淺談中小企業(yè)采購(gòu)方法的選擇

【摘 要】中小企業(yè)在招標(biāo)或采購(gòu)時(shí)常面臨著采購(gòu)方式的選擇問(wèn)題，本文根據(jù)工作實(shí)際，就各類(lèi)采購(gòu)方式的涵義、優(yōu)缺點(diǎn)和注意事項(xiàng)進(jìn)行了詳細(xì)論述，并以實(shí)例進(jìn)行示范分析，以期中小企業(yè)在選擇招標(biāo)采購(gòu)方式時(shí)能做出正確判斷，達(dá)到預(yù)期效果。

【關(guān)鍵詞】招標(biāo)；采購(gòu)；注意事項(xiàng)

中小企業(yè)在采購(gòu)大宗物資時(shí)，常面臨著采購(gòu)方式的選擇問(wèn)題：是采用公開(kāi)招標(biāo)還是邀請(qǐng)招標(biāo)方式？若采用非招標(biāo)采購(gòu)，是采用競(jìng)爭(zhēng)性談判，還是詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式？如何既能滿足時(shí)間緊、任務(wù)重的需要，又能實(shí)現(xiàn)降低采購(gòu)成本的目的？因此，如何選擇合適的采購(gòu)方法是中小企業(yè)選擇面臨的關(guān)鍵問(wèn)題，需要根據(jù)自身實(shí)際情況作出正確判斷。

1 四種采購(gòu)方式的對(duì)比

1.1 公開(kāi)招標(biāo)

公開(kāi)招標(biāo)是指招標(biāo)人在公開(kāi)媒介上以招標(biāo)公告的方式邀請(qǐng)不特定的法人或其他組織參與投標(biāo)，并向符合條件的投標(biāo)人中擇優(yōu)選擇中標(biāo)人的一種招標(biāo)方式。其優(yōu)點(diǎn)是在公開(kāi)程度和競(jìng)爭(zhēng)的廣泛性上具有較大的優(yōu)勢(shì)，可以最大程度的節(jié)約資金；其次有嚴(yán)格的程序性要求，確保招標(biāo)結(jié)果公正公平，可以最大程度上避免營(yíng)私舞弊。其缺點(diǎn)是程序較非招標(biāo)采購(gòu)方式復(fù)雜、投標(biāo)人越多，工作量越大、用時(shí)也越長(zhǎng)。鑒于上述優(yōu)缺點(diǎn)，建議對(duì)投資額大、標(biāo)準(zhǔn)化的貨物、勞務(wù)或項(xiàng)目采取公開(kāi)招標(biāo)方式。

1.2 邀請(qǐng)招標(biāo)

邀請(qǐng)招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)的方式邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)，邀請(qǐng)招標(biāo)也稱(chēng)為有限競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)，是一種由招標(biāo)人選擇若干供應(yīng)商或承包商向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)，由被邀請(qǐng)的供應(yīng)商、承包商投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)，從中選定中標(biāo)者的招標(biāo)方式。其優(yōu)點(diǎn)是招標(biāo)用時(shí)較短，節(jié)約招標(biāo)費(fèi)用，同時(shí)工作量較小，能夠有效提升采購(gòu)的工作效率。其缺點(diǎn)是由于邀請(qǐng)投標(biāo)人的范圍較小，可能排斥了更有競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的潛在投標(biāo)人，競(jìng)爭(zhēng)性不如公開(kāi)招標(biāo)強(qiáng)，不易獲得最優(yōu)報(bào)價(jià)和服務(wù)；其次，在受邀投標(biāo)人的選擇上，人為因素較多，容易滋生腐敗。因此，對(duì)于專(zhuān)業(yè)性要求較高的項(xiàng)目或要求盡快完成采購(gòu)的項(xiàng)目，就比較適合采用邀請(qǐng)招標(biāo)的方式，這不僅保證了采購(gòu)活動(dòng)的公開(kāi)性，同時(shí)也提高了采購(gòu)工作的效率。

1.3 競(jìng)爭(zhēng)性談判

競(jìng)爭(zhēng)性談判是指采購(gòu)人或者采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)直接邀請(qǐng)三家以上供應(yīng)商就采購(gòu)事宜進(jìn)行談判的方式。其優(yōu)點(diǎn)是談判方式靈活，可就價(jià)格、服務(wù)、交易條件和技術(shù)細(xì)節(jié)等進(jìn)行多輪深入細(xì)致的討價(jià)還價(jià)，無(wú)需準(zhǔn)備招標(biāo)文件，也省去了開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)程序，縮短了工作時(shí)間，省掉了招標(biāo)費(fèi)用，保留了適當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)性。其缺點(diǎn)是談判容易受人操縱，不易體現(xiàn)公平性，能夠產(chǎn)生串通舞弊的漏洞，無(wú)限制的獨(dú)家談判，容易造成廠商任意抬高價(jià)格。競(jìng)爭(zhēng)性談判既可作為招標(biāo)失敗時(shí)的補(bǔ)充采購(gòu)方式，又可用于采購(gòu)技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊、不能規(guī)定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求或不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的產(chǎn)品。

1.4 詢(xún)價(jià)采購(gòu)

詢(xún)價(jià)采購(gòu)是指詢(xún)價(jià)小組（由采購(gòu)人的代表和有關(guān)專(zhuān)家共3人以上的單數(shù)組成，其中專(zhuān)家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二）根據(jù)采購(gòu)需求，從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商，向其發(fā)出詢(xún)價(jià)單讓其報(bào)價(jià)，由供應(yīng)商一次報(bào)出不得更改的報(bào)價(jià)，然后詢(xún)價(jià)小組在報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)上進(jìn)行比較，并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購(gòu)方式，也就是通常所說(shuō)的貨比三家，它是一種相對(duì)簡(jiǎn)單而又快速的采購(gòu)方式。其優(yōu)點(diǎn)是操作便捷、成本較低、方式靈活。其缺點(diǎn)是容易重視價(jià)格，忽略質(zhì)量和服務(wù)；確定詢(xún)價(jià)對(duì)象時(shí)主觀因素多，供應(yīng)商來(lái)源單一，競(jìng)爭(zhēng)性不強(qiáng)且操作不透明。詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式適用于采購(gòu)價(jià)格彈性不大的現(xiàn)貨、價(jià)值較小的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的設(shè)備或者小型、簡(jiǎn)單的土建工程。

2 采購(gòu)方式選擇的案例分析

某企業(yè)擬采購(gòu)一批電腦，預(yù)計(jì)采購(gòu)額為22萬(wàn)元，使用部門(mén)指定了電腦的品牌和配置。該企業(yè)要求采購(gòu)部采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式來(lái)采購(gòu)這批電腦，采購(gòu)部發(fā)現(xiàn)此訂單已經(jīng)明確指定了設(shè)備的品牌、配置參數(shù)，且規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一，屬于標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品。在對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查并綜合分析后認(rèn)為：這批電腦屬于貨源充足且價(jià)格彈性小的物資，適宜采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式。然而，根據(jù)公司內(nèi)部管理規(guī)定，一次性采購(gòu)一定數(shù)額以上的物資必須采用競(jìng)爭(zhēng)性談判、公開(kāi)招標(biāo)或者邀請(qǐng)招標(biāo)的方式，提出申請(qǐng)改變采購(gòu)方式的報(bào)告未能獲得批準(zhǔn)，采購(gòu)部只好按競(jìng)爭(zhēng)性談判方式實(shí)施采購(gòu)，并且編制了競(jìng)爭(zhēng)性談判文件，發(fā)布了采購(gòu)信息，并向相關(guān)供應(yīng)商發(fā)出了談判邀請(qǐng)，結(jié)果響應(yīng)談判的供應(yīng)商只有兩家，無(wú)法按規(guī)定組織談判。在第二次發(fā)布采購(gòu)信息后，增加了邀請(qǐng)供應(yīng)商的數(shù)量，響應(yīng)者還是不足三家，通過(guò)與供應(yīng)商溝通得知此批電腦全部預(yù)算金額為22萬(wàn)元，電腦配置不高，利潤(rùn)較低，按照當(dāng)時(shí)的市場(chǎng)行情，利潤(rùn)大約為5000元，而參加談判的直接成本需要2000元左右，包括制作談判響應(yīng)文件的費(fèi)用、外地供應(yīng)商參加談判需支出油料費(fèi)、差旅費(fèi)等。若能成交，利潤(rùn)只有3000元左右，況且電腦到貨安裝驗(yàn)收合格后才能得到95%，其余5%要到一年的保修期滿后才能收回，如不能成交，談判費(fèi)用一分也少不了，也就是說(shuō)，參與談判，成與不成都無(wú)利可圖，因此，供應(yīng)商不愿意參與談判。最終，該批電腦的采購(gòu)方式改為了詢(xún)價(jià)采購(gòu)，采購(gòu)部也在較短時(shí)間內(nèi)完成了采購(gòu)任務(wù)。

3 采購(gòu)的原則及其注意事項(xiàng)

企業(yè)在選擇采購(gòu)方式時(shí)，應(yīng)當(dāng)綜合考慮各方面的因素，并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，選擇適當(dāng)?shù)牟少?gòu)方式。在確定采購(gòu)方式時(shí)，具體應(yīng)當(dāng)注意以下三點(diǎn)：

（1）要結(jié)合采購(gòu)項(xiàng)目的具體情況，具體問(wèn)題具體對(duì)待，不能把采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算金額作為確定采購(gòu)方式的唯一標(biāo)準(zhǔn)。在采購(gòu)實(shí)踐中，有的項(xiàng)目盡管預(yù)算金額較大但數(shù)量較少，且屬于標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一，價(jià)格變化幅度不大，則不適宜于公開(kāi)招標(biāo)；或者說(shuō)有的項(xiàng)目方案不細(xì)，技術(shù)復(fù)雜，沒(méi)有辦法計(jì)算出準(zhǔn)確的價(jià)格，也不適宜于進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)。而對(duì)于有些項(xiàng)目，盡管預(yù)算金額不大但技術(shù)含量高，項(xiàng)目涉及內(nèi)容多，價(jià)格變化幅度大，具備公開(kāi)招標(biāo)的條件，就應(yīng)該采取公開(kāi)招標(biāo)方式。對(duì)于不具備公開(kāi)招標(biāo)條件而要采取非公開(kāi)招標(biāo)方式的項(xiàng)目，在選擇其它采購(gòu)方式時(shí)，更應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行具體分析，并按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合項(xiàng)目的具體情況，選擇合適的采購(gòu)方式。

（2）應(yīng)該考慮自身的條件和能力。進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)需要具備編制招標(biāo)文件的能力、組織招標(biāo)活動(dòng)的能力、組織評(píng)標(biāo)的能力等能力，編制招標(biāo)文件的能力和組織評(píng)標(biāo)的能力是招標(biāo)必須具備的條件，而在有些采購(gòu)單位、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)，人員較少，專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏，連最起碼的招標(biāo)概念、法定程序都不知道，更不用說(shuō)具有組織招標(biāo)工作的相應(yīng)能力了，要想進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)是根本不可能的。

（3）采購(gòu)人員在長(zhǎng)期的采購(gòu)實(shí)踐中積累了一定經(jīng)驗(yàn)，確定采購(gòu)方式時(shí)，在遵守法律法規(guī)基本規(guī)定的前提下，通過(guò)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行具體分析，根據(jù)平時(shí)積累的經(jīng)驗(yàn)，并考慮相關(guān)因素，再選擇合適的采購(gòu)方式，這不失為一種恰當(dāng)?shù)姆椒ā?/p>

[責(zé)任編輯：丁艷]