪克·歐布賴恩所言，人力資源管理向自助服務轉變“是為了支持員工形成這樣的習慣，即為自己找到需要的信息并把工作完成”。與此同時，提供智能自助服務以后，員工和管理人員都對人力資源管理部門的滿意度較高。

4.開發決策分析工具，輔助人力資源戰略決策

人力資源輔助決策支持系統能將各類人力資源信息通過數據中心平臺進行整合，運用數據倉庫技術和商業智能工具提供形式多樣的數據分析和挖掘手段，以豐富的表現形式進行展現。例如，提供綜合報表管理，實現對公司人力資源狀況匯總、統計形成各類報表，為用工狀況分析、績效考核工作提供支持。提供指標監控管理，實現對關鍵業務指標的過程監控，準確把握公司的總體運營情況。同時利用不斷積累的數據、模型和方法，可進一步細化基礎數據粒度，能夠更好地實現決策支持功能，為制定公司人力資源戰略提供科學依據。