辦公自動化系統在學校管理中的開發與應用

孫會芳,張金耀,胡艷華

（滄州醫學高等專科學校,河北滄州,061000）

辦公自動化系統在學校管理中的開發與應用

孫會芳,張金耀,胡艷華

（滄州醫學高等專科學校,河北滄州,061000）

隨著經濟社會的迅猛發展，我國高等教育也進入了一個由規模發展到內涵發展的黃金時期。在高校辦學規模日益擴大的同時，學校管理工作也不斷出現新情況、新問題，這些情況和問題已越來越成為阻礙學校提升辦學層次、拓展辦學空間、加快內涵發展的重要因素。尤其是近年來，隨著高校間的合并和擴建，許多高校由一個校區，發展為兩個，乃至于多個校區辦學的格局，且校區之間地理位置相距較遠，傳統辦公模式已遠遠無法適應遠程教學管理與服務的需求。因此，辦公自動化建設逐漸成為高校行政管理工作的迫切要求。

辦公自動化；學校管理；開發；應用

0 引言

在科技化、網絡化、無紙化的時代背景下，高校的工作管理方式有有著很的變革，原有的辦公管理模式已經漸漸突現出它效率低、耗費人力資源等諸多不便和不利的因素，如何能利用最新的科技，給高校辦公管理帶來更方便、更高效的工作已經成為企事業單位管理中首要考慮、最受關注、最棘手的問題。目前，辦公自動化技術的應用已經十分廣泛，如：人們所熟悉的財務、人事、銷售管理軟件等，都是辦公技術的不同應用。這樣的系統有一個共同點，那就是很好地滿足了用戶處理單一任務的需求。如果一項任務需要負責人，或相關人員簽閱、修改、批復，或多人簽閱、批注，一般的辦公流程所提供的解決方案讓用戶難以操作。新的分析方法必須能將計算機網絡資源看成一個整體，解決好協同工作問題，真正提高人們的辦公效率，降低辦公成本，并且在實際組織結構或功能要求發生變化時，高校辦公自動化系統不經過大的修改或較復雜的調試就能適應新情況。

1 相關技術介紹

本系統的程序設計是采用Microsoft ASP來實現的，ASP（Active Server Pages）是基于Microsoft IIS 的開放式腳本開發環境，是一種類似HTML（Hypertext Markup Language 超文本標識語言）、Script與CGI（Common Gateway Interface 通用網關接口）的結合體，但其運行效率卻比CGI更高，它可以很好的把HTML和腳本開發融合在一起，提高了編程的靈活性，降低了開發難度，程序安全性及保密性也比Script更好。

ASP腳本是采用明文（plain text）方式來編寫的。當客戶端的最終用戶用Web發出HTTP請求，Web服務器分析、判斷出該請求是ASP的腳本應用后，自動通過ISAPI接口調用ASP腳本的解釋運行引擎（ASP.DLL）。ASP.DLL將從文件系統或內部緩沖區獲取指定的ASP腳本文件，接著就進行語法分析并解釋執行。最終的處理結果將形成HTML格式的內容，通過Web服務器原路返回給Web瀏覽器，由Web瀏覽器在客戶端形成最終的結果呈現。這樣就完成了一次完整的ASP腳本調回。若干個有機的ASP腳本調用就組成了一個完整的ASP腳本應用。

2 系統需求與功能設計分析

高校辦公自動化系統是利用網絡構建的微網辦公系統，它涉及了計算機網絡，計算機應用管理和網絡的組建等很多知識。一個網站的建設，首先應該從功能出發，功能是網站的目的所在。通常功能上的需求有：（1）能夠明確的表達一個網站的主題及這個網站主要是做什么用的，本課題設計的網絡主要用做辦公。（2）能夠實現多種形式的功能。（3）能夠有一個清晰的網站結構。

本系統嚴格按照以下流程進行，力求開發一個實用的辦公系統。首先定義設計辦公系統的目的是設計一個能滿足一個學校隨時隨地進行辦公的常用辦公系統；構思系統需要實現的功能有行政管理、公共信息、個人郵箱、個人助理、系統管理、交流中心、超級管理；按各功能模塊的功能編寫代碼；接下來進行后臺數據庫的設計；進而對網站的外觀進行設計；其次進行實際頁面的制作；然后對所制作的網站進行測試，以確保它符合最初設定的目標；最后將系統網站進行發布。發布后還需要進行維護工作，內容更新。另外，還要確定系統的用戶層次，本系統可以支持三種用戶：一是系統管理員；二是普通會員；三是超級會員（領導）。并設計各類用戶的管理界面和使用權限。

3 數據庫設計

本系統采用的是Access數據庫，來實現對數據庫的設計和查詢以及調用等功能。Access是一個數據庫管理系統，被集成在Office中，它比其他數據庫管理系統更加簡單易學，而且它的功能足夠強大完全可以滿足一般的數據管理及處理需要。在分析和設計階段需要進一步的細化，將用例模型細化為更詳細的用例圖，以便得到更具體的目標。根據上一節需求分析得到的頂層用例模型，許多用例都可以細化為若干個小的更詳細的用例。下面只給出其中幾個用例的子用例圖，其它的用例圖不再列舉。在面向對象建模技術中，我們將客觀世界的實體映射為對象，并歸結成一個個的類。類、對象和它們之問的關聯是面向對象技術中最基本的元素。類和對象模型分別用類圖和對象圖表示，類圖顯示了系統從邏輯上看存在的類及它們之間的關系，揭示系統的結構。類圖是定義其它圖的基礎。對象是客觀世界的實體，而類是對一類具有相同特征的對象的描述。通過分析問題域和用例圖，我們抽象出領域中的概念，定義其含義及相互關系，從而分析出系統類，并盡量以應用領域的術語來命名類，使模型更符合客觀事實，方便理解和交流，也便于修改。類一般為名詞。類圖中允許出現的模型元素只有類和它們之間的關系。類與類的關系可以用某種表示關系的連線，把它們連接起來。類與類之間的關系通常有關聯、通用化(繼承)、依賴和精化等四種關系。

4 系統的實現

本界面需要設計四個控件：用戶賬號、用戶密碼、登錄、申請帳號。在客戶端，用戶輸入其賬號和密碼，然后建立與服務器的連接，告訴服務器我要登錄，服務器收到后開始讀取數據庫，然后與用戶輸入的信息比較，如果客戶收到成功信息就打開主窗口，否則提示出錯。

登錄界面如下圖1所示。

圖1 系統登錄界面

系統的主界面如下圖2所示。

圖2 系統主控界面

修改資料，在該菜單中，用戶可以對自己以前的注冊登錄資料進行修改。進入主頁點擊“個人助理”中的“修改資料”。

個人通訊錄，主要是為了便于學校中的每一名領導或者老師同學都可以快速準確的查找到自己想聯系的人的詳細信息。

日程安排，主要是用來安排提醒今天以后任何一個時間段將要完成的工作任務，以便可以及時提醒使用者計劃安排的內容，從而可以按時完成。其次，可以讓工作人員每天記錄下今后的工作情況且寫好明日的工作計劃，明日計劃是要求工作人員做好明天的工作計劃，培養他們按計劃行事的良好習慣，考慮到出差等因素，對于當天沒有能及時記日記的工作人員，可在補記中記錄，但補記只能補二天的記錄，以保證日程就是日記的特點，對于日程中有錯誤等情況，可以在修改中及時修改自己的日程安排。

5 結論

辦公自動化系統的建設和應用是提高高校行政管理工作的效率和質量的重要舉措，對學校發展有著非常重大的意義。高校辦公自動化系統的設計與應用，應該在充分調研、縝密分析，結合自身實際，建設符合自身實際的系統，并在不斷發展中逐漸完善系統功能，以保證系統的最大效率的應用及其應有的作用。另外，系統的設計與建設還要實事求是，充分開發利用現有資源，根據實際情況循序漸進。高校辦公自動化系統的應用可以大大提高高校辦公效率，也是適應未來辦公發展的必然趨勢，應充分認識到普及辦公自動化系統的重要性和必要性，盡早推廣實施，使高校行政管理邁上一個嶄新的臺階。

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Development and application of the office automation system in school management

Sun Huifang,Zhang Jinyao,Hu Yanhua
(Cangzhou Medical College,Hebei Cangzhou,061000)

With the rapid economic and social development,China's higher education has entered a from scale development to connotative development gold time.In the school running scale expanding at the same time,the management of the school has been the emergence of new situations and new problems,these situations and problems has become the important factor to hinder the school enhance school running level,expand school space,accelerate the connotation development.Especially in recent years,with the merger and expansion between colleges and universities,many colleges and universities by a campus,for the development of the two,and even the multi campus school pattern,geographical position and campus far apart,traditional office mode has far cannot adapt to the remote teaching management and service needs.Therefore,gradually building office automation has become a urgent requirement of university administrative work.

office automation;school management;development;application