對檔案資源的利用及釋放方式分析

鄭樂

摘 要：隨著時代的進步，檔案工作要多渠道開發檔案來源，以新的視角、新的思維認識檔案資源的涵蓋面，從而開發更廣的更具有價值的資源渠道。現階段，國內信息時代來臨帶給我們機遇與挑戰，檔案管理必然也呈現新的發展趨勢。未來檔案管理工作將順應時代發展，不斷革新，應該具體問題具體分析，大力發展經濟、科技與文化，分析并實踐各種舉措促進檔案管理的發展。

關鍵詞：檔案工作；多渠道運用；資源釋放

1 提高對檔案工作宗旨

用一個從事檔案工作人員的實際行動詮釋檔案的工作宗旨，是促進企業檔案發展的基石。從事檔案工作的人員都能深深體會到，做好檔案利用服務，除了掌握業務知識，個人必須做到“三心”，即責任心、細心、耐心：（1）責任心是基礎。檔案利用工作是一項服務性工作，隨著業務工作的不斷發展與擴大，查檔利用者越來越多，范圍越來越廣，檔案利用率也越來越高，這就促使我對館藏檔案的熟悉程度要相應提高，利用工作也就由以前的被動提供向主動開發快速轉變。所以，沒有高度的責任心是做不好檔案利用工作的。（2）細心是關鍵。在查檔利用工作中，查檔服務的每一個對象都是獨立的，要滿足每一位查檔者的要求，細心尤其重要。在工作中，經常遇到不同需求的人同時查閱的情況，有時一次接待10多人次。利用需求不同、各自所需檔案材料并不是一目了然等諸多因素，都給檔案提供帶來了難度，這就要求工作人員反應夠快，心夠細，才能找到查檔者所需檔案材料。（3）耐心是保障。這一點，在為內退人員查檔提供服務時體會最深。因此，沒有耐心是做不好檔案利用服務工作的，耐心是讓查檔者滿意的最基本的保證。筆者從事檔案工作的一個小結歸納，責任心、細心和耐心是從事查檔利用工作的體會，讓“三心”成為工作中的一部分，為了公司企業內部檔案事業的騰飛，做出應有的貢獻。

2 加強多渠道對檔案來源的開發利用

2.1 開放性渠道

作為檔案工作人員思維應掙脫出來，去搜集那些本來應該歸檔而流落的資源。從社會而言，如重要的著作，重要的發明創造，有發展前景的學術體系，重要的歷史見證、文物，新的自然現象的發現等等；從我們的實際工作而言，如承載我營銷部榮譽的真實記錄、記載我營銷部發展的企業文化記錄等等。讓我們的視角稍稍寬拓一些，發現應該屬于檔案工作的各種材料，開辟檔案工作更加光輝燦爛的天地。檔案工作人員在實際工作中，已經作了一些有益的探索，如建立起照片檔案、電子檔案。通過試探，更堅定了開創室藏新局面的思路，更豐富了檔案工作的內容。檔案是企業生產、經營管理活動的真實記載，如何將企業的檔案資源記載沉淀為企業有用的知識和經驗，同時挖掘企業檔案的隱性知識（存在于員工個人的大腦之中）和顯性知識（包括企業內部產生的文件、檔案；從企業外部收集而來的圖書、情報），發揮其最大化價值，改進企業的創新能力，快速響應能力，提高企業效率和員工技能素質，是檔案知識管理的核心內容。這就要求我們提高對檔案知識管理能力，檔案知識管理要充分利用數據挖掘技術和商業智能對檔案資源庫進行深度挖掘出知識，把不同系統中信息資源，例如存放在關系數據庫、文件服務器等的信息，映射成統一的“知識地圖”，建立團隊協作和通信的專家網絡，使知識能在內部和外部得到共享和發布。即實現網絡環境下的檔案管理。網絡環境下檔案的管理應該是一種知識的管理，這一點應當充分肯定。區別于傳統的檔案管理工作，檔案信息資源多以數據庫、信息庫的形式出現，除了紙質檔案以外，網上檔案信息還有圖形、圖像、聲音、視頻信息等，因而，在網絡環境條件下，檔案管理的對象會更加多樣化，管理方法更加智能化。管理的范圍擴大化，與知識管理、信息管理更加融合在一起。傳統檔案管理著重于對檔案文獻特征的描述，網上信息資源則應深入到檔案所包含的知識單元和信息單元中去。這對于檔案管理和檔案人員來說是一個全新的課題。

2.2 搶救性渠道

許多資料顯示，比如在全國已形成巨大影響的晉商文化資源、古建筑文化資源，還有其他如宗教、經濟、文學、藝術、革命歷史資源，這些歷史的文化積累都很深厚，但是由于歷史的原因，有一些流散在民間、有的儲存在一些老人的記憶中，更可惜的是許多重大歷史資源已丟失。在實際工作，深感到資源丟失的可惜，搶救工作非常必要。結合我處實際而言，每次有人員變動，清理辦公用品時，偶爾會發現一些老照片：記載了我處在公司立功受獎的一瞬；有時還會發現整盤的錄相帶，記載了我處某些重大會議的全過程，可能有很多影響我處發展轉變的重要決策都在此間產生，卻就這樣被丟失遺忘了，對于我們這無疑是一種損失。因此，加強檔案收集工作是非常必要的。

2.3 研究性開發渠道

歷史過程不可再現，歷史資料不可再得，迫使我們開辟另一個資源渠道，就是科學研究成果這一條渠道，在一定程度上彌補資源的斷流，也可以形成另一種獨特的資源源頭。結合我們的實際工作，就是要充分利用現有檔案資源，匯編例如大事記等編研材料，讓其服務于領導的案頭，隨時為領導的決策提供必要的查考資料。

3 遵循有效的檔案資源釋放方式

3.1 傳統的檔案資源釋放方式

傳統的檔案資源的釋放，常用的有兩種方式：一種是查閱。這種方式大多是個人行為，修史編志、工作查考，然而卻是很有效的，查閱者可以獲得預期的知識和信息。另一種是如《檔案法》上規定的，定期公布目錄，這種方式是集中釋放，也能起到向全社會釋放信息量的目的。除上面提到的丙種釋放方式是屬于程序性釋放外，還有研究性釋放、專題性釋放、探索性釋放：（1）研究性釋放。這種方式是專業研究機構，有選擇地選用檔案資源中的某些部分，進行深入研究，使檔案資源發揮更大的作用，如太岳革命史研究、魏晉思想探源等。（2）專題性釋放。這種方式是根據本館檔案資源的層面，以某一類資源匯成體系，建立專題專論，向有關部門定向釋放，以利于檔案資源的價值體現。如古建筑體系、醫學體系等。（3）探索性釋放。這種方式本身無定式，目的在于將靜態資源通過某種釋放方式變成動態資源，活躍資源所貯存的勢能。

3.2 何遵循檔案資源釋放方式，促進企業檔案的發展

對企業檔案工作來說，我們需要做的就是：（1）強化檔案和各類資料的收集。對屬于歸檔范圍之內的檔案，不論何種載體，尤其是聲像檔案包括的各種照片、錄音、錄像帶，以及計算機形成的各類電子文件，都應當收集。（2）科學管理室藏檔案。檔案工作者的勞動是知識性勞動，檔案的保管是一項科學性的工作。（3）開放利用各種檔案。檔案工作者必須確立新的檔案觀，要善于抓住機遇，根據客觀存在的多方知識需求，尋找適用檔案，最大限度地滿足廣大職工的需要。并要充分發揮其指導功能、監督功能，才能起到知識經濟和檔案工作相輔相成、相得益彰的效果。

4 結語

綜上所述， 加強企業檔案資源的利用及釋放，是提高企業管理水平的重大舉措，在改善企業現狀，發展經濟方面發揮著重要的作用。隨著計算機應用和網絡技術的發展為運輸檔案的管理提供了極大的方便，加強和提高檔案管理水平，這樣能夠有效的提高檔案的利用及釋放，同時能夠更好的提高檔案的管理效率，為企業的發展提供良好的保障性服務，還能節省大量的人力物力。保證企業檔案建設與社會信息化同步發展，為企業經濟建設發展提供檔案信息服務保障。