網絡化是企業檔案計算機管理發展必然趨勢

【摘 要】本文通過分析企業檔案管理的現狀和目前計算機硬軟件發展情況，闡述了網絡化是檔案計算機管理發展的必然趨勢。

【關鍵詞】企業檔案管理；現狀；網絡化

在科學技術迅猛發展的今天，企業對檔案提供利用的要求也越來越高，人寫手抄、翻本本查的傳統管理模式早以不能適應企業發展的需求，因此檔案部門如何管理好企業的檔案資料，最大限度的提供利用，筆者認為，實現網絡化是企業檔案計算機管理發展的必然趨勢。

1 企業檔案管理現狀

1.1 紙質檔案存儲占用大量庫房

企業檔案隨著企業的發展、時間的推移逐年增多，許多企業檔案館庫存量基本達到飽和，大量檔案存儲面臨困難，同時為了把企業做大做強，使企業在市場經濟浪潮中占有立足之地，企業生產不斷擴大，檔案存儲問題日趨嚴重，為滿足存儲的需要，需投資大量資金增加庫房，因此，檔案管理部門必須改變這種存儲方式，實現光盤存儲，才能減少不必要的基建投資。

1.2 紙質檔案容易損壞難以長久保存

紙質檔案隨著保存時間的延長，逐漸老化、變脆、褪色，加之查找利用時經常來回折疊、磨損，久而久之檔案字跡將會模糊不清，造成檔案信息丟失。因此，到一定時間須對這些圖紙進行復制，這樣需要花費許多人力、大量資金，而且質量難以保證，既然如此早日投資建立檔案計算機網絡管理，即能避免重復勞動，又能解決紙質檔案破損問題。

1.3 計算機條目管理仍要查紙質原件

近幾年來，經過檔案同仁們的不懈努力，企業檔案管理有了一定程度進步，許多企業實現了檔案計算機條目管理，通過條目管理可很快查找到時所需要條目，但還需按條目到庫房去查找全文，仍然擺脫不了查找紙質檔案的落后方式，不便于檔案的利用和二次開發，難以充分發揮檔案保存的價值。

1.4 電子檔案無法提供利用

隨著計算機的普及和廣泛應用，辦公自動化產生了文書電子檔案，設計自動化產生了CAD電子圖檔，會計電算化產生了財務電子檔案等等。這些檔案將面臨著如何歸檔，歸檔后又如何提供查閱利用等問題，要求他們用紙質檔案歸檔，這太不現實，不符合當今社會發展形勢，用電子文件方式歸檔，檔案館沒有必備的硬件、軟件環境，無法讀出、復制、提供利用，失去了歸檔的意義，因此，檔案管理部門必須改變目前這種管理方式，實現檔案計算機網絡管理，才能為電子檔案查閱利用提供一個必備環境。

企業檔案管理的目的就是為了更好的為企業提供信息服務，上述現狀，已遠遠不能適應企業發展的需求，特別是種種電子檔案根本無法提供利用，如不盡快采取措施，這些電子檔案將會隨著時間的推移導致信息數據丟失、非法更改或刪除，將會造成不必要的延遲和不必要的浪費，因此實現檔案計算機網絡管理是迫切的、必要的。

2 企業檔案計算機網絡管理條件成熟可行

計算機技術的大革命，帶來了計算機網絡技術的大發展，網絡設備和網絡操作系統以及檔案網絡管理軟件日趨成熟，給企業檔案計算機網絡管理提供了必備的管理條件。

2.1 網絡設備和網絡操作系統性能穩定可靠

一是，計算機技術的發展，使得服務器的內存容量和硬盤容量不斷增大，而且質量可靠、性能穩定，如全新的第五代服務器HP ProliantML350立式服務器，最大處理器數量2，有6個擴展插槽，內存容量4×4GB，硬盤存儲容量是熱插拔擴充式的，最多可配置6個硬盤，硬盤大小有9.1GB、300GB等，可根據資金和本企業存儲量自由配置多個硬盤，這樣既能滿足現在檔案存儲的需要，又能為將來存儲容量增加擴充硬盤，為檔案管理提供了一個必須的大容量存儲環境，解決了檔案數據在線查尋的難題。二是，網絡操作系統采用實時多用戶操作系統，該系統允許同時多個檔案操作員進行數據錄入或掃描輸入，與此同時多個用戶可對已錄入和掃描存儲在數據庫中的數據進行檢索查找，滿足了檔案操作員和查尋用戶同時工作的需要。

2.2 光盤存儲容量大，可靠性高

大容量硬盤，可滿足檔案存儲在線查找的需要，但是一旦硬盤發生故障，硬盤數據無法讀出，大量數據將會丟失，辛辛苦苦工作的一切將前功盡棄。光盤的問世，解決了大量電子檔案長期保存問題，一張光盤容量可達4.7G，B，可存儲A1圖紙14808張。綠盤CD-R可保存50年，金盤可保存100年，藍盤也可以達到70年。只要將光盤妥善保存和使用，快到保存期限時，再重新刻錄備份一次，確保數據的安全，就可以不斷延長保存時間，為檔案數據永久保存提供了一個可靠的保存介質。

2.3 檔案管理軟件日趨成熟

多年來經過計算機人員和檔案管理人員的共同努力和研究，檔案管理軟件日趨成熟，功能增強，穩定性好。各種商品化檔案管理軟件各具特色，檔案管理軟件有單機版和網絡版2種，單機版檔案管理軟件5000元左右一個，適用于中小企業，而網絡版檔案管理軟件30萬元左右，適用于大型企業。無論單機版和網絡版它們都完全能滿足檔案管理的要求，其主要優點是：⑴可自定義檔案類型，自定義數據庫字段，建庫便捷、靈活、直觀，通用性強，適應各企業檔案管理；⑵可人機界面錄入數據，包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息，實現檔案條目的三級管理，一但檔案的信息錄入數據庫，其他用戶即可通過[檔案查詢子系統]瀏覽、查詢（電子的檔案信息），還可以通過[借閱子系統]借閱（指自動登記）所錄入的檔案所對應的紙介質；⑶可自行設計各種報表，并可實現庫中數據計算，通過報表設計后，庫中任何數據就可通過報表打印輸出；⑷條目和原文可掛接，還可根據掃描文件名的共性批量掛接，大大減少了檔案管理人員的工作量，為數據錄入節省了大量時間；⑸數據安全可靠，數據安全可靠是檔案管理最關心的問題，也是軟件開發人員特別注意的問題，這個問題解決的辦法是由檔案系統管理員負責對每個用戶進行權限設定，明確什么人能操作什么，什么人能查看什么，并可對每個案卷、每個文件進行權限設置，保證了數據的安全與保密；⑹數據兼容性好，在任何操作環境下錄入數據，只要可另存為數據庫格式文件，就可實現數據轉入轉出，如Excel中錄入的數據可轉入檔案管理系統數據庫中，檔案管理系統數據庫中的數據也可轉入Excel中，數據轉入轉出方便可靠；⑦可用光盤存儲備份檔案數據，數據備份目的有二個①不管性能多么可靠的大型系統，都需要對其中的關鍵數據進行備份，而容量大的光盤是備份的極好介質，從而達到安全備份存儲的目的。②檔案數據的異地使用，檔案系統中的一些數據（特別是圖檔中電子文件格式的圖紙）需要在其它地方使用，而大容量的光盤就成了傳遞信息的極好介質。

3 結束語

網絡化是企業檔案計算機管理的必然趨勢，又是一項時間長、工作繁瑣的基礎建設，需要檔案工作者發揚不怕苦不怕累的敬業精神，本著“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的宗旨，朝著“建一流企館，創一流服務”的目標，堅持不懈，扎扎實實地做好建庫上網工作，使檔案計算機網絡管理既快又好地為企業生產、經營服務。

[責任編輯：劉帥]