農資行業會議營銷系列之二農資營銷會議組織流程

□北京迪智成企業管理咨詢有限公司高級咨詢師 楊勇

單次會議規劃是整個會議營銷的核心，其組織流程和步驟如下：

第一步：成立會務組。會務組人員組成應視會議種類和規模而定，在此，我們以超過500人以上的、針對農戶召開的技術宣傳推廣會為例。此類會議規模大，涉及到的參會人員多且范圍廣，因此建議組長由總經理、副總經理或營銷總監親自掛帥。另外，會務組的其他成員包括所有中層干部和營銷大區經理。如果沒有其他緊急情況的話，與營銷有關的所有人員均要參與其中。對營銷人員而言，熟悉并參與會議組織可為今后組織小型會議打基礎；對職能人員而言，增強與營銷人員的配合度及其營銷意識。

第二步：確定會議時間、主題和流程。確定會議時間、主題和流程是會務組的第一項議題。組織一場大型技術推廣會，前期的準備時間至少需要半個月，小型的塘頭會、地頭會可能也要5到7天。會議時間和流程的設置要考慮當地農戶的生活習慣，保證參會人員準時到場。

相關文案如主持詞、開幕詞、客戶邀請話術、參會人員培訓、祝酒辭等也應同時開始撰寫。必須重視的是，此類文案的撰寫要反復揣摩，多用口語化的語句。同時要貼合會議主題，每段語句的長短要和現場時間保持統一。

第三步：明確人員分工。人員分工包含兩部分內容，一部分是會議開始前組織過程的會前分工，另一部分是從客戶進場到會議結束的會中分工。會前分工要考慮到可能出現的所有問題和解決方法。會前分工可根據每日的會議籌備推進會逐步完善，做到滴水不漏。會中分工是為了保障會議條理、更流暢。另外，會中分工是環環相扣的，一個環節不合理或出錯很可能會導致會議秩序混亂甚至被迫中斷。這也是會議營銷的難點之一，需要多次會議的磨合。

第四步：確定會議地點。這里我們將會議地點選擇單獨拿出來說是因為選址直接決定了會場秩序。選址要具備位置優越、知名度高、設施齊全、配合融洽、空間夠大、無安全隱患這六要素。實在達不到這個標準的也要在備選地點中擇優選擇。

第五步：相關物料制作及購買。與會議有關的物料包括現場硬件、宣傳物料、接待物料以及產品樣品四部分。其中，現場硬件和需要廣告公司制作的物料要視會場而定，其他如易拉寶、X展架、DM單頁等可根據會議內容選擇制作或購買。現場制作物料務必要保證相關性、美觀性、簡潔性和一致性，從而營造大氣、震撼的現場氛圍。

第六步：初步財務預算。財務部分根據上述內容做一個初步財務預算，并與年度會議營銷財務預算相結合，盡量節省會議費用。另外，年度有場會議規劃時，很多物料可回收在此利用從而降低會議成本。