新時期電力企業檔案管理與實踐研究

摘要：科學規范的檔案管理是衡量電力企業管理水平與業績的重要指標，也是適應新時期電力企業發展的基本保障。指出了新時期電力企業檔案管理的意義，并對檔案管理人員素質不高、管理操作不規范等因素進行了分析，最后提出了相應的解決策略。

關鍵詞：電力企業；檔案管理；信息化建設

作者簡介：黃遼蘭（1978-），女，河南沈丘人，國網周口供電公司，館員。（河南 周口 466000）

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）33-0181-02

檔案能夠將人類歷史活動真實地記錄下來，是人們掌握客觀規律的重要憑證，同時也是企業創造更多經濟效益的依據，是各項經濟建設不斷發展的基礎。電力企業檔案管理工作能夠起到承載電力工程建設成果的作用，對新時期電力工程項目的創新發展具有十分重要的意義。因此，電力企業要加強檔案管理方面的建設，為實現“出精品、造人才、產效益”的長遠目標而努力。

一、加強電力企業檔案管理的重要意義

電力行業是國民經濟的基礎產業，對一切電子設備的正常運行起著決定性作用，是經濟快速發展的基礎。改革開放以來，我國對電力供應做出了有效調整，而電力企業的檔案管理方法與模式也在逐步升級，從先前的無檔案運行到抽屜木柜保存，從電力企業部門兼職管理模式轉向現代企業檔案管理模式。檔案管理是企業管理的最重要組成部分之一，能夠在企業經濟活動中起到指向性的作用，電力企業可以通過檔案深入了解其發展歷程，從而有利于企業維護自身的經濟效益與歷史業績，有利于企業的可持續發展。

加強電力企業的檔案管理建設能夠在更大程度上爭取到工程創優的資格，我國電力工程建設的國家級獎項都和檔案建設工作有著直接的關系，是工作建設的重要組成部分，尤其是在電力工程竣工驗收階段，國家會將相關的全部檔案資料作為驗收的必備條件；新的檔案記錄隨著電力建設工程的完成而形成，具有最原始、最真實、最全面等特點，能夠為后期電力工程的生產運行、定期維護以及專項改造等事項提供有效的依據，還能夠對電力工程設計、調試和生產制造起到重要的作用。電力工程建設的整體水平和質量可以通過相對應的檔案信息反映出來，因此，電力企業必須注重檔案管理建設，在工程項目建設中要保持檔案的系統成套性、原始真實記錄性以及完整準確性等特性；電力工程建設是一項龐大而復雜的工程，不僅會耗費大量的人力物力，還會牽涉企業單位大量的人員，而作為第一手資料的檔案管理工作卻常常處于被疏忽的地位。

例如：有些電力工程建設檔案資料被放在參建單位，經常出現工程建設檔案丟失的現象，甚至會出現檔案記錄圖畫信息與現實中的工程建設不相符的情況；有的檔案資料由于使用了保存性不強的紙張導致記錄信息字跡模糊不清等。以上這些問題會造成大量的物質資源浪費，不利于工程建設、維護的順利進行，進而影響到電力企業的可持續發展建設。德國一電廠想要實現經濟效益的轉型，必須得拿出五年前的年度負荷預測表進行專項評估，然而卻發現由于當時檔案記錄人員的疏忽，誤把年度負荷預測中的公式：其中，以及負荷預測時段后得到的擬合殘差平方和公式用成了，使年度預測數值出現了重大錯誤，最終迫使該廠停業整頓，對電力企業的生產建設產生了不可估量的損失。美國一個核電站由于相關檔案信息資料的不齊全，被政府部門強行停業，并將其視為常規電廠，對其長遠發展產生了慘重打擊，造成了大量的財產損失。南京一解放橋從修建至今已有60多年的歷史，在對其進行全面檢修時，發現其相應的歷史檔案已經輾轉到多家國外公司，其中包括該橋的設計圖紙和詳細的施工方案，而如果沒有這些檔案記錄，在修正、改造時必定會浪費大量的人力、物力、財力。

因此，在進行電力企業工程建設時，必須注重加強檔案管理建設，將檔案放在重要位置來對待，因為保持檔案信息的完整性和準確性是每一位檔案管理人員的責任所在。加強電力企業檔案建設還能夠為落實科學發展觀提供有效保障，由于目前大多數電力企業實行的是產權分開的基本制度，這就更加突顯了檔案的重要性，企業在進一步明確職責、實行政企分開的過程中，必須要形成檔案才能夠進行科學管理。另外，還能夠通過檔案來維護企業的基本權益。在新時期電力生產建設中，尤其是在企業進行電力設備維護、施工改造時，更要充分發揮系統檔案的作用，從而為管理者提供有效的施工方案，提供更多的決策依據，減少企業物資浪費，推動企業可持續發展。

二、新時期電力企業檔案管理中存在的主要問題

1.企業檔案管理與電力發展技術相脫節

電力產業技術的不斷發展使得企業檔案管理模式不斷更新，為檔案管理工作帶來了很大的挑戰，致使很多檔案管理模式已經不能適應企業管理工作的開展。電力產業從整體運行上來講是一個非常繁瑣的過程，不僅包括生產和銷售環節，還包括后期的計量與管理，為此很多電力企業建立了專門的計算機操作管理系統，以對其進行更加高效的管理。然而，這些計算機化的檔案管理技術并沒有很好地與檔案系統進行有效融合，缺乏實效性，不能準確地反映出企業的真實檔案情況，跟不上電力改革的發展速度。檔案管理的未來發展方向必定是走向信息化，因此，電力企業檔案管理人員要利用網絡計算機功能積極開發檔案資源，掌握更多地集成信息系統內容，否則難以收集到企業檔案。

2.人員素質不適應新時期電力企業發展的需要

在企業進行檔案管理的過程中，存在大量不合格的檔案管理員，他們既沒有接受過專業的檔案管理教育，也沒有較強的主動收集、服務意識。有人認為檔案管理工作的內容就是簡單地對相關資料進行存放，甚至有的管理員思想觀念陳舊，在工作中被動接收檔案信息，不去主動采集，這樣必然會導致電力企業檔案資源的匱乏與缺失，造成內容的不完整，影響企業的發展。

新時期電力企業檔案管理所需要的是專業型復合人才，既要懂得網絡計算機知識，又能夠掌握先進的通訊手段，否則不利于檔案信息化網絡的建設。很多電力企業的檔案管理人員沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，法律意識淡薄，在工作中缺乏責任心。另外，電力企業沒有對檔案管理投入過多的資金費用，導致檔案基礎設施不全和管理手段的落后。由于種種歷史原因，企業檔案管理人員通常會成為企業壓縮編制、減員裁員的對象，是實現分流人員的首選，逐漸使得檔案管理人員變成了企業的專業安置人員，沒有將檔案管理工作放在重要位置。

三、提高電力企業檔案管理水平的策略

1.提高檔案管理人員的專業素質與綜合能力

檔案管理工作具有較強的專業性，對檔案工作人員的綜合素質有著較高的要求，高素質的工作人員是企業檔案工作高效進行的基本保障。檔案管理人員應該具備較強的專業技能，保證業務高效率地展開，而良好的職業道德操守、品德素養也是檔案管理人員所必備的條件之一。電力企業在選用檔案管理人員時，應該要求人員擁有一定的實際工作經驗，并且最好選用檔案學和信息資源管理學等專業的人員。此外，還可以對應聘人員的管理能力以及統籌規劃能力進行考核，要求其能夠進行一般的計算機辦公軟件操作，并具有較好的團隊合作精神，認真負責的工作態度。在對檔案管理人員進行專業培訓時，應該制定專項性發展計劃，將繼續再教育理念融入其中，對員工進行現代化管理。企業還可以利用網絡學習培訓的方式來激發檔案工作人員的積極性和自覺性，通過引進現代化管理人才來彌補因知識結構不合理以及缺乏必要的專業復合型人才所帶來的缺陷，提高電力企業整體的檔案管理水平。

2.加強檔案的信息化建設

很多電力企業進行的檔案信息化建設缺乏科學的規劃理念以及健全的規章制度，還處于較低的信息化發展階段，標準化信息建設缺乏完善的操作體系。要想實現檔案的信息化建設，必須不斷更新組織管理方法，將各種網絡信息技術融入到檔案管理工作中去，最終實現信息資源的共享，加強信息處理的效率。現代化企業建設以及電力企業檔案管理現代化的本質要求就是實現檔案管理的信息化，只有這樣才能為電力企業的各種生產活動提供有效、可靠而便捷的服務。

新時期的電力企業更要注重現代化信息網絡平臺所發揮的作用，企業要跟上多媒體技術的發展速度，發掘更多有價值的信息資源。利用信息化網絡管理技術可以有效減輕檔案管理人員的體力勞動，提高管理效率。對于那些經濟效益好的電力企業來說，要鼓勵其積極開展檔案信息化建設。

3.規范電力企業檔案管理制度

在建立健全電力企業檔案管理制度的過程中，應該嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》、《基本建設檔案資料管理暫行規定》等法律法規，在掌握電力企業檔案管理工作具體細節的基礎上使現有的法律法規更加規范。同時還要強調責任制，將明確的分工理念融入到檔案管理工作中去，嚴控管理流程。在實際管理中，不能僅僅依靠法律文件，還要結合具體而細化的責任管理方法，通過細化的責任編制方案可以避免出現資料整理上的麻煩，明確資料收集的方向。檔案管理制度的建設一定要突出較強的可操作性以及科學合理性，使其按照一定的順序進行，對過程中的歸檔范圍和立卷歸檔以及交接驗收進行更加明確的規定。此外，還要落實檔案整理入檔責任制，以此提高員工的檔案意識，保證檔案管理的內容更加完整、服務更加優質、系統信息傳遞更加準確、操作流程更加規范。

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