電力工程建設檔案管理新探

摘要：隨著我國電力建設市場的競爭加劇，企業(yè)如何科學有效地加強電力工程檔案管理，為推動電力工程成果的應用以及企業(yè)的發(fā)展提供決策支持，成為當前亟需解決的問題。規(guī)范電力工程檔案管理流程、科學合理地劃分電力工程檔案類別、建立標準一致的電力工程檔案是做好電力工程檔案管理的關鍵。在加強傳統(tǒng)電力工程紙質檔案管理的同時，引入現代信息管理系統(tǒng)，促進電力工程檔案信息的查詢、統(tǒng)計，可以為企業(yè)的發(fā)展提供決策支持。

關鍵詞：電力工程；檔案；管理

作者簡介：陶琨（1971-），女，河南開封人，國家電網公司直流建設分公司，工程師。（北京 100052）

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）33-0179-02

一、背景分析

隨著國家經濟的快速發(fā)展，電力工程基礎建設設施大量投入，電力工程建設的項目越來越多，涉及到許多重要的資料需要管理存檔，必然對電力工程建設檔案管理提出了新的更高的要求。

檔案工作是維護黨和國家以及各級地方組織、企事業(yè)單位歷史真實面貌的重要事業(yè)，是反映科學技術、經濟建設等活動歷史面貌的原始記錄，是一項專業(yè)技術性、科學管理性、服務性的工作，需要按照一定的原則和要求科學地管理好，及時準確地為科研、生產、基建服務。

電力工程檔案管理是一項專業(yè)技術性、科學管理性、服務性的工作，是按照一定的原則和要求科學地管理好檔案，及時準確地提供電力工程檔案為企業(yè)生產、決策服務。電力企業(yè)檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理檔案，維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，實現檔案的有效利用。檔案工作的宏觀內容包括檔案的管理體制、檔案事業(yè)的規(guī)章制度、檔案的立法和規(guī)章制度、建立檔案的系統(tǒng)工程、建立檔案標準化規(guī)范、建立并實行檔案業(yè)務職稱制度等等。檔案工作的微觀內容包括檔案的收集、整理、分類編目、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，以及歸檔前科技文件材料形成、積累的指導工作，歸檔后檔案的更改、補充以及監(jiān)督檢查工作等。如何科學有效地做好電力工程檔案管理，為促進電力工程成果的應用以及企業(yè)的發(fā)展提供決策支持，成為當前亟需解決的問題。

二、電力工程檔案管理現狀

1.電力工程檔案管理概述

電力工程建設中的資料和數據都比較龐大，檔案管理具有非常重要的作用。新形勢下的電力工程建設日益增加，電力工程所擔負的供電任務越來越艱巨，能否科學地管理好檔案直接關系到電力工程建設能否順利進行。如何歸集種類繁多的電力工程檔案，提升電力工程成果應用水平，這對電力工程檔案的管理提出了新的要求。新形勢下，科學合理地劃分電力工程檔案的類別，建立標準一致的電力工程檔案模板以及規(guī)范電力工程檔案管理流程，是做好電力工程檔案管理的關鍵。

2.電力工程檔案管理實施

電力工程檔案主要對各類電力工程項目的實施過程、電力工程成果、存在問題及改進意見進行記錄，使電力工程的各環(huán)節(jié)信息記錄在案，電力工程項目的質量及效果有據可查，以達到電力工程質量管理、持續(xù)改進、擴大電力工程成果應用的目的。科學規(guī)范地做好電力工程檔案管理工作具有重要的現實意義，而隨著計算機技術的快速發(fā)展，電力工程檔案的信息化管理也被賦予了新的歷史使命。做好電力工程檔案管理工作應該從規(guī)范化管理流程、檔案類別的劃分、標準統(tǒng)一的檔案管理三個方面著手。

（1）規(guī)范電力工程檔案管理流程。由于傳統(tǒng)的電力工程檔案隨意不規(guī)范歸檔的模式已經不能適應現代企業(yè)的電力工程管理機制，也不能適應信息化形勢下電子檔案查詢的要求。因此，需要根據企業(yè)文化及特點，在傳統(tǒng)的電力工程檔案歸檔的基礎上，引入現代檔案管理理念和標準化管理方式，使電力工程檔案管理更加符合企業(yè)需要。在企業(yè)內部建立標準化的流程及歸檔時限實現整個電力工程資料歸檔的規(guī)范化管理，通過創(chuàng)建紙質及電子檔案兩種方式，真實有效地記載電力工程的信息，通過信息手段為企業(yè)工程管理決策提供有效信息。

（2）科學合理地劃分電力工程檔案的類別，包括電力工程設計過程、電力工程施工過程、驗收過程。電力工程檔案應按照“分門別類”進行存儲及管理，便于保存、統(tǒng)計及查詢。基于這一目標并結合供電企業(yè)當前開展的電力工程，將電力工程各類檔案分別進行登記、編目、分類整理、保管，便于查找、統(tǒng)計和分析。

（3）建立標準一致的電力工程檔案。電力工程檔案的規(guī)范統(tǒng)一對于電力工程檔案歸檔、后續(xù)查詢及成果應用等有著極為重要的作用。建立標準一致的系統(tǒng)化電力工程檔案模板以及電力工程檔案裝訂順序對于了解電力工程進度、電力工程效果及電力工程評估、改進意見都具有直觀性及針對性。電力工程檔案應根據電力工程類別分別制定各類標準化、系統(tǒng)化的檔案。

3.電力工程檔案管理的激勵機制

在企業(yè)內部通過電力工程檔案管理評選的辦法，實現“鼓勵先進，鞭策落后”，提升電力工程檔案的管理水平。開展電力工程檔案的評先評優(yōu)，通過“五個方面”進行評比，如電力工程檔案的標準性、完整性、分類的準確性、信息的豐富性，進行年度綜合評選。對于優(yōu)秀員工進行表彰，同時作為電力工程檔案范例進行公開展覽并組織學習，促使各電力工程負責部門按照電力工程檔案管理規(guī)范的要求，督促按時保質地完成電力工程檔案工作。另外，對于未按標準、未按要求時限對電力工程檔案進行整理的，將列入績效考核指標對電力工程項目負責人進行考核。

4.電力工程檔案管理的意義

電力工程檔案的精細化管理是電力企業(yè)不斷加強電力工程過程精益化管理的一個重要環(huán)節(jié)。通過對電力工程檔案及時歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用，促進各電力工程項目的實施嚴謹有序，注重實效，具有很強的現實意義。

第一，電力工程檔案記載著電力企業(yè)發(fā)展過程中的各類電力工程情況，對管理人員研究、了解電力企業(yè)整體員工隊伍素質及電力工程情況，以及為經營決策提供了支持性證據數據，同時有利于確認企業(yè)取得的經營成果。

第二，檔案是企業(yè)的無形資產，是企業(yè)在各項電力工程工作中真實的歷史記錄，電力工程檔案本身就是一種重要的資源。過往的一個個電力工程案例、一份份電力工程評估表及改進意見書可以為今后的電力工程提供借鑒，從而可以提升電力工程建設的效率和效果。

第三，實行集中管理，統(tǒng)一標準，規(guī)范管理，有力保證案卷質量，為電力工程檔案的借閱、復印及以后工作的順利開展奠定了堅實的基礎。

三、電力工程檔案管理中存在的主要問題

1.重視度不夠，信息化意識不強

信息化建設尤其是電力工程檔案信息化建設沒有受到足夠重視，信息化意識不強是影響檔案信息化的關鍵因素。一些電力企業(yè)沒有意識到電力工程檔案信息化建設的重要性，對其信息化建設以及信息技術的管理應用缺乏全面深入的研究。只注重刻意追求檔案數字化，而忽略了相關發(fā)展配套技術，這種信息化建設只是流于形式的存在，不能適應電力企業(yè)工程建設的需要。

2.專業(yè)人才不足

在電力工程檔案信息化建設過程中，檔案管理人員缺少專業(yè)化訓練，不具備專業(yè)的信息化知識，在實踐操作過程中對信息的采集、開發(fā)與利用缺乏實踐經驗，從而使檔案信息化建設無法理論聯系實際，影響了信息化的建設進程。

3.缺乏信息化系統(tǒng)標準，信息基礎設施和信息技術開發(fā)利用不足

我國檔案信息化技術處于較低發(fā)展階段，在實現信息資源數字化、信息化的同時，因缺乏相應的配套服務平臺和科學完善的檢索工具，從而使檔案信息化的建設與利用受到限制。目前要實現電力工程檔案信息資源在企業(yè)內部共享，必須要統(tǒng)一檔案信息系統(tǒng)設計和應用軟件的管理標準，同時也要統(tǒng)一電子文件的管理標準和紙質檔案的信息化建設及資源共享。

4.設備落后，資金投入不足

由于許多電力企業(yè)對檔案工作不重視，加之檔案管理的經費有限，導致沒有足夠的資金投入到檔案信息化建設中，這成為阻礙檔案信息化建設以及普及利用的關鍵性因素。缺乏信息化建設的必備基礎設施，技術得不到提升，系統(tǒng)更新緩慢，影響了電力工程檔案信息化工作的發(fā)展。

四、新時期電力工程檔案信息化建設的策略

1.增強電力工程檔案信息化意識，制定發(fā)展規(guī)劃

管理者對檔案信息化要予以充分重視，對檔案信息化的資源配備、信息共享、協作開發(fā)等問題能夠進行全面深入的可行性研究，制定信息化的發(fā)展規(guī)劃、科學計劃，企業(yè)各部門相互協作以加快檔案信息化的進程。

2.培養(yǎng)專業(yè)檔案信息化人才

加快培養(yǎng)專業(yè)檔案信息化人才是促進檔案信息化建設進程的有效途徑之一。作為檔案信息資源與用戶之間的紐帶，檔案工作人員負責對電力工程信息的收集、歸類和整理，因此，電力企業(yè)不僅要對在職檔案工作人員進行業(yè)務培訓，重點培養(yǎng)計算機技術、檔案管理知識及電力工程知識三門知識兼?zhèn)涞木C合性人才，強化其信息化意識，不斷提高信息化水平，還要適時引進具備信息化專業(yè)技能的人才，從多方面努力建設以管理型人才為基礎，以綜合型人才為骨干的電力工程檔案信息化建設隊伍，促進電力工程檔案信息化工作的順利進行。

3.加快檔案信息資源建設，制定統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)標準

檔案管理的中心工作就是建設檔案信息資源庫，即對檔案資源進行合理配置，以有效提供檔案信息。只有對檔案信息資源庫進行合理配置、方便利用，才能有效地滿足和保證企業(yè)對檔案信息的需求。在檔案信息化建設過程中，建設統(tǒng)一標準和規(guī)范也是重中之重，因此應加快制定統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)標準，只有這樣才能滿足檔案信息資源共享的需求以及規(guī)范檔案信息化建設。

4.增加資金投入

檔案信息化的建設與維護需要大量經費，在資金投入方面不僅要多方面籌集資金，加大信息化建設的軟硬件設備投入，促進服務平臺的建設，大力改善檔案管理條件，促進信息化建設工作與現代高新技術的相互結合，還要科學合理地使用資金，嚴格防止資金不合理和浪費現象。

五、結束語

綜上所述，隨著電力工程檔案的重要性得到越來越多的認可，電力工程檔案工作也要順應時代潮流，緊跟時代步伐，加快數字化、網絡化和信息化建設，以適應企業(yè)發(fā)展需要。面對電力工程檔案信息化建設這一新課題，應借助現代科技方式使檔案工作在管理模式、利用質量、服務手段和提供信息的廣度及深度上邁向新的臺階，對電力工程檔案信息化建設的工作合理規(guī)劃、加大投入、配備專業(yè)人才，逐步建構完善的檔案信息平臺，提高工作水平，提升服務質量，使電力工程檔案管理水平邁向新臺階，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經濟效益和社會效益。

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