淺析檔案工作信息化管理及發展

程源

摘 要：在從事檔案資源管理工作的上，應嚴格做到檔案的完整性、全面性及檔案體系的綜合性，進而達到科學排列，形成系統，并根據不同歷史時期社會政治、經濟、軍事、科學文化的需要，按其自身的規律，釋放檔案資源的信息量和知識量，為企業檔案建設事業的發展做出應有的貢獻。

關鍵詞：企業檔案；資源研究；優化工作環境

1 提高對靜態檔案資源的研究力度

1.1 解決思維創新

跳出傳統思維的局限，用全新的視角，全新的理念，由傳統的“保管員”跳躍到“研究員”的臺階上。這種認識上的創新，需要檔案工作者自身的認識飛躍，也需要主管機關、各級領導的認識到位。否則，很容易用舊觀念扼殺新理念。當今信息社會，必須以加強企業信息化建設，建立完善的信息系統和快捷的信息交流來作為促進企業經濟發展、科技進步、事業發達的戰略舉措。隨著企業OA（辦公自動化）、MIS（企業管理信息系統）的廣泛應用，檔案管理系統作為整個系統的子模塊，其管理現代化跨上了一個新臺階，數字化向傳統檔案管理模式和理論提出了挑戰，檔案的信息服務作用日益突出。作為企業基礎管理工作的檔案事業，也應該緊跟時代發展的步伐，與時俱進，加強和完善企業的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念。信息化建設主要從以下幾方面入手：（1）檔案信息的數字化建設是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息數字化的內容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數字化，二是檔案全文信息的數字化。（2）檔案網站建設檔案網站是檔案機構在公共信息服務網站上建立的站點，它一般是以主頁方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳。（3）數字檔案館建設數字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調的是在數字化檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利。

1.2 解決機構到位和課題到位問題

只要認識到位，事情便迎刃而解。沒有人去研究，當然“研究”不起來。隨著社會信息化進程的加快，企業對檔案管理也提出了更高的要求，早已不限于“管好”檔案，更多地要求是“用好”檔案。檔案管理部門必須提高其自身的管理水平、管理手段，必須從手工方式向現代管理方式轉變，為社會提供高效、優質的檔案信息服務，才能適應企業發展的步伐。“提升檔案管理檔次，將檔案交給計算機系統管理”正式成為一種必然趨勢。網絡技術、數據庫技術、數據存儲等各種信息技術的迅猛發展，為企業檔案信息資源的科學保管和開發利用創造了前所未有的契機，內部網絡基礎設施不斷改進完善，也為檔案信息化建設創造了良好的條件。通過實施檔案信息化建設，檔案的管理和利用將完全通過計算機系統實現，以高度集成的網絡信息為基礎，實現檔案管理的標準化、數字化、規范化，為企業內部及外部提供快捷高效的檔案信息服務，是對檔案部門和檔案工作者當前和相當長一段時期內提出的艱巨的系統工程。

目前，隨著企業OA（辦公自動化）系統的應用，各級機關單位的一個重要內容就是日常的收文、辦文和發文，公文的處理是機關處理公務和行政管理的重要工具。因此，檔案信息化建設必須緊跟企業現代化建設的步伐，檔案部門信息化建設要納入企業現代化建設體系。抓住企業現代化建設給檔案信息化發展帶來的挑戰和機遇，使檔案信息化建設盡快適應企業現代化建設和運行的需要。如何管理和保存企業經營管理中產生的電子文件和電子檔案，如何應用電子化的信息為領導決策和機關服務，已成為檔案管理面臨的一個新課題。

1.3 解決研究成果的社會認定

研究與成果認定是一個系統工程，需要建立成果的完成、成果的評價、成果的社會效應、成果的陣地、成果的發表與交流等等。從企業檔案的特點來講，檔案研究成果是企業全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，凝聚著一代甚至幾代領導者和廣大職工的聰明才智與辛勞汗水，無論它承載于何種形式的載體上，它自身特點具備企業無形財產的屬性，是企業用金錢難以買到的無價之寶。企業檔案工作要堅持以科學發展觀重要思想為指導，實事求是地做好企業檔案工作，使檔案信息資源真正服務于企業，促進企業發展，以檔案工作的“有為”樹起在現代企業管理中的“有位”。

2 規劃、設計檔案工作發展戰略

2.1 優化檔案工作環境

包括硬環境和軟環境，建立吸納人才的環境機制。比如，較為優越的工作環境、生活環境、發展環境等。面對龐大繁雜的企業檔案信息，要想提高管理水平和服務質量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，提高工作效率。將企業檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業檔案工作由傳統管理模式向現代管理模式轉變，充分發揮企業檔案信息資源的價值，實現檔案信息資源共享，同時可以給管理人員、職能部門帶來顯而易見的效果和收益。

2.1.1 檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。數據錄入后，可以方便地打印出相關的收發文單據、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

2.1.2 檢索查詢方便。傳統的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負擔。

2.2 創新觀念

靠工作的影響力樹立檔案工作的社會形象，讓檔案工作從不被人注意的角落跳出來，找準自身在企業發展中的定位，最大限度地發揮自身的影響力。現代企業的基本特征是產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學，檔案工作作為企業管理的一部分，其發展方向必須與企業發展主流相一致。因此，要求檔案工作需要用科學發展觀的思想，大興求真務實之風，大力弘揚求真務實精神，始終保持昂揚向上、奮發有為的精神狀態，團結一致、真抓實干、爭創一流業績。目前，檔案的知識管理與檔案的實體管理、信息管理是并存的，但建立以用戶滿意為中心的檔案知識服務體系是未來發展的大勢所趨。作為企業檔案工作者，我們必須從傳統的服務型模式中跳出來，建立“一切為用戶考慮、一切讓用戶滿意”的服務意識，并積極探索以知識型人才為主的檔案知識服務。

3 結語

總而言之，企業檔案管理工作是基礎工作，它不是生產、管理以及經濟建設的“前線”，但是它是各項工作的全部。通過檔案可以借鑒歷史，總結經驗教訓，明示未來的發展方向，為各項發展提供基礎支持，檔案工作的創新管理、思路開闊、主動服務，不斷提高檔案管理效益，使檔案信息服務對構建和諧社會、和諧企業有著不可替代的作用。在改革開放和社會經濟全面發展的新形勢下，檔案工作發生了深刻的變化，檔案信息化應運而生，他是檔案事業實現跨越式發展千載難逢的機遇，也是關系到檔案工作生死存亡的嚴峻挑戰，我們檔案工作者必須以全新的視野、全局的觀念和發展的戰略，抓住機遇、迎接挑戰，檔案事業的發展前景一定光輝燦爛！