淺談視頻會議的風險管控

李 偉

（國家開發銀行，北京 100031）

淺談視頻會議的風險管控

李 偉

（國家開發銀行，北京 100031）

本文首先概述了視頻會議風險的種類與影響級別，其次介紹了視頻會議風險管控流程，最后探討了視頻會議相關工作中的風險管控內容，為讀者做好視頻會議技術保障工作提供了參考。

視頻會議；風險管理；技術

1 引言

視頻會議因其便捷高效、節能環保等優點，被廣泛應用在各行業中，已成為政府機構、企事業單位日常辦公、遠程協作的重要溝通工具。

隨著視頻會議應用的推廣與深入，對視頻會議的風險管控要求也越來越高，尤其是在一些高規格的視頻會議中，由于影響程度大、范圍廣，容不得半點差錯，因此，特別強調對風險的管控。視頻會議的風險管控，就是指管理人員采取各種措施和方法，在會議過程中確保音/視頻信號的采集、傳輸、處理和播放達到預期效果，消滅或減少風險事件發生的各種可能性，避免出現任何系統故障以及操作失誤，或者減少風險事件發生時對會議造成的影響，以圓滿完成會議議程。在實際工作中，由于視頻會議設備繁雜、實時性強、用戶要求高等特點，風險管控具有相當大的難度，因此需要加以研究和分析。

2 視頻會議的風險概述

風險是指故障或錯誤發生的不確定性，視頻會議風險是在視頻會議召開過程中，由于設備故障或操作錯誤給會議造成的負面影響的不確定性。視頻會議的召開，需要依托視頻會議系統、會場系統（視頻會議室）以及網絡系統，涉及設備種類繁多且分散管理，很容易出現各種各樣的問題，而且這些問題極有可能會影響到音/視頻通信，最終影響到用戶的視聽效果。此外，視頻會議過程中，鏡頭切換和聲音調整的操作比較多，且實時性強，稍有不慎就會干擾到會議的進行，因此，視頻會議的風險點不僅數量多而且五花八門。根據以往的經驗，可以把視頻會議的風險歸納為四類（見表1）。

表1 風險分類表

這四類風險基本上囊括了視頻會議中容易出現的各種問題。根據風險對會議影響程度的不同可以分為五級（見表2）。

表2 風險影響分級表

表2中的n和m的數值可以根據具體會議要求而定。高級別風險都是需要重點加以解決和規避的風險，而低級別的風險也不應忽視，在一定條件下，低級別風險有可能會轉化為高級別風險，因此，風險級別有可能會發生動態變化，需要持續加以監測。

對風險的分類、分級，有助于識別風險和評估風險。在實際工作中，可對照系統各環節排查是否存在各種風險，并相應評估風險影響程度。

3 視頻會議的風險管控流程

視頻會議的風險管控流程可以概括為風險識別、風險計量、風險監測和風險控制四個主要步驟。

（1）風險識別。風險識別是根據以往經驗和本次視頻會議特點，系統排查視頻會議相關各系統、保障工作全生命周期，識別出各種風險的過程。風險識別的目的在于幫助管理人員梳理出風險點，為下一步的風險計量和防控打好基礎。風險識別應該具有全面性和系統性，盡可能多地識別出會議保障面臨的所有風險，將對其進行分析。

（2）風險計量。風險計量是在風險識別的基礎上，對風險發生的可能性、風險將導致的后果及嚴重程度進行充分的分析和評估，從而確定風險水平的過程。風險計量可以基于歷史記錄以及專家經驗，并根據風險類型、風險分析的目的以及風險影響程度，采用定性或定量，或兩者結合的方式。

（3）風險監測。監測各種風險水平的變化和發展趨勢，跟進報告風險控制的處理結果，在風險可能造成實質影響前，及時有效地采取控制措施。風險監測要貫穿會議保障的全生命周期，對于已經處理的風險和評估為低影響級別的風險，仍然要持續進行監測。一旦監測到風險水平的變化，就要重新計量并采取有效的管控措施。

（4）風險控制。對已經識別和計量的風險，采取各種措施進行有效管理和控制風險的過程。風險控制的手段多種多樣，對于設備風險通常采用健康性檢查、冗余備份、應急預案等方法。對于操作風險，可以采用雙崗操作、復核檢查、彩排演練等方法。對于環境風險，可以采用UPS電源、線路冗余等方法。對于傳輸風險，可以采用QoS、雙鏈路等方法。

4 視頻會議風險管控的主要內容

4.1 視頻會議系統建設階段

視頻會議各類風險中，有很多風險都應在系統建設階段從根本上加以解決。系統建設階段，要以實現系統的高可靠性為目標，通過系統分析和設計，查找并改進系統中存在的薄弱環節，特別是那些制約和影響系統整體可靠性的風險點，通過可靠性設計給予排除。視頻會議系統建設階段的重點風險管控內容如下：

（1）在視頻會議系統及會場系統建設之初，就要著眼于未來的使用要求，認真做好系統設計、安裝和集成。要在確保系統聯通性的基礎上，增強系統的健壯性、關鍵設備和關鍵節點上要適當考慮冗余備份設計，提高系統整體可用性和可靠性。

（2）在系統集成測試中，要對分會場系統和視頻會議系統進行聯調測試，不僅測試單一設備的功能、性能，還要強調系統整體功能及性能的測試，要確保視頻會議所涉及的設備全部達到技術規范標準。

（3）在系統建設后期，要及時組織運維人員的培訓，做好設備操作及日常維護等知識的轉移，使技術保障人員能夠勝任保障崗位要求。

4.2 視頻會議保障階段

視頻會議保障階段又可劃分為會前準備階段、會中保障階段、會后收尾階段。各階段的風險管控內容如下：

4.2.1 會前準備階段

會前準備階段是運維工作風險管控的重點階段，在這一階段中，需要對風險識別、計量并制定出應對措施。具體來說，就是要明確會議的技術需求，做好會議的保障方案，組織設備測試以及操作彩排。

在明確會議技術需求時，除了記錄好用戶提出的技術要求，如是否使用投影、是否需要錄制會議外，還要充分了解會議的議程，并根據議程識別出潛在的技術需求，如培訓講座可能會即興提問，需要準備無線話筒等。

在制定會議保障方案時，重點考慮現有設備如何滿足用戶需求，并綜合各會場的網絡條件和設備配置情況，如有問題應立即與用戶進行溝通協調。要根據會議的級別和重要程度，制定應急預案，越是重要的會議越要做好應急預案以及演練，確保一旦發生故障可以迅速、有效地采取措施。

會議召開前，要組織各會場的聯調測試，有發言的會場要測試話筒的拾音是否達到聲音清晰、聲場均勻的要求；有畫面轉播的會場，要提前設置好鏡頭的位置，調整好畫面的大小。各會場之間要及時反饋接收的音/視頻信號質量。操作彩排是按照會議的議程，模擬會議期間的各種操作，通過操作彩排，一方面測試設備和查找漏洞，另一方面也是熟練保障人員的操作動作。

在會前階段的設備測試及操作彩排階段，還應協調會議主辦方派人參與并確認最終效果。另外，還要通知網絡技術人員做好網絡實時監控，提前檢查各關鍵節點的網絡設備配置，如Q oS配置等。發現網絡丟包要及時解決，如發現廣域網線路問題，要立即通知運營商給予解決。

4.2.2 會中保障階段

會中保障階段風險管控的主要內容是按照會前準備階段制定的方案落實風險控制，并做好風險的監測。會議召開過程中，技術人員要按照會前確定的分工，各司其職，專心致志地完成好本崗位的技術操作。主會場應設置一名導播人員，全面協調各項操作。導播應熟悉會議的技術保障方案，了解會議議程，對可能采取的各種應急預案熟練掌握。在會議過程中，網絡技術人員應實時監控網絡，發現網絡問題及時處理。當分會場出現設備及網絡故障時，要及時通知主會場技術人員。各會場的技術人員應把手機等通信工具置于靜音狀態，避免干擾會場秩序。

4.2.3 會后收尾階段

會后收尾階段風險管控主要是經驗總結和風險報告。工作內容包括設備的收存、故障的排查處理、用戶意見的收集、會議錄制材料的提供等。

視頻會議結束后，技術人員要逐一檢查各設備的狀況態，并按操作規程完成相應的維護關機等，以利于下次使用。會議過程中如發現設備出現故障來不及解決的，會議結束后要及時組織故障排查，必要時通知設備廠商參與，故障處理完畢后，要填寫故障報告留存。

視頻會議結束后，還應與會議主辦方進行溝通，了解用戶對會議整體技術效果的評價和意見，以期改進提高。如用戶會前提出會議錄制要求的，在會后要主動與用戶聯系約定錄制材料的領取時間和領取方式。

5 結束語

總之，要定期對視頻會議技術保障工作進行總結，統計一定時期內的視頻會議數量及技術要求，存在的問題和改進的計劃，以求不斷提高視頻會議技術保障工作水平。

TI推出CC3100和CC3200平臺

日前，德州儀器（TI）宣布推出其面向物聯網（IoT）應用的新型Simple Link Wi-Fi CC3100和CC3200平臺。在TI針對IoT應用的諸多新型、簡易、低功耗Simple Link無線連接解決方案中，該Simple Link Wi-Fi系列是率先面市的。此新型片上互聯網（Internet-on-a-chip）系列使得客戶能夠輕松地為眾多的家用、工業和消費類電子產品增添嵌入式Wi-Fi和互聯網功能。CC3100和CC3200采用QFN封裝并具有全集成型射頻（RF）及模擬功能電路，因而允許開發人員通過將器件直接布設在PCB上來創建一種低成本、緊湊的易用型系統。Simple Link Wi-Fi系列通過TI的IoT云生態系統成員擁有了云連接支持能力。另外，TI還提供了各種套件和軟件工具、一款經認證的TI模塊（不久即將推出）、參考設計、示例應用、開發文檔和TI E2E?社區支持。

Risk Management of Video Conferencing

Li Wei
(IT Department, CDB, Beijing, 100031)

Summarizing the types and impact level of video conferencing risk. Introducing procedures of video conferencing risk management. On this basis, providing reader with references of video conference risk management.

video conferencing; risk management; technology

10.3969/j.issn.1672-7274.2014.07.014

TN 915.43文獻標示碼：C

1672-7274（2014）07-0048-03