檔案保護的管理策略與技術方法

王金鋼

摘 要：檔案信息損失對企事業單位的發展影響是非常大的，導致檔案信息出現損失的途徑非常多，只要是信息符號和信息載體的損壞，這樣會導致信息符號工具在進行信息獲取時會出現無法進行的情況。因此，在進行檔案信息保護的時候可以通過這個方向進行研究。在進行檔案保護時，采取必要的技術措施是非常重要的，很多措施在非技術層面得到了很大的發展，這樣就使得在進行檔案保護時可以制定相應的管理策略，加強管理，同時也要保證檔案能夠得到合理的使用。

關鍵詞：檔案保護；技術措施；管理策略

檔案是信息主要的載體，這樣就使得檔案在使用時，不僅僅是對自身所攜帶的信息，同時也包含著檔案中隱含的信息。進行檔案保護的目的是為了更好的對檔案所記載的信息進行保護，這樣能夠更好的方便以后的使用。檔案主要包含著信息內容、信息符號和信息載體。信息內容主要包含著檔案中記載的內容和要傳達的內容，檔案在信息內容方面是沒有任何的價值，這樣就使得檔案成為了沒有任何作用的物質材料。因此，在檔案中，信息內容才是重要的核心。檔案符號是表示信息的符號，在一定意義上它并不是信息，但是，由于很多的信息內容是要使用信息符號來進行表示，因此，信息符號也是有其存在的價值。信息載體是支撐著信息符號存在的物質材料，因此，不論記錄技術怎樣發展，信息符號都是要依賴于物質材料存在，這樣才能更好的實現信息實體。

1 保護檔案的技術措施

1.1 防范檔案信息損失的技術措施

在對檔案信息進行保護時，采取必要的技術措施是非常重要，因此，保證信息符號和信息載體的完整性是非常重要的，同時，要保證檔案信息是保存在耐久的載體上。從文件形成到檔案的最后銷毀，一定要將檔案信息存儲在使用時間非常長，同時不會導致信息出現失去的介質上，這樣能更好的保證檔案能夠在長時間內得到更好的利用，同時在使用過程中不會因為磨損導致檔案信息出現丟失的情況。在選擇文件材料時一定要保證其耐久性，這樣能夠更好的實現信息檔案的更新，同時也能更好的實現信息檔案的遷移。檔案信息在形成以后要對保存的環境進行必要的要求，在進行保存的時候要保證環境是非常適宜的，這樣才能更好的降低檔案載體出現老化現象的速度，同時，也能更好的實現檔案載體的保護。在對環境進行選擇的時候要保證對室內的溫度、濕度、光線和其他因素進行控制，這樣能夠更好的維護檔案載體和信息的完整。同時，在對保存環境進行保護的時候，也要對環境進行維護，因此，在進行檔案保存的時候也要有足夠的資金作為后盾，因此，在進行檔案保護的時候一定要保證管理經費是非常充足的。在進行檔案進行保管的時候，要避免出現檔案信息無法進行讀出的情況，在進行檔案使用的時候，無論是可直接讀取或間接讀取，都是可以利用信息符號轉換成為對人們有意義的信息，但是，人們在生活和工作中是可以對一些檔案信息符號進行讀取，但是，對于非直接檔案信息，是要使用專業的機器和程序來進行讀取，因此，在進行檔案保管的時候要避免出現可直接讀取的檔案在保管過程中出現后人無法使用的情況。同時對于非直接讀取檔案，不僅僅要對相關的技術進行更新，同時，也要在技術不斷變化的過程中將檔案信息轉換到新的技術平臺上。

1.2 檔案內容信息的挽救與恢復

檔案信息在出現丟失的情況下是可以進行挽救和恢復的，在進行信息挽救的時候時候主要是對存儲載體出現損壞的檔案進行挽救，在進行信息恢復的時候，主要是對無法被識別的信息進行恢復。因此，在進行信息保護的時候要對信息存儲載體和信息符號進行加固，這樣能夠更好對檔案中的字跡進行恢復，同時，也是信息更新和遷移中常用的技術方案。檔案在不同的時代保存的載體是不同的，在最初的時候檔案主要是紙質，因此，在長期的使用中非常容易出現紙張殘缺的情況，在技術不斷發展過程中，人們慢慢不再使用紙張來作為檔案保管的載體，在這種情況下，人們使用磁帶來進行檔案保管，但是在長期使用中，經常會出現磁帶沖洗的的情況，為了更好的對檔案信息進行保護，人們在技術方面在不斷進行研究，這樣也使得很多的檔案信息得到了很好的利用。

在進行檔案保管的時候，所有的保管技術都存在著一定的問題，因此，檔案技術也是存在著有利和不利的影響。在進行檔案保管的時候，在對一個問題進行解決以后，又會出現新的問題，因此，在進行檔案保管的時候對信息的真實性和完整性一定要進行重視，同時在保管費用方面也要進行重視。在進行檔案管理的時候，如果處理不當的時候也是會導致一些負面影響，因此，一定要做好檔案管理工作，這樣才能更好的避免由于技術方面導致更多的問題。因此，在檔案管理過程中要將技術手段和管理措施進行結合，這樣才能更好的保證檔案信息得到更好的利用和保護。

2 保護檔案的管理策略

2.1 有效保護，合理利用

在檔案的保存與利用上，必須意識到沒有保存就沒有利用，拒絕利用就失去了檔案保存的價值，也失去了支持檔案保護工作的基礎。因而“有效保護，合理利用”是保護檔案的基本原則，應正確處理檔案保存與利用的關系。有效保護，合理利用，要求在檔案利用中應當處理好長遠利益與眼前利益的關系，對于利用率高的檔案或是具有較高價值的檔案更應如此。不能只顧眼前利益濫用檔案，致使檔案載體過早劣化。對于重要的檔案應以保護為主，搶救第一，使這類跨世保存的檔案能一代一代發揮永續的作用，使它們盡可能完整地傳于子孫后代。

2.2 主次有別，優先重點

據統計，在我國3995個各級各類檔案館中，僅國家綜合檔案館就保存有1.3億卷檔案。要將這海量的檔案全部予以最佳保護，在經濟上是難以承擔。同時，保護檔案的方法很多，不同的方法所需投入的資金與人力也不相同。在資金有限的情況下，要有效地保護好檔案，必須根據檔案的不同價值，分別采取不同的保護方法。實施主次有別、優先重點的分級管理，可使那些重要的、珍貴的檔案處在更好的監護之下。

2.3 健全制度，加強管理

受時間因素的制約，所有檔案載體的壽命都是有限的，即使在理想的環境條件下只藏不用，檔案原件也不可能永久保存下去。保護檔案的經費投入、挽救檔案內容信息的技術選擇與日常維護等，都要依靠制度來保證。因而，建立過硬的保護檔案的管理制度與管理措施，創建與完善保護檔案的法律體系與保障制度等就極為必要，這些法規與制度可以保證各級政府對保護檔案的資金與技術的投入，使我們有可能充分地利用現代技術手段，加強對檔案實體與內容的保護。此外，為規避保護檔案過程中檔案內容信息受損的風險，還應當建立檔案保護風險管理策略，將保護檔案過程中可遇見的風險降低到最小程度。

2.4 以防為主，防治結合

“以防為主，防治結合”這是檔案界很早就提出的保護檔案的策略之一。在數字技術日新月異的今天，盡管有了不少虛擬的修復技術可能使受損藏品的內容信息恢復，但作為人類文化遺產，實物的保存仍然是至關重要的，虛擬的信息永遠需要實體空間的物質去證實、去支持。因而，在檔案保護的實際工作中，“以防為主，防治結合”仍然是保護檔案的重要管理策略。

3 結束語

在對檔案信息進行保護時，必要的措施和管理策略是非常重要的，因此，在當今這個時代，對檔案保管技術要更加重視，現在，人們在生活和工作中對信息的利用也在不斷發生著變化，對信息更好的利用和掌握才能更好的促進經濟的發展和社會的進步。

參考文獻

[1]佚名.優先保護重點檔案[J].中國檔案，2003（6）.