醫(yī)院人事管理和檔案管理

婁底市第一人民醫(yī)院 湖南婁底 417009

摘要：人事檔案是醫(yī)院人事工作不可缺少的重要組成部分，對人事管理和醫(yī)院信息管理都有重要意義。人力資源部門應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理，建立有效的人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，改善人事檔案管理現(xiàn)狀，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事管理；檔案管理

一、檔案人事管理的重要性

醫(yī)院的人事檔案，體現(xiàn)了醫(yī)院人才隊伍的現(xiàn)狀，也是保障醫(yī)院人才隊伍的建設(shè)與發(fā)展的重要手段。醫(yī)院可以根據(jù)人事檔案，制定完善的人才引進(jìn)和培養(yǎng)計劃，確保醫(yī)院的健康發(fā)展。人事檔案也是醫(yī)院職工學(xué)歷，資歷以及身份的體現(xiàn)，與職工的組織關(guān)系、工資待遇等等有至關(guān)重要的聯(lián)系。人事檔案是醫(yī)院的檔案管理工作的重要組成部分，也是醫(yī)院職工晉升和業(yè)績考核的重要依據(jù)。甚至包括醫(yī)院職工的個人工作調(diào)動、工齡計算、職稱評審、轉(zhuǎn)正定級以及辦理社會保險等等都離不開人事檔案。醫(yī)院人事檔案在醫(yī)院管理工作中的具有重要性。

二、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的措施

1、增強(qiáng)對人事檔案管理意義的認(rèn)識，醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度，實行人事檔案的社會化管理制度，制定規(guī)章制度使檔案的管理制度更加完善和行之有效。

2、加強(qiáng)干部人事檔案管理有效利用人才資源，干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，更有效利用人才資源。①建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案，建立衛(wèi)生技術(shù)人員檔案，對專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括：基礎(chǔ)材料：個人基本情況；學(xué)歷、學(xué)位證明；繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書；專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)；參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。專業(yè)技術(shù)資格任職材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請表、申報表、考核表和審批表；專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。衛(wèi)生技術(shù)成果材料：著作專題研究報告，學(xué)術(shù)論文，專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。其它材料：“三基”、“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評價材料；參加專業(yè)學(xué)術(shù)會議的證書、證明；優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料、證書和獎狀；專業(yè)技術(shù)失誤差錯材料。衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時的信息。②實行人事代理促進(jìn)人事檔案的社會化開放式管理，人事代理是在我國市場經(jīng)濟(jì)體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是與我國市場經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。人事代理有利于促進(jìn)單位人事管理的社會化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動數(shù)量和質(zhì)量會逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。③建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理系統(tǒng)，建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財務(wù)科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫(yī)務(wù)、科研和教學(xué)更能因此得到眾多的信息和幫助。

3、加強(qiáng)人事檔案管理模式規(guī)范化，要求我們在收集材料的過程中，要建立干部人事檔案收集工作的具體程序和利用制度，明確檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)和時間期限，以及時、全面、準(zhǔn)確、為處事準(zhǔn)則，運用定期與不定期相結(jié)合的辦法。在材料鑒別過程中，要嚴(yán)格按照歸口準(zhǔn)確、內(nèi)容真實、符合時限、取舍得當(dāng)、材料全面的要求，建立人事檔案鑒別的要求和工作制度，建立和健全鑒別歸檔標(biāo)準(zhǔn)和檢核核對程序，對于參與鑒別的人員一律實名登記，實行責(zé)任追究制度。在醫(yī)院人事檔案整理過程中，要嚴(yán)格按照\"完整、條理、精煉、實用\"要求，將材料整理過程細(xì)化為分類、排序、編目、復(fù)制、技術(shù)加工、裝訂、驗收等環(huán)節(jié)，明確每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，做到統(tǒng)一秩序、格式，裝訂要求、驗收規(guī)范等。

4、完善人事檔案管理程序制度化，醫(yī)院人事檔案管理要從細(xì)微之處著手，制定嚴(yán)格的制度，解決工作中容易出現(xiàn)的一些問題，健全和完善干部人事檔案管理制度，包括收集材料，鑒別材料；查閱材料、傳遞材料、檢查與核對材料、保管材料以及管理人員的相關(guān)職責(zé)等八項制度，要做到有規(guī)可依，有章可循。要把這八項制度刻在墻上，時刻提供工作人員要照章辦事。于此同時，檔案登記、醫(yī)院職工的名冊、接收、傳遞等相關(guān)的表、簿、卡、冊，也要提高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照制度去落實。

5、開發(fā)檔案管理方法的信息化，通過把人事檔案中的有關(guān)信息錄到電腦中，通過計算機(jī)技術(shù)，對醫(yī)院的職工隊伍進(jìn)行科學(xué)的分析，大大提高了查詢和檢索的速度，使檔案管理工作更加便捷。在把醫(yī)院職工錄入到數(shù)據(jù)庫的同時，建立每個職工的檔案信心平臺，按照姓名、崗位和工作排好為查詢標(biāo)簽，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。在完善個人資料的同時，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的不足，實現(xiàn)了檔案內(nèi)容的動態(tài)管理。

6、實現(xiàn)檔案管理設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化，完善醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)辦公設(shè)備自動化，保管設(shè)備配套化、基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。建立人事檔案專用的庫房，并配備了電腦，打印機(jī)、掃描機(jī)、復(fù)印機(jī)和照相機(jī)等設(shè)備，做到閱覽室、辦公室和檔案庫房三者分開，且互相獨立。加強(qiáng)檔案庫房的基礎(chǔ)設(shè)計添置，比如空調(diào)、去濕機(jī)、滅火機(jī)等設(shè)備，以保證檔案庫房的安全、也為工作人員提供了舒適的工作環(huán)境。增加資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用。

7、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型全面人才。檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。倡導(dǎo)以人為本的管理模式，使用科學(xué)的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計劃和企業(yè)文化建設(shè)，充分調(diào)動和發(fā)揮員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績，為企業(yè)發(fā)展目標(biāo)做出最大的貢獻(xiàn)。引人競爭機(jī)制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。

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