數(shù)據(jù)透視表輔助功能在醫(yī)院人力資源系統(tǒng)中的應(yīng)用

李 梅張云宏史江云

數(shù)據(jù)透視表輔助功能在醫(yī)院人力資源系統(tǒng)中的應(yīng)用

李 梅①張云宏①史江云①

目的：利用數(shù)據(jù)透視表將工資表中當月新增、減少人員以及人員不增不減但金額和工作科室有變動的數(shù)據(jù)信息快速提取。方法：利用數(shù)據(jù)透視表尋找差異，通過增加輔助列標識(1、-1)解決人員工資中存在不同。結(jié)果：動態(tài)了解醫(yī)院員工的流入和流出情況，以便掌握醫(yī)院人力資源成本的變化情況。結(jié)論：數(shù)據(jù)透視表輔助功能可節(jié)約人力資源成本，方便快捷，提高工作效率和準確率。

人力資源；管理系統(tǒng)；數(shù)據(jù)透視表；差異

醫(yī)院人力資源系統(tǒng)，是對全院人員基本信息、崗位設(shè)置及薪酬等全過程管理的系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)整合到醫(yī)院人力資源管理信息平臺，為醫(yī)院全成本核算及績效管理系統(tǒng)提供準確的人力成本數(shù)據(jù)[1-2]。由于軍隊醫(yī)院招聘人員數(shù)量大、流動性快，核對和維護數(shù)據(jù)的工作任務(wù)繁雜，利用數(shù)據(jù)透視表就能很好的解決。

1 數(shù)據(jù)透視表概況

數(shù)據(jù)透視表是一種交互式報表，可以快速分類匯總，比較大量的數(shù)據(jù)，隨時選擇頁、行和列中的不同元素，以快速查看數(shù)據(jù)源的不同統(tǒng)計結(jié)果，同時還可以隨意顯示和打印出操作者所需區(qū)域的明細數(shù)據(jù)，有機地綜合了數(shù)據(jù)排序、篩選及分類匯總等數(shù)據(jù)分析方法的優(yōu)點。可以方便地調(diào)整分類匯總的方式，靈活地以多種不同方式展示數(shù)據(jù)的特征[3]。

2 數(shù)據(jù)來源

人力資源辦公室制作的EXCEL工資數(shù)據(jù)透視表(如圖1所示)。

圖1 醫(yī)院人員工資明細表匯總后數(shù)據(jù)透視表界面圖

2.1 計算原理

數(shù)據(jù)透視時數(shù)據(jù)匯總只有求和、計數(shù)及求最大值等，無求差，只需將減項改變?yōu)榧迂撝导纯赏ㄟ^數(shù)據(jù)透視表求和，將上月的工資數(shù)值均變?yōu)樨撝担瑑杀碚吃谝黄鹪偻敢暭纯伞烧呦鄿p，為0者說明數(shù)據(jù)相同，為1者表明本月新增的人員，為-1者表明本月減少的人員；標識為0應(yīng)發(fā)數(shù)不為0，表明工資有變動(如圖2所示)。

2.2 核對與維護項目

每月將當月與上月之間員工及工資變化情況(如員工姓名、崗位職務(wù)、基礎(chǔ)級別與員工工資等)找出，然后在人力資源系統(tǒng)進行各項目維護，此方法可用于比較兩表結(jié)構(gòu)相同(各字段名對應(yīng)相同)，但記錄數(shù)可異的EXCEL工作表的數(shù)據(jù)增減情況。

圖2 數(shù)據(jù)透視表比較不同差異顯示明細(某月)界面圖

3 制作透視表的前提條件

科學規(guī)范的EXCEL管理表單，是實現(xiàn)人力資源管理高效化的基礎(chǔ)。

3.1 規(guī)范表單

①取消合并單元格；②將非法的日期轉(zhuǎn)換為標準日期，使用函數(shù)、查找和(或)替換；③刪除數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的所有小計行；④將文本型數(shù)字轉(zhuǎn)化為純數(shù)字；⑤將空白單元格填充為0；⑥將數(shù)據(jù)源中包含的空白行和空白列的記錄刪除[4-5]。

3.2 編輯加工表格

①增加輔助列“標識”，分別以1(代表本月數(shù)據(jù))、-1(代表上月數(shù)據(jù))賦值[6]；②全選表格→復制→編輯選擇性粘貼→值→確定。此步是為了將表中帶公式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為數(shù)值；③用選擇性粘貼乘-1的方法，將上月的實發(fā)數(shù)轉(zhuǎn)換為相反數(shù)，數(shù)據(jù)透視表自動匯總時對兩月數(shù)據(jù)中一正一負數(shù)據(jù)進行抵消，標識為0的數(shù)字即不變的數(shù)據(jù)，標識為1、-1和0且金額不為0的即為需要修改和維護的數(shù)據(jù)[7]；④將兩月數(shù)據(jù)粘貼到一起，上月表頭不復制。

4 建立數(shù)據(jù)透視表的步驟

(1)數(shù)據(jù)菜單→數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖→保持默認設(shè)置→下一步→下一步→選新建工作表單選按鈕→完成[8-10]。

主要包括以下幾個方面：一是各地農(nóng)村飲水安全工程建設(shè)中管材選型，二是各地農(nóng)村供水工程管材使用的經(jīng)驗，三是各地農(nóng)村供水工程管材使用中存在的問題。通過調(diào)研，對工程建設(shè)中管材的采購方式、政府主管部門對管材質(zhì)量的監(jiān)管、材料選用、施工安裝及工程運行過程中存在的問題等進行全面了解。

(2)將姓名拖入行字段、標識和實發(fā)金額拖入值字段。

(3)對標識字段進行排序。排序前去掉分類匯總，點右鍵進入表格選項菜單，去掉列總計項，將光標定位到姓名字段，右鍵調(diào)快捷菜單選字段設(shè)置里的高級選項，選降序單選按扭，點擊下拉框選擇求和項標識作為排序依據(jù)，再點確定。

(4)分別對值為1，0，-1的數(shù)據(jù)按姓名行字段分組。組合文本型項目唯一的方法是運用手動方式進行組合(首先進行排序)，選中需組合的單元格區(qū)域→右健單擊組合[11]。

(5)組合數(shù)據(jù)時可能會彈出“選定區(qū)域不能分組”的錯誤提示對話框，是因為進行分組字段的數(shù)據(jù)源包含有空白單元格或文本型的日期、數(shù)字。

(6)解決方式：①空白單元格：填充日期或數(shù)字；②數(shù)據(jù)類型不同：修改成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式；③日期格式不同：將文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字，運用type函數(shù)[=type(a1)]，檢測結(jié)果1代表數(shù)字，2代表文本；④引用區(qū)域失效：用透視表向?qū)z查數(shù)據(jù)源并重新指定；⑤文本型數(shù)字改為常規(guī)類型；⑥日期或數(shù)字存在文本格式，則修改成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式[12]。

(8)添加分類匯總項。得到不同分組的匯總情況時添加分類匯總項。生成明細，查詢增加、減少及金額變動的所有明細數(shù)據(jù)，雙擊匯總行最后一個單元格即可，在另外一個工作表中生成所有原始明細數(shù)據(jù)。

(9)透視表明細分類比較。①批量隔行插入空行；②批量錄入公式。選定數(shù)據(jù)區(qū)域，F(xiàn)5→定位條件→空值→確定(A4單元格輸入公式=A2=A3，ctrl+回車鍵)[13]；③條件格式批量顯示不同。利用條件格式管理表單，更加清晰、美觀和實用。設(shè)置顯示方式可迅速顯示差異。選定數(shù)據(jù)，格式菜單→條件格式→條件選單元格數(shù)值→條件選等于→條件值輸FALSE，格式選字體為紅色(如圖2所示)。此時紅色標識為FALSE的即為需維護的變動數(shù)據(jù)。

5 結(jié)語

通過向數(shù)據(jù)透視表中數(shù)據(jù)源添加輔助列標識，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的差異顯示，利用數(shù)據(jù)透視表強大的數(shù)據(jù)分析和處理功能。使用條件格式，突出顯示差異不同數(shù)據(jù)作為修改和維護的重點，從而動態(tài)了解醫(yī)院員工的流入和流出情況，以便掌握醫(yī)院人力資源成本的變化情況，從而解決手工方式核對工作量大，準確度不精準的實際，實現(xiàn)對人力資源的科學高效管理[14-15]。

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Research on the application of pivot table auxiliary function in hospital human resources system/

LI Mei, ZHANG Yun-hong, SHI Jiang-yun//
China Medical Equipment,2014,11(11):70-72.

Objective: To use pivot tables will pay the most valuable information in the table, add, reduce staff this month, and does not increase don't decreases but the amount of personnel data extract and work department is changed. Methods: Use pivot table to find differences, by adding auxiliary column identifier (1,-1) to solve the existing in the personnel salary is different. Results: Dynamic understanding of the inflows and outflows of hospital employees, in order to grasp the change situation of hospital human resource cost. Conclusion: It saves the human, fast and convenient, improves the work efficiency and accuracy.

Manpower resource; Management system; Pivot table; Difference

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.11.026

1672-8270(2014)11-0070-03

R197.324

A

李梅,女,(1973- ),本科學歷，會計師。蘭州軍區(qū)烏魯木齊總醫(yī)院經(jīng)濟管理科，研究方向：醫(yī)院精細化的科級全成本核算和戰(zhàn)略績效管理、高值耗材條形碼管理的實施。

2014-02-11

①蘭州軍區(qū)烏魯木齊總醫(yī)院經(jīng)濟管理科 新疆 烏魯木齊 830000

[First-author’s address]Financial Center in Urumqi, Lanzhou Military Region General Hospital, Urumqi 830000, China.